Sådan bygger du en udbudsvarsling der rammer rigtigt

En god udbudsvarsling skal gøre udbudsarbejdet enklere, ikke mere besværligt. Alligevel oplever vi, at mange leverandører giver op med deres varsling efter nogle uger, ikke fordi den ikke virker, men fordi den varsler om for meget. Varslerne fylder indbakken, og de relevante muligheder drukner i støj.

Vi har set mange opsætninger gennem årene, både dem der fungerer godt og dem der tipper over. I denne artikel deler vi det, vi ser, fungerer hos de leverandører, der har bygget en varsling, der faktisk er nyttig.

Hvad en god udbudsvarsling egentlig skal gøre for dig

I modsætning til udbudssøgning, hvor I selv går ind og leder efter relevante bekendtgørelser, når I har tid, er varslingen et passivt værktøj, der leverer det, I har bedt om. Det er fornuftigt at være tydelig på, hvad I vil have ud af den, før I begynder at konfigurere noget.

En god varsling kombinerer som regel tre eller fire filtre: CPV-koder for bredde, nøgleord for præcision, geografi hvor det er relevant, og en form for relevansvurdering baseret på virksomhedsprofilen. Det er kombinationen, der giver træfsikkerhed, ikke ét enkelt filter alene.

Start med CPV-koderne, men stop ikke der

CPV-koderne er fundamentet i de fleste varslingsopsætninger, og det er der en grund til. De er standardiserede, og ordregivere bruger dem på alle udbudsbekendtgørelser. Men de er også "grovere", end du tror.

Det vi ser hos de leverandører, vi taler med, er at de starter med en eller to koder, de "tror" passer, og så bliver de overraskede over, hvad der falder uden for. Der er omkring ti tusinde CPV-koder at vælge mellem, og samme tjeneste kan ligge under flere ret forskellige grene. En IT-sikkerhedsleverandør kan finde sine træffere både under konsulentydelser (72-koder) og forretningsservice (79-koder).

Det kan være klogt at bruge lidt tid på at bladre rundt i CPV-træet. Se på, hvad der ligger ved siden af de koder, I først tænkte på, og test om nogle af dem også giver relevante træffere.

Nøgleord og fritekst er gode præcisionsværktøjer

Hvis CPV-koderne giver dig bredden, er nøgleordene det, der giver præcision. Det er her, du kan fange de specifikke projekter, der ikke nødvendigvis har fået en oplagt kode.

For eksempel: hvis I arbejder inden for "smart byggeri" eller "bygningsautomatik", kan I fange bekendtgørelser, der er CPV-tagget som rene byggekontrakter, men hvor indholdet faktisk handler om automatik. Der er ikke noget galt med ordregivers kodning, men nøgleordet rammer ofte mere præcist end koden alene.

Samtidig er det værd at advare lidt mod at gøre nøgleord-filtrene for snævre. Hvis I kræver, at både "automatik" og "smart" skal stå i teksten, mister I alle de bekendtgørelser, der kun bruger det ene ord. En kombination af brede CPV-filtre og smallere nøgleord-filtre plejer at give den bedste balance: én liste med mange træffere, hvor I selv plukker, og én med få træffere, der næsten altid er relevante.

Geografi: hvor meget eller lidt skal varslingen filtrere?

For mange leverandører er region eller landsdel vigtig. Hvis I skal levere fysisk på stedet, giver det ikke meget mening at få varsler om kommuner, I ikke opererer i. Så er det fornuftigt at sætte et geografisk filter med det samme.

For andre er geografi næsten irrelevant. Digitale tjenester, konsulentbistand og rammeaftaler, der dækker hele landet, bør ikke filtreres væk af, hvor ordregiver sidder. Det er en af de mest almindelige faldgruber, vi ser: et selskab sætter geografisk filter til hovedstadsområdet og opdager først flere måneder senere, at de gik glip af en national rammeaftale med en ordregiver med adresse i Jylland.

Et godt udgangspunkt er at være rummelig med geografi i starten, og hellere stramme ind, efter at I har set, hvilke træffere I faktisk får.

Det vi ser som almindelige faldgruber

Når vi gennemgår varslingsopsætninger sammen med leverandører, går de samme ting igen.

Den ene er for mange CPV-koder. Når listen bliver meget lang, bliver varslingen så bred, at den mister sin hensigt. I bliver varslet om alt muligt, der ligger i samme generelle kategori, og det vigtige drukner.

Den anden er det modsatte: kun en eller to koder. Det føles trygt, men det betyder næsten altid, at I går glip af reelle muligheder, der er kodet på en lidt anden måde, end I antog.

Den tredje er, at filtrene aldrig bliver opdateret. En leverandør, der har lanceret en ny tjeneste eller udvidet til et nyt geografisk område, har ofte en varsling, der stadig afspejler, hvor de var for en god stund siden.

Og den fjerde, måske mest undervurderede: de tester aldrig filtrene, før de starter. Det kan være værd at se på den seneste tids bekendtgørelser, der ville matche, før I lader varslingen rulle. Så ser I hurtigt, om filtrene er for brede, for snævre eller bare lidt skæve.

Sådan bliver varslingen bedre over tid

I får aldrig filtrene perfekte ved første forsøg, og det skal I heller ikke. Det vi oplever fungerer bedst, er at se på varslingen som noget, der finjusteres over tid.

Et enkelt greb er at notere kort, hvilke træffere I åbner og bruger tid på, og hvilke I kasserer med det samme. Efter en periode med faktisk brug har I et lille datagrundlag, der fortæller jer, hvor filtrene rammer godt, og hvor de skyder ved siden af. Så bliver justeringerne konkrete.

For dem, der vil have en lettere vej dertil, er udbudsvarslingen i Cobrief bygget rundt om en virksomhedsprofil. Den giver hvert udbud en relevansscore baseret på, hvad virksomheden faktisk leverer, ikke kun hvilke koder ordregiver har valgt. Det gør finjusteringen lettere, fordi systemet lærer af, hvad I prioriterer.

Tilsvarende har vores udbudssøgning de samme filtre som varslingen, så I kan teste opsætninger mod historiske data, før I sætter varslingen i drift.

Afslutningsvis

En velbygget udbudsvarsling er en af de få investeringer i udbudsarbejde, der betaler tilbage hver eneste uge i lang tid. Det kræver bare lidt arbejde at sætte ordentligt op og lidt finjustering undervejs. I Norge specifikt henter vi data fra Doffin, mens vi i Danmark dækker udbud.dk og det øvrige nordiske marked. Mere om hvordan Doffin hænger sammen med resten af anskaffelseslandskabet kan du læse i artiklen om Doffin.

Vi i Cobrief sparrer gerne med jer, der vil gennemgå opsætningen sammen. Bare tag kontakt, hvis I har spørgsmål.