Udbud er elitesport: Sådan arbejder Christian Martinsen med offentlige udbud

Christian Martinsen driver rådgivningsvirksomheden Bonka Commercial Management og har arbejdet med offentlige udbud fra leverandørsiden siden 1990. Vi satte os ned med ham til en helt praktisk gennemgang: fra den første varsling tikker ind om morgenen, til et komplet tilbudsudkast ligger klar. Se hele gennemgangen her:

Tre regler for godt udbudsarbejde

Før vi dykker ned i værktøjerne, er det værd at tage Christians tre grundregler med. De er enkle, men de fleste, der taber udbud, bryder mindst én af dem.

1. Svar på det, kunden beder om. Det lyder indlysende, men det er det første bud i offentlige indkøb. Tilbuddet skal besvare udbudsmaterialet, ikke fortælle din egen historie.

2. Udbud er elitesport. Træn på det. At vinde udbud er en færdighed, du bygger op over tid, ikke noget du improviserer dig igennem, når fristen nærmer sig.

3. Begynd tidligt. "Jeg er selv æresmedlem af Slutspurtens Venner", indrømmer Christian med et grin. Han ved, hvordan det er at gå i gang en uge før fristen: forfærdeligt stressende, og du mister overblikket. Det er netop her, AI-støtten kommer ind. Du får et første udkast op med det samme og bruger resten af tiden på det, der faktisk afgør konkurrencen, nemlig kvalitetssikringen.

Udbudsdagen starter klokken syv

For Christian begynder dagen på mobilen. Hver morgen klokken syv tikker der en udbudsvarsling ind fra Cobrief. Han skimmer hurtigt igennem for at se, om noget brænder på, og sætter sig derefter ned med scoringslisten.

De udbud, der passer bedst, ligger øverst. Træfsikkerheden styres af de CPV-koder og nøgleord, han har lagt ind, og en hit-rate i hjørnet fortæller, hvor godt hvert enkelt udbud matcher hans profil. Finder han noget interessant, lægger han det direkte i vurderingsmappen.

Fra varsling til vurdering på minutter

Dagens eksempel er en rammeaftale, som Kriminalomsorgsdirektoratet udbød den 18. maj, med en ramme på 620 millioner kroner. "Her er der penge at tjene", konstaterer Christian.

Dokumenterne hentes direkte fra e-udbudssystemet og uploades på sekunder. Cobrief giver med det samme en udvidet vurdering ovenpå: hvilken aftale det er, hvilken kunde, hvilken værdi, og hvilke tildelingskriterier der gælder. Længere nede ligger egnethedskravene og de vigtigste kontraktvilkår opsummeret, kort og præcist.

Brugerdefinerede vurderingskriterier

Her stopper Christian ikke ved standardanalysen. Han har bygget sine egne vurderingskriterier i Cobrief, baseret på de spørgsmål, han har brug for svar på hver eneste gang.

Øverst ligger en enkel strategianalyse: Hvor stor en andel af rammeaftalen er egentlig IT-indkøb? Aftalen har seks parallelle delområder, og AI'en beregner fordelingen ud fra de instruktioner, han har lagt ind. "At få det her op, bang, der og da, er kæmpestort", siger han.

Et andet spørgsmål handler om rangeringsmekanismen. Det er en parallel rammeaftale med mellem to og seks leverandører, og den, der rangeres som nummer ét, kan få en række direkte tildelinger uden nyt udbud. Med andre ord: det er lukrativt at blive nummer ét. Det står i dokumentet, men Christians instruktioner løfter det frem i klar tale, med henvisninger der tager dig direkte ind i det rigtige afsnit.

Til sidst kører han en go/no-go-analyse. AI'en konkluderer med et betinget go: aftalen er attraktiv, men på visse vilkår. De skal have tilstrækkelig CV-kapacitet, de skal kunne prissætte tilbuddet rigtigt og bæredygtigt op mod vinderchancerne, og de skal håndtere nogle persondataelementer. Det anbefalede næste skridt er at mobilisere et bid-team, sætte gang i CV-indsamlingen og prioritere, hvilke delområder de skal gå efter.

Fra beslutning til tilbudsudkast

Når beslutningen er truffet, gælder det om at gå i gang med selve tilbuddet, og som Christian sagde indledningsvis: få en første version op tidligt.

Cobrief opsætter en bid-plan automatisk. Som bid-manager fordeler Christian opgaverne på teamet og sætter frister. Derefter går han ind i tilbudsrummet, hvor en AI-instruks øverst tager alt det i brug, han allerede har fodret ind: CV'er (som også kan hentes automatisk fra Flowcase), referencer, procesbeskrivelser, skatteattest, ISO-certifikater og andre formaliadokumenter, samlet i en vidensbase.

Resultatet er, at han kan have et førsteudkast oppe få minutter efter, at udbuddet kom. Cobrief har plukket de CV'er ud, der passer bedst til opgaverne fra bid-planen, og AI'en har besvaret opgaverne. Derfra arbejder han videre i en fuld editor: redigerer, tilføjer afsnit og formaterer. Kommer kunden med sin egen skabelon, uploader han den og får den udfyldt færdigt, med priser pr. delområde og konsulentoversigt. Når alt er klar, eksporterer han hele projektet til færdige filer.

Et sidste tjekpunkt med AI-agenten

Til sidst har Cobrief et lille easter egg: en AI-agent, du kan stille spørgsmål. Christian spørger lige ud: "Er alle opgaver besvaret?"

Svaret er nyttigt. Selve besvarelserne og udfyldningsskabelonerne er færdige, men nogle formaliadokumenter mangler stadig, blandt andet en frisk skatteattest og en opdateret kreditvurdering. Lige præcis den slags detaljer, som er lette at glemme, og dyre at glemme.

Håndværket afgør stadig

Det, Christian demonstrerer, er ikke, at AI klarer arbejdet for dig. Det er, at AI fjerner tidsrøverne, så du kan begynde tidligt og bruge tiden på det, der faktisk vinder udbud. Som han har sagt før: AI kan hjælpe dig med at skrive et tilbud, men den kan ikke vinde konkurrencen for dig.

Christian Martinsen er CEO i Bonka Commercial Management (BCM) og rådgiver for virksomheder, der vil ind på det offentlige udbudsmarked.