Sådan bygger du et godt udbudsteam

De fleste leverandører, der arbejder med offentlige udbud, har et eller andet udbudsteam, formelt eller uformelt. Det vi ser hos kunderne er, at forskellen mellem et team, der vinder konsekvent, og et, der leverer middelmådige tilbud, handler om, hvordan teamet er organiseret.

Roller, rutiner, ansvar og viden er byggestenene. Når de mangler, bliver hvert tilbud en slags brandslukning. I denne artikel gennemgår vi det, vi ser fungerer hos de leverandører, vi taler med.

Hvad et udbudsteam egentlig er

Et udbudsteam er ikke nødvendigvis en formel afdeling. I mange leverandørvirksomheder er det snarere et netværk af folk, der bidrager til hvert tilbud: en bid manager, der koordinerer, fagspecialister der leverer indhold, en direktør der tager beslutningen om, hvorvidt man skal deltage, og en kvalitetssikrer, der læser igennem, før det leveres.

Det vigtige er ikke, at der findes en formel afdeling. Det vigtige er, at der findes en klar struktur: hvem der har ansvar for hvad, hvem der tager beslutningerne, og hvordan informationen flyder mellem dem.

Det vi oplever er, at de bedste udbudsteams er små og fokuserede. Det er sjældent et stort apparat. Det er ofte en bid manager med klart mandat, en håndfuld fagspecialister, der ved, hvad der forventes af dem, og en beslutningstager, der er tilgængelig, når det er nødvendigt.

Rollerne, der skal være på plads

De fleste udbudsteams har brug for nogle kerneroller, uanset hvor mange personer der dækker dem.

Bid manager. Den, der styrer hele processen. Vurderer udbudsmaterialet, koordinerer arbejdet, holder fristerne og kvalitetssikrer det færdige tilbud. I små virksomheder kan det være direktøren; i større virksomheder er det en dedikeret rolle.

Fagspecialister. De, der har meget viden om det, der skal leveres. De skriver de tekniske sektioner, leverer eksempler og kan stå inde for det, der skrives. Uden dem bliver tilbuddene generiske.

KAM (kundeansvarlig). Hos professionelle leverandører er der ofte en kundeansvarlig, eller KAM, som har en relation til ordregiver over tid. KAM kan bidrage med kontekst om indkøberen, historik på tidligere konkurrencer og uformel dialog, der kan informere strategien. Det er sjældent KAM, der skriver tilbuddet, men de er en vigtig kilde til indsigt.

Tilbudsforfatter. Ikke alle har en dedikeret person her, men nogen bør have hovedansvaret for selve tekstarbejdet, altså struktur, redigering og rød tråd. Det kan være bid manageren selv eller en egen rolle i større teams.

Kvalitetssikrer. Nogen, der læser tilbuddet med friske øjne, før det leveres. Helst ikke samme person, der skrev det. Kan være en kollega, en ekstern eller en kombination af flere.

Beslutningstager. Den, der har mandat til at sige ja eller nej til at deltage, godkende pris og underskrive tilbuddet. Det er vigtigt, at denne person er tilgængelig, når beslutninger skal tages hurtigt.

Det er ikke ualmindeligt, at samme person dækker flere roller, især i mindre virksomheder. Men det er vigtigt, at det er klart, hvem der har hvilket ansvar i hver konkurrence.

Overblik over alle aktive konkurrencer

Et udbudsteam, der vinder over tid, har altid overblik over, hvad der er i gang, og hvad der kommer. De gode bid managers er ikke kun reaktive på konkurrencer, der allerede er bekendtgjort. De har også styr på, hvad der er på vej: hvilke kontrakter, der er ved at udløbe hos eksisterende leverandører, hvilke ordregivere, der overvejer at gå i markedet, og hvilke segmenter der er grund til at forberede sig på. Reaktive og proaktive udbudsprocesser går side om side.

Hver enkelt konkurrence er i en eller anden fase: under vurdering, under skrivning, leveret, i forhandling, vundet eller tabt.

Det vi ser hos de leverandører, der lykkes, er at de har et fælles overblik over, hvor hver konkurrence står. Det kan være et regneark, en tavle på væggen eller et dedikeret værktøj. Det vigtige er ikke teknologien, men at der findes ét sted at se, hvad der er aktivt, og hvor det står.

Uden dette overblik kan konkurrencer glemmes, frister overses, eller to personer arbejde med samme tilbud uden at vide om hinanden. Det vi oplever er, at selv små teams får meget værdi ud af et enkelt overblik, så længe det opdateres jævnligt.

Tydelig opgavefordeling

Inden for hver enkelt konkurrence er der mange opgaver, der skal udføres: læse udbudsmaterialet, vurdere egnethed, skrive forskellige dele af besvarelsen, hente referencer, tjekke pris, kvalitetssikre, levere.

Det vi ser fungere bedst, er, at hver opgave har én ansvarlig og en frist. Ikke "vi skal arbejde med dette", men "Per skriver afsnittet om miljø, færdig inden onsdag". Når ansvaret er uklart, bliver opgaverne udført i sidste øjeblik eller slet ikke.

For større tilbud kan det være værd at bryde arbejdet ned i et opgaveark fra start til slut, som teamet kan arbejde sig igennem. Det reducerer stresset i slutfasen og gør det lettere at se, hvor det går i stå.

Fristkalender med buffere

Alle udbudsteams arbejder mod frister. Det er noget af det, der adskiller udbudsarbejde fra meget andet. Men der er stor forskel på et team, der har en overskuelig fristkalender med indbyggede buffere, og et team, der bedriver konstant brandslukning.

Det vi ser fungere er en kalender, der ikke kun viser leveringsfristen, men også interne milepæle: hvornår førsteudkastet skal være klart, hvornår kvalitetssikringen begynder, hvornår den faktiske levering sker. Helst med god margin før den formelle frist.

Buffere er undervurderede. Når noget går galt, som en forkert filtype, et manglende bilag eller en server, der hænger, er det forskellen på et færdigt tilbud og et, der måtte aflyses i sidste øjeblik.

Et struktureret datagrundlag teamet kan bygge på

En af de største forskelle mellem et udbudsteam, der vokser i kvalitet, og et, der ikke udvikler sig, er, hvordan viden deles og genbruges.

Hvert tilbud, I skriver, indeholder værdifuld information: gode formuleringer af, hvad virksomheden leverer, opdaterede referenceprojekter, færdigt kvalitetssikrede beskrivelser af, hvordan I håndterer sikkerhed, miljø eller levering. Hvis dette ligger spredt på filer på folks egne harddiske, skal det skrives på ny hver gang.

Det vi ser hos de bedste teams er, at de har bygget et struktureret og kvalitetssikret datagrundlag, hvor færdige tekster, dokumenter, referencer, cases og kundeinformation er samlet ét sted. I praksis bliver det ét pålideligt sted at hente fakta fra om, hvad virksomheden kan, har gjort, og kan stå inde for. Et sådant grundlag kaldes ofte en vidensbase.

Det betyder ikke, at hver besvarelse bliver ens. Det betyder, at teamet starter hver konkurrence fra et solidt grundlag og bruger tiden på at tilpasse i stedet for at skrive alt på ny.

Det er også her, vores funktion til at skrive tilbud med AI får meget af sin værdi: den arbejder mod vidensbasen og kan trække relevant indhold ud til hver konkurrence, så teamet ikke starter med blanke ark.

Rytme: ugentlige og månedlige rutiner

Et godt udbudsteam har en god rytme. Denne rytme er ikke noget, der sættes op én gang for så at glemmes; den kræver jævnlig vedligeholdelse.

Det vi ser fungere er nogle faste rutiner: en kort ugentlig gennemgang af aktive konkurrencer, en månedlig vurdering af nye muligheder, og en grundigere markedsanalyse for ledelsen med faste mellemrum. Det kan lyde af meget, men det er det, der gør, at intet falder ned mellem to stole.

Derudover er det værd at have nogle rutiner omkring selve udbudsprocessen, som teamet følger. Hvordan starter I et nyt tilbud? Hvordan afgøres Go/No-go? Hvem underskriver hvad, og hvornår? Rutinerne giver forudsigelighed og gør, at I slipper for at starte fra blanke ark hver gang.

AI som forstærker, ikke erstatning

Et velorganiseret udbudsteam med solide rutiner får meget mere ud af AI end et team uden struktur. Det er, fordi AI forstærker eksisterende kompetencer. Den erstatter dem ikke. AI fungerer bedst, når den får lov at bygge på en eksisterende proces med klare roller, gode dokumenter og en disciplineret kvalitetssikring.

For et team, der har vidensbasen og rutinerne på plads, kan AI håndtere meget af det tidskrævende arbejde: trække krav ud af udbudsmateriale, lave førsteudkast, vurdere konkurrencer i Go/No-go-fasen, og kvalitetssikre at alle krav er adresseret.

Mere om hvordan AI passer ind i bid managerens rolle kan du læse i artiklen om AI-bid manageren. Vi har også skrevet om, hvad der adskiller tilbud, der vinder, fra resten.

Men det er stadig teamet, der vinder, ikke AI'en. Det er stadig menneskene, der tager de strategiske beslutninger og ejer forretningsforståelsen.

Afslutningsvis

Et godt udbudsteam bygges op over tid. Roller, rutiner, viden og rytme forstærker hinanden, når de er på plads, og fra det grundlag bliver hvert enkelt tilbud bedre.

Det vi ser er, at de leverandører, der klarer sig bedst i udbud, organiserer sig godt først. Derefter fokuserer de på værktøjerne.

Vi i Cobrief tager gerne en snak med dig om, hvordan vores AI-bid manager kan blive en god løsning i jeres udbuds- og tilbudsprocesser.