Sådan bygger du en udbudsvarsling der rammer rigtigt

En god udbudsvarsling skal gøre udbudsarbejdet enklere, ikke mere besværligt. Alligevel oplever vi, at mange leverandører giver op med deres varsling efter nogle uger, ikke fordi den ikke virker, men fordi den varsler om for meget. Varslerne fylder indbakken, og de relevante muligheder drukner i støj.

Vi har set mange opsætninger gennem årene, både dem der fungerer godt og dem der tipper over. I denne artikel deler vi det, vi ser, fungerer hos de leverandører, der har bygget en varsling, der faktisk er nyttig.

Hvad en god udbudsvarsling egentlig skal gøre for dig

I modsætning til udbudssøgning, hvor I selv går ind og leder efter relevante bekendtgørelser, når I har tid, er varslingen et passivt værktøj, der leverer det, I har bedt om. Det er fornuftigt at være tydelig på, hvad I vil have ud af den, før I begynder at konfigurere noget.

En god varsling kombinerer som regel tre eller fire filtre: CPV-koder og nøgleord, der fanger de relevante bekendtgørelser, geografi hvor det er relevant, og en relevansvurdering baseret på virksomhedsprofilen. Her er det nyttigt at vide, hvordan filtrene spiller sammen: CPV-koder og nøgleord udvider fangsten, for et udbud varsles, hvis det matcher enten en af dine koder eller et af dine nøgleord. Geografi og relevanspoint gør det modsatte og strammer ind. Det er samspillet mellem det, der udvider, og det, der strammer ind, der giver træfsikkerhed, ikke ét enkelt filter alene.

Start med CPV-koderne, men stop ikke der

CPV-koderne (kaldet "Indkøbskoder" i Cobrief) er fundamentet i de fleste varslingsopsætninger, og det er der en grund til. De er standardiserede, og ordregivere bruger dem på alle udbudsbekendtgørelser. Men de er også "grovere", end du tror.

Det vi ser hos de leverandører, vi taler med, er at de starter med en eller to koder, de "tror" passer, og så bliver de overraskede over, hvad der falder uden for. Der er omkring ti tusinde CPV-koder at vælge mellem, og samme tjeneste kan ligge under flere ret forskellige grene. En IT-sikkerhedsleverandør kan finde sine træffere både under konsulentydelser (72-koder) og forretningsservice (79-koder).

Det kan være klogt at bruge lidt tid på at bladre rundt i CPV-træet. Se på, hvad der ligger ved siden af de koder, I først tænkte på, og test om nogle af dem også giver relevante træffere.

Nøgleord og fritekst er gode præcisionsværktøjer

Hvis CPV-koderne giver dig bredden, er nøgleordene det, der giver præcision. Det er her, du kan fange de specifikke projekter, der ikke nødvendigvis har fået en oplagt kode.

For eksempel: hvis I arbejder inden for "smart byggeri" eller "bygningsautomatik", kan I fange bekendtgørelser, der er CPV-tagget som rene byggekontrakter, men hvor indholdet faktisk handler om automatik. Der er ikke noget galt med ordregivers kodning, men nøgleordet rammer ofte mere præcist end koden alene.

Det er værd at vide, hvordan nøgleordene faktisk fungerer, for det overrasker mange. Hvert nøgleord vurderes for sig, og en bekendtgørelse slår til, hvis teksten indeholder mindst ét af jeres ord. I kan altså ikke kræve, at både "automatik" og "smart" står i samme bekendtgørelse ved at lægge dem ind som to nøgleord: så får I tværtimod varsler om alt, der nævner det ene eller det andet. Det betyder også, at flere nøgleord udvider varslingen, de strammer den ikke ind. Vil I være mere præcise, er grebet at bruge mere specifikke ord eller udtryk, for eksempel "bygningsautomatik" som ét nøgleord i stedet for "smart" og "automatik" hver for sig (et nøgleord, der består af flere ord, rammer, når ordene står ved siden af hinanden). Selve indsnævringen kommer fra geografi og relevanspoint, som vi kommer til nedenfor.

Geografi: hvor meget eller lidt skal varslingen filtrere?

