Sådan kan AI gøre udbudsdata til markedsindsigt

Offentlige indkøb er ikke kun en strøm af enkeltstående konkurrencer. Det er et marked, med ordregivere, der har indkøbsmønstre over tid, leverandører, der vinder og taber, og kategorier, der vokser eller skrumper. Alligevel ser vi, at mange leverandører fokuserer mest på de friskeste bekendtgørelser, der dukker op. AI gør det lettere at løfte blikket og se hele billedet.

Markedsindsigt fra udbudsdata handler ikke om at finde én kontrakt at afgive tilbud på. Det handler om at forstå, hvilke kontrakter der findes, hvem der vinder dem, og hvor der er plads til at vinde flere. Vi gennemgår, hvad det betyder i praksis.

Hvad markedsindsigt fra udbud egentlig betyder

Det er fornuftigt at skelne mellem to typer indsigt i udbudsverdenen. Den ene er operativ: hvilken konkurrence skal du tjekke nu, hvornår er fristen, hvilke krav gælder. Det er nyttigt hver dag, og det er der, varsling og søgning kommer ind.

Markedsindsigt er noget andet. Det handler om at se markedet over tid. Hvilke ordregivere køber hvad. Hvilke leverandører vinder hvilke kontrakter. Hvor mange penge der faktisk skifter hænder inden for en kategori. Hvilke tendenser, der bevæger sig over måneder og år.

Det vi ser hos kunderne er, at jo større leverandøren bliver, jo vigtigere bliver denne type markedsindsigt. Den styrer, hvor virksomheden investerer i kompetencer, hvilke segmenter den satser på, og hvor den vælger ikke at deltage.

Hvad dataene faktisk kan vise dig

Udbudsdata består af tre hovedtyper information: planlægning, konkurrencer og resultater. I Danmark ligger det åbent tilgængeligt på udbud.dk for danske kontrakter og Tenders Electronic Daily (TED) for kontrakter over EU-tærsklen. I Norge specifikt går de tilsvarende data via Doffin, og lignende nationale baser findes i de øvrige nordiske lande.

Forhåndsmeddelelser og vejledende meddelelser giver et tidligt signal om, hvad der er på vej. De er strengt taget ikke påkrævede at offentliggøre, men de fleste ordregivere gør det alligevel. Udbudsbekendtgørelserne viser, hvad der er efterspurgt lige nu. Resultaterne, eller kontrakttildelingerne, viser hvad der faktisk blev købt, af hvem og over hvor lang tid.

Pris er som regel oplyst i tildelingen, men ikke altid. Det er heller ikke alle ordregivere, der publicerer tildelingsdata, så det billede, du får, er ofte ufuldstændigt. Samlet over tid giver det dog et billede af markedet: hvor stort det er, hvor det vokser, hvor det er koncentreret om få leverandører, og hvor det er fragmenteret.

Det er den slags helhedsbillede, du sjældent får ved at læse én bekendtgørelse ad gangen.

Hvad slags indsigt AI hjælper dig med at trække ud

Der er meget nyttig indsigt, udbudsdataene kan give dig. Nogle af de mest almindelige spørgsmål fra de leverandører, vi taler med, er:

• Hvilke ordregivere køber det, vi leverer, og hvor ofte?
• Hvilke segmenter vokser, og hvilke er stabile eller faldende?
• Hvilke kontrakter er på vej ud af løbetid og skal bekendtgøres på ny?
• Hvilken vægtning og hvilke evalueringsmodeller bruger ordregivere i vores kategori?

Spørgsmålene varierer i, hvor meget data de kræver. Vækst i markedssegmenter og kommende kontraktgenudbud kan ofte læses ud af bekendtgørelserne alene, mens spørgsmål om, hvem der faktisk vinder, afhænger af hvor komplet tildelingsdataen er.

AI hjælper ikke ved at finde svarene på magisk vis. Den hjælper ved at gøre det meget hurtigere at trække struktur ud af rodede data, så du kan stille spørgsmål uden at vente på en analytiker, der har tid i næste uge.

Konkrete eksempler på markedsindsigt i praksis

Det er lettere at forstå, hvad markedsindsigt betyder, når det bliver konkret. Lad os se på nogle hypotetiske eksempler, der illustrerer, hvordan sådan indsigt kan bruges.

Forestil dig et IT-konsulentselskab, der opdager, at en bestemt region systematisk vælger lokale leverandører over de billigste alternativer. Det kan ændre strategien: i stedet for at konkurrere på pris kan virksomheden bruge tid på at etablere lokal tilstedeværelse i området.

Eller forestil dig en leverandør af kontortjenester, der ser, at en rammeaftale, de aldrig er kommet ind på, vindes af de samme tre selskaber gang på gang. Det er måske ikke en konkurrence, de har en reel chance i. Eller måske kan de indgå et samarbejde med nogen for at øge deres chancer? Indsigten kan ændre Go/No-go-vurderingen for fremtidige rammeaftaler i samme segment.

Et tredje eksempel: en leverandør af miljøtjenester opdager, at et nyt segment inden for klima- og miljøsanering vokser hurtigt blandt kommunale ordregivere. Så kan de bygge kompetencer op i god tid, før konkurrencen tager fart.

Hvad AI ikke kan på markedssiden

Som vi har været inde på tidligere, er der stadig meget, AI ikke gør. På markedssiden er det vigtigste at huske, at AI ikke kan forudsige fremtiden. Den kan vise, hvad der er sket, og hvad der tilsyneladende er på vej, men beslutningen om at satse eller lade være ligger fortsat hos mennesker.

AI kan heller ikke erstatte direkte dialog om, hvad ordregiveren planlægger, eller opfange det, der diskuteres i markedsundersøgelser, leverandørmøder og uformelle samtaler. Vores AI-bid manager kan derimod godt simulere ordregivers perspektiv på et tilbud som del af kvalitetssikringen, hvilket vi har skrevet mere om i artiklen om AI-bid manageren.

Det vi ser hos kunderne er, at AI giver det faktabaserede fundament. Det menneskelige lag oven på er det, der gør indsigten brugbar.

Hvad slags arbejdsflow det åbner for

Markedsindsigt fungerer bedst, når den er en del af en rytme, ikke en engangsrapport. Vi ser, at de leverandører, der får mest værdi ud af dette, har bygget nogle faste tjekpunkter:

• Grundig og hyppig markedsgennemgang for ledelsen med data om kontrakter, vindere og tendenser
• Forhåndsanalyse, før virksomheden beslutter sig for at satse på en ny sektor eller geografi
• Løbende konkurrentovervågning, så det ikke kommer som en overraskelse, når en aktør bevæger sig ind på samme felt

Det er den slags kontinuerligt arbejdsflow, vores funktion til markedsindsigt er bygget til. Du får samlet data, søgbare visninger og automatiske opsummeringer, der gør det muligt at holde markedsoverblikket oppe uden at have en dedikeret analytiker.

Cobriefs AI-agent kan også arbejde direkte med markedsanalyse for dig i samtaleform. Du kan spørge den om, hvem der vinder kontrakter i en kategori, hvilke konkurrenter en specifik ordregiver plejer at vælge, eller hvilken slags kontraktværdier der er typiske i et segment, og få svar med henvisning til kildedataene.

Afslutningsvis

Markedsindsigt er ikke kun en rapport, der bliver liggende. Det er en del af strategien for, hvordan virksomheden arbejder med offentlige indkøb. Når dataene er på plads, bliver spørgsmålene tydeligere, og beslutningerne mere faktabaserede.

Det fine ved at have markedsindsigten og det daglige tilbudsarbejde i samme værktøj er, at når du har identificeret en mulighed, kan du gå direkte videre til at arbejde med den i samme agent. Mere om hvordan agenten understøtter selve tilbudsarbejdet kan du læse i artiklen om AI-bid manageren.

Vi i Cobrief tager gerne en snak om, hvordan markedsindsigt kan passe ind i, hvordan du arbejder med offentlige indkøb i dag.