Skriv tilbuddet til den, der skal give dig point

Det er let at tro, at et godt tilbud er et, der lyder imponerende. Men den, der sidder og vurderer dit tilbud, leder ikke efter fine ord. Vedkommende leder efter svar på det, udbuddet spørger om, og skal give point for det, der faktisk står der. Jo lettere du gør det arbejde, jo bedre står du. Her gennemgår vi, hvorfor det er sådan, og deler nogle greb, der kan gøre tilbuddet lettere at vurdere.

Den, der læser dit tilbud, har en tjekliste og dårlig tid

Et tilbud i offentlige indkøb læses ikke som en fortælling. Det vurderes op mod tildelingskriterierne, kriterium for kriterium, ofte af flere personer, der skal begrunde deres point skriftligt. Vi har tidligere skrevet om, hvordan indkøberen regner dit tilbud om til point, og den proces siger meget om, hvordan du bør skrive.

Den, der evaluerer, skal finde dit svar på hvert kriterium, forstå det og kunne begrunde pointtallet bagefter. Et svar, der ligger langt inde i et afsnit om noget andet, er tungere at finde og tungere at give point for.

Samtidig er det hurtigt gjort at skrive tilbuddet på egne præmisser: grundigt og fagligt stærkt, men bygget op, som den skrivende tænker, ikke som læseren leder. Et nyttigt udgangspunkt kan være det modsatte. Forestil dig, at læseren har en tjekliste og lidt tid, og gør det nemt at finde svaret og sætte flueben.

Uklart sprog er en risiko, helt bogstaveligt

Det handler om mere end stil. I hele EØS gælder den samme fordeling: leverandøren bærer risikoen for uklarheder i sit eget tilbud, mens ordregiveren bærer risikoen for uklarheder i udbudsmaterialet. Det følger af principperne om ligebehandling og gennemsigtighed i artikel 18 i direktiv 2014/24/EU, der i Danmark er gennemført i udbudsloven, og af fast retspraksis om, at materialet skal være formuleret sådan, at alle rimeligt oplyste og normalt omhyggelige tilbudsgivere kan læse det ens. I Norge står den første halvdel udtrykkeligt i indkøbsbekendtgørelsen: »Leverandøren bærer risikoen for uklarheder i tilbuddet.« Den praktiske konsekvens er den samme overalt. Indkøberen kan ikke lægge andet til grund end det, der faktisk står i dit tilbud. Er noget uklart formuleret, går det ud over dig, i point eller i værste fald gennem afvisning.

Fire greb, der kan gøre tilbuddet lettere at vurdere

1. Følg udbuddets struktur og ordvalg

Bliver du bedt om at beskrive, hvordan du løser noget, kan det være klogt at begynde med netop det. Brug gerne de samme ord og den samme rækkefølge, som ordregiveren bruger i kriterierne. Hedder kriteriet »Leveringsevne og kapacitet«, kan det give mening at bruge det som overskrift i tilbuddet også, frem for »Om os«. Så bliver det lettere for læseren at finde rundt, og hvert svar lander der, hvor pointene gives. Det er et af de mønstre, vi har beskrevet i artiklen om tilbud, der vinder offentlige udbud. Her handler det om at føre det ud i selve teksten.

2. Konklusionen først, forklaringen bagefter

Fagfolk bygger gerne et ræsonnement op og lander pointen til sidst. I et tilbud kan det være klogt at vende om på det. Start gerne hvert delsvar med konklusionen, for eksempel »Vi bemander opgaven med tre seniorrådgivere fra dag ét«, og lad begrundelsen komme bagefter. Så får læseren svaret med det samme og kan læse videre for at blive tryg ved det.

3. Konkret slår generelt

En sætning som »Vi har lang erfaring og høj kvalitet« kan være svær at vurdere, ganske enkelt fordi den ikke kan efterprøves. »Vi har leveret den samme ydelse til tre kommuner de seneste to år, med under to timers svartid« giver læseren noget konkret at tage stilling til. Vær specifik, og vis hellere end at påstå. En simpel test kan være at spørge: kan påstanden i sætningen efterprøves? Hvis ikke, er det værd at overveje at skrive den om eller strege den.

4. Skær fyldet væk

Korte sætninger. Én pointe ad gangen. Overskrifter, der siger, hvad afsnittet handler om. Vær varsom med interne forkortelser og fagjargon, og husk, at den, der evaluerer, ikke nødvendigvis deler dit fagsprog. Kan et ord fjernes, uden at meningen forsvinder, er det ofte trygt at fjerne det.

Test tilbuddet, som det vil blive læst

Én ting, der kan være fornuftig at gøre, før I afleverer: giv besvarelsen til en kollega, der ikke har skrevet den, sammen med tildelingskriterierne. Bed kollegaen finde svaret på hvert kriterium og sætte et pointtal på egen hånd. Dér, hvor kollegaen tøver, leder eller spørger, er der grund til at tro, at den, der evaluerer, oplever det samme. Så ved I, hvor teksten skal arbejdes mere med.

Afslutningsvis

Klart sprog handler ikke om at gøre tilbuddet enklere, end det er, men om at gøre det let at læse og let at give point til. Og da det er leverandøren, der bærer risikoen for uklarheder i sit eget tilbud, er tydelighed også god risikostyring. Det kan være en af de billigste måder at løfte et tilbud på: du har ikke brug for noget nyt at sige, bare at sige det tydeligere.

Vi i Cobrief tager gerne en snak om, hvordan du kan skrive tilbud, der er lette at give point til.