upphandlingsförfarande

Ett upphandlingsförfarande är den formella process genom vilken en upphandlande myndighet bjuder in leverantörer att lämna anbud på varor, tjänster eller byggentreprenader. I Sverige regleras förfarandena av LOU (lagen om offentlig upphandling, 2016:1145) och bygger på EU-direktiv 2014/24/EU.

Hur fungerar ett upphandlingsförfarande?

Förberedelse och annonsering

• Myndigheten utformar upphandlingsdokument som beskriver vad den vill köpa
• Annonseringen sker i en registrerad annonsdatabas och vid behov i TED
• Kvalificeringskrav och tilldelningskriterier anges i dokumenten

Genomförande

• Leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven kan delta
• Varje leverantör lämnar sitt anbud innan tidsfristen
• Myndigheten utvärderar anbuden utifrån tilldelningskriterierna
• Det bästa anbudet väljs och en avtalsspärr inträder innan kontrakt tecknas

Typer av förfaranden enligt LOU

Över EU:s tröskelvärden finns följande direktivstyrda förfaranden:

• Öppet förfarande - alla leverantörer får lämna anbud, ingen förhandling tillåts
• Selektivt förfarande - tvåstegsprocess där myndigheten först väljer ut kvalificerade leverantörer
• Förhandlat förfarande med föregående annonsering - tillåter förhandling, men bara under särskilda förutsättningar
• Konkurrenspräglad dialog - för komplexa upphandlingar där lösningen inte kan definieras i förväg

Under tröskelvärdena gäller förenklade nationella regler: förenklat förfarande, urvalsförfarande, konkurrenspräglad dialog och direktupphandling (under 700 000 SEK). Sedan den 1 februari 2022 har de nationella reglerna förenklats ytterligare för att underlätta för både myndigheter och leverantörer.

Moderna verktyg som Cobrief gör det enklare för leverantörer att delta i upphandlingsförfaranden genom att automatisera delar av processen och ge bättre överblick över relevanta möjligheter.

Ett korrekt genomfört upphandlingsförfarande säkerställer att myndigheten får bästa möjliga anbud, samtidigt som alla leverantörer ges en rättvis chans att vinna kontraktet. Leverantörer som anser att förfarandet har brustit kan ansöka om överprövning hos förvaltningsrätten inom avtalsspärrens tidsfrist. Valet av förfarande påverkar tidsfrister, möjligheten till förhandling och hur många leverantörer som kan delta.