Vad är en
upphandlingsprocess
Kallas aven: inköpsprocess, upphandlingscykel
En upphandlingsprocess är det stegvisa förlopp som en upphandlande myndighet följer från det att ett behov identifieras till dess att kontraktet är fullgjort och utvärderat. Processen regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU 2016:1145) och syftar till att säkerställa rättvis konkurrens och god hushållning med offentliga medel. Medan en upphandling avser själva inköpet, beskriver upphandlingsprocessen hur det genomförs steg för steg.
Hur fungerar upphandlingsprocessen?
Upphandlingsprocessen delas normalt in i tre huvudfaser:
1. Planering Myndigheten kartlägger behovet, undersöker marknaden och tar fram en strategi för konkurrensen. God planering är den viktigaste framgångsfaktorn, eftersom möjligheten att påverka resultatet är störst tidigt i processen.
2. Genomförande Processen startar med en annonsering som beskriver vad myndigheten behöver och hur anbud ska lämnas. Leverantörer skickar in sina anbud före anbudsfrist, och myndigheten utvärderar dem utifrån fastställda tilldelningskriterier. Efter val av leverantör följer en avtalsspärr innan kontraktet kan undertecknas.
3. Uppföljning Efter kontraktstecknande fokuserar arbetet på avtalsuppföljning. Myndigheten säkerställer att leverantören levererar enligt avtal, hanterar eventuella ändringar och utvärderar resultatet vid kontraktets slut.
Grundläggande principer genom hela processen
Alla faser ska genomföras i enlighet med de grundläggande upphandlingsprinciperna i LOU:
- Icke-diskriminering -- alla leverantörer ska behandlas lika oavsett nationalitet
- Öppenhet -- regler, kriterier och beslut ska kommuniceras öppet
- Proportionalitet -- kraven ska stå i proportion till kontraktets värde och komplexitet
- Likabehandling -- identiska situationer ska hanteras identiskt
Verktyg som Cobrief gör det enklare för leverantörer att följa med i offentliga upphandlingar genom att samla relevanta annonseringar och förenkla anbudsprocessen.
En väl genomförd upphandlingsprocess handlar om mer än att följa regelverket. De bästa resultaten uppnås när myndigheten investerar i planering, genomför konkurrensen professionellt och aktivt följer upp kontraktet genom hela avtalsperioden.