Hvad er en AI-bid manager, og hvad adskiller den fra chatbots som ChatGPT?

Chatbots er overalt nu. Generelle AI-værktøjer som ChatGPT og lignende bruges til alt fra emailudkast til kundeservice. Naturligt nok prøver mange at bruge dem også til udbudsarbejde. Det vi ser hos de leverandører, vi taler med, er at et generelt AI-værktøj og en dedikeret AI-bid manager løser ret forskellige problemer. Forskellen handler ikke kun om udseendet, men om hvad systemet forstår om dig og om konkurrencen, du arbejder med.

Så hvad er egentlig en AI-bid manager, og hvad adskiller den fra den slags værktøjer?

Hvad gør en bid manager?

En bid manager er den, der styrer en leverandørs udbudsproces fra start til slut. Det omfatter at vurdere, om en konkurrence er værd at deltage i, koordinere det team, der skal bidrage, skrive og kvalitetssikre selve besvarelsen, levere inden frist, og følge op på eventuelle forhandlinger eller BAFO bagefter.

Traditionelt er det en rolle, hvor meget af værdien ligger i at holde mange tråde i hovedet samtidigt. Bid manageren har overblik over, hvilke konkurrencer der er aktive, hvor de er i processen, hvilke krav der skal adresseres, og hvem der har ansvar for hvad. De bedste bid managers kender vi igen på kombinationen af faglig forståelse, procesoverblik og evnen til at få de rigtige ting ud af et team.

Hvad en AI-bid manager faktisk er

En AI-bid manager er ikke en ny rolle. Det er et arbejdsværktøj (også kendt som en AI-agent), der bruger kunstig intelligens til at understøtte bid manager-arbejdet i hverdagen.

Forskellen fra en generel sprogmodel er, at en AI-bid manager er bygget specifikt til udbudsarbejde. Den kender det udbudsmateriale, du arbejder med, har en profil af, hvad virksomheden leverer, og henter fra en vidensbase med tidligere besvarelser og referencer. En generel chatbot starter blankt hver gang, glemmer kontekst og kan ofte hallucinere. Det kan være både besværligt og risikabelt i udbudsarbejde. En AI-bid manager starter med hele konteksten allerede på plads.

Det er ikke et værktøj, der erstatter bid manageren. Det er et værktøj, der både forenkler og forstærker denne rolle ved at tage sig af de mest tidskrævende og komplekse opgaver og i stedet lade bid manageren bruge sin tid på de faglige vurderinger.

Kontekstforståelse er kerneforskellen

Hvis du beder et generelt AI-værktøj om at skrive en besvarelse på et tildelingskriterium, må du indsætte hele udbudsmaterialet, forklare hvad virksomheden laver, og forklare hvad slags tilbud du leder efter. Resultatet bliver lige så godt som den kontekst, du formår at indsætte, og det kan forsvinde, når du åbner en ny samtale.

En AI-bid manager har denne kontekst allerede. Den ved, hvilken konkurrence du arbejder med, hvilken branche du er i, hvilke referencer og projekter du har leveret tidligere, og hvordan du plejer at formulere dig. Du slipper for at bygge konteksten op igen for hvert eneste kriterium.

Procesunderstøttelse: det chatbotsene mangler

Generelle chatbots er ikke designet til processer. De kan svare på det, du spørger om, men de husker ofte ikke, hvor du er i en udbudsproces, hvad der mangler, eller hvilke krav der allerede er adresseret.

En AI-bid manager er struktureret omkring selve udbudsprocessen: Go/No-go-vurdering, at trække krav ud af udbudsmaterialet, besvarelse af tildelingskriterier, kvalitetssikring og levering. Den hjælper med at gøre vurderingen konsistent på tværs af konkurrencer, så du ikke vurderer en konkurrence på én måde og den næste på en helt anden.

Det er her, en dedikeret AI-bid manager adskiller sig fra en samtalebaseret sprogmodel. Vurderingen er struktureret, gemt og sammenlignelig over tid. Det bliver både en samtale og et arbejdsdokument.

Det mennesket stadig ejer

Selv med god kontekstforståelse og procesunderstøttelse er der meget, en AI-bid manager ikke gør. Den kan ikke tage den strategiske vurdering om, hvorvidt du skal deltage i en konkurrence, selv om den kan være en god sparringspartner. Det kræver forretningsforståelse, kendskab til konkurrenter og ofte en mavefornemmelse for, hvilken position du bør tage.

Den kan ikke argumentere i forhandlinger eller forsvare et tilbud i et opfølgningsmøde. Den kan ikke tage ansvar for det, der leveres, juridisk eller forretningsmæssigt. Og den kan ikke læse mellem linjerne i et udbudsmateriale på samme måde, som en erfaren bid manager kan.

En god AI-bid manager kan derimod godt simulere ordregivers perspektiv på et færdigt tilbud som del af kvalitetssikringen, for eksempel ved at se, hvordan tilbuddet ser ud fra ordregivers øjne. Men den strategiske vurdering om, hvad der faktisk skal stå der, ligger fortsat hos mennesket.

Det vi ser hos kunderne er, at en AI-bid manager bliver mest værdifuld, når menneskene omkring ved, hvad de selv ejer: strategien, prioriteringerne og argumentationen.

Hvad der ændrer sig i arbejdshverdagen

En typisk uge for en bid manager før AI blev en del af værktøjskassen blev brugt på at lede, læse og trække krav ud af udbudsmateriale. Resten af tiden gik til at skrive førsteudkast, koordinere team og kvalitetssikre.

Med en AI-bid manager flyttes balancen. Meget af den tid, der før gik til at lede og læse, går nu til at vurdere og forbedre. En god AI-bid manager laver et førsteudkast baseret på konkurrencen, virksomhedsprofilen og tidligere besvarelser. Bid manageren går så ind og forbedrer, justerer og tilføjer det, der kræver forretningsforståelse.

Det betyder, at en bid manager kan håndtere flere konkurrencer per uge, eller bruge mere tid på de konkurrencer, der virkelig betyder noget.

Et typisk arbejdsflow med AI-bid manageren (agenten)

I praksis hænger trinnene i en AI-bid manager sammen som en samtale, ikke som separate værktøjer. I Cobrief fungerer dette flow sådan:

Det starter gerne med, at du får et varsel om en konkurrence, der ser relevant ud. Du åbner den i Cobrief, og agenten (AI-bid manageren) ligger klar i menuen til at hjælpe dig med at komme i gang med udbudsarbejdet.

Du kan bede agenten om en Go/No-go-vurdering: opfylder I egnethedskravene, hvilke krav er obligatoriske, hvilken slags vægtning bruger ordregiver. Agenten trækker det vigtigste ud af dokumenterne, og du tager beslutningen på faktagrundlag i stedet for mavefornemmelse alene.

Hvis I går videre, skriver agenten et førsteudkast på besvarelsen baseret på udbudsmaterialet, virksomhedsprofilen og det, du har gemt i vidensbasen fra tidligere tilbud. Den kan udfylde prisskemaet, hente CV'er fra biblioteket og lave et kort sammendrag til bid/no-bid-mødet.

Når du er færdig med at forbedre og tilpasse, kvalitetssikrer agenten det færdige tilbud. Den kan blandt andet simulere, hvordan tilbuddet ser ud fra ordregivers perspektiv, tjekke at alle krav er dækket, og se om pris og leveringstid hænger sammen.

Hele vejen sker arbejdet i dialog med agenten, og panelet følger dig, uanset hvilken side i Cobrief du står på. Det er den sammenhæng mellem trinnene, ikke et enkelt værktøj, der gør forskellen i hverdagen.

Afslutningsvis

Den hurtigste måde at opleve forskellen mellem en chatbot og en AI-bid manager er at prøve begge på en faktisk konkurrence. Du kan prøve vores AI-bid manager gratis her. Tag gerne kontakt, hvis du vil tage en snak om, hvad dette betyder for, hvordan du arbejder med udbud i dag.