risikostyring

Risikostyring i offentlige anskaffelser handler om å systematisk identifisere, vurdere, håndtere og følge opp forhold som kan påvirke en anskaffelse negativt. Tenk på det som en strukturert gjennomgang av alt som kan gå galt, og en konkret plan for hvordan utfordringene skal møtes. Både DFØ og Anskaffelser.no anbefaler at risikostyringen starter tidlig i planleggingsfasen, før konkurransen kunngjøres.

Hvordan fungerer risikostyring?

Risikostyring følger vanligvis fire steg. Først defineres målene for anskaffelsen og kritiske suksessfaktorer. Uten klare mål er det umulig å vurdere hva som utgjør en reell risiko. Deretter identifiseres mulige risikoer, for eksempel forsinket leveranse, manglende kompetanse i markedet, eller formelle feil i konkurransegrunnlaget.

Neste steg er å klassifisere risikoene etter sannsynlighet og konsekvens, gjerne i en risikomatrise. En risiko med høy sannsynlighet og alvorlig konsekvens krever umiddelbare tiltak, mens en risiko med lav sannsynlighet kan aksepteres eller overvåkes. Til slutt utarbeides konkrete tiltak, og ansvarlige utpekes for å følge opp risikoene gjennom hele anskaffelsens levetid.

Typiske risikoer i offentlige anskaffelser

Risikoer kan oppstå i alle faser av en anskaffelse:

• Uklare kravspesifikasjoner som fører til feil leveranser eller uventede kostnader
• Leverandørsvikt eller kapasitetsproblemer hos underleverandører
• Prisendringer og valutasvingninger som påvirker kontraktsøkonomien
• Formelle feil som kan føre til avlysning eller klage til KOFA
• Brudd på seriøsitetskrav eller menneskerettigheter i leverandørkjeden

Anskaffelsesloven § 5 pålegger offentlige oppdragsgivere å ha rutiner for å fremme menneskerettigheter i anskaffelser med risiko for brudd. ISO 31000 og COSO ERM er anerkjente rammeverk som mange norske virksomheter baserer sin risikostyring på. Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å forstå risikolandskapet i kommende konkurranser og innrette tilbudene sine deretter.

Risikostyring er ikke noe man gjør én gang og legger bort; det er en løpende prosess som bør oppdateres ved vesentlige endringer i anskaffelsen. Med systematisk risikostyring får oppdragsgiver langt bedre forutsetninger