For mange leverandører er region eller landsdel vigtig. Hvis I skal levere fysisk på stedet, giver det ikke meget mening at få varsler om regioner, I ikke opererer i. Så er det fornuftigt at sætte et geografisk filter med det samme.

Her er der en pointe, der er let at misforstå: det geografiske filter i Cobrief tager udgangspunkt i sted for gennemførelse, altså hvor leverancen faktisk skal ske, ikke hvor ordregiver har sin kontoradresse. En ordregiver i hovedstadsområdet kan udbyde en kontrakt, der skal leveres i Jylland, og omvendt. Det er stedet for leverancen, I vælger, ikke hvor ordregiver sidder.

For andre er geografi næsten irrelevant. Digitale tjenester, konsulentbistand og nationale rammeaftaler bør ikke filtreres væk. Sådanne bekendtgørelser er ofte ikke knyttet til ét bestemt sted, så I skal huske at tage valget "Ikke stedbundet" med i det geografiske filter, ellers forsvinder de. Det er en af de mest almindelige faldgruber, vi ser: et selskab afgrænser til sin egen region, glemmer de stedløse bekendtgørelser, og opdager først flere måneder senere, at de gik glip af en national rammeaftale.

Et godt udgangspunkt er at være rummelig med geografi i starten, og hellere stramme ind, efter at I har set, hvilke træffere I faktisk får.

Det vi ser som almindelige faldgruber

Når vi gennemgår varslingsopsætninger sammen med leverandører, går de samme ting igen.

Den ene er for mange CPV-koder. Når listen bliver meget lang, bliver varslingen så bred, at den mister sin hensigt. I bliver varslet om alt muligt, der ligger i samme generelle kategori, og det vigtige drukner.

Den anden er det modsatte: kun en eller to koder. Det føles trygt, men det betyder næsten altid, at I går glip af reelle muligheder, der er kodet på en lidt anden måde, end I antog.

Den tredje er, at filtrene aldrig bliver opdateret. En leverandør, der har lanceret en ny tjeneste eller udvidet til et nyt geografisk område, har ofte en varsling, der stadig afspejler, hvor de var for en god stund siden.

Og den fjerde, måske mest undervurderede: de tester aldrig filtrene, før de starter. Det kan være værd at se på den seneste tids bekendtgørelser, der ville matche, før I lader varslingen rulle. Så ser I hurtigt, om filtrene er for brede, for snævre eller bare lidt skæve.

Sådan bliver varslingen bedre over tid

I får aldrig filtrene perfekte ved første forsøg, og det skal I heller ikke. Det vi oplever fungerer bedst, er at se på varslingen som noget, der finjusteres over tid.

Et enkelt greb er at notere kort, hvilke træffere I åbner og bruger tid på, og hvilke I kasserer med det samme. Efter en periode med faktisk brug har I et lille datagrundlag, der fortæller jer, hvor filtrene rammer godt, og hvor de skyder ved siden af. Så bliver justeringerne konkrete.

For dem, der vil have en lettere vej dertil, er udbudsvarslingen i Cobrief bygget rundt om en virksomhedsprofil. Den giver hvert udbud relevanspoint baseret på, hvor godt det passer til jeres profil, altså CPV-koderne, nøgleordene og ordregiverne, I har prioriteret. Pointene kan bruges på to måder: til at sortere udbuddene med de mest relevante øverst, og til at sætte en nedre grænse, så udbud under et vist antal point slet ikke varsles. Så kan I dæmpe støjen uden at skulle ændre på selve koderne og ordene.

Tilsvarende har vores udbudssøgning de samme filtre som varslingen, så I kan teste opsætninger mod historiske data, før I sætter varslingen i drift.

Afslutningsvis

En velbygget udbudsvarsling er en af de få investeringer i udbudsarbejde, der betaler tilbage hver eneste uge i lang tid. Det kræver bare lidt arbejde at sætte ordentligt op og lidt finjustering undervejs. I Norge specifikt henter vi data fra Doffin, mens vi i Danmark dækker udbud.dk og det øvrige nordiske marked. Mere om hvordan Doffin hænger sammen med resten af anskaffelseslandskabet kan du læse i artiklen om Doffin.

Vi i Cobrief sparrer gerne med jer, der vil gennemgå opsætningen sammen. Bare tag kontakt, hvis I har spørgsmål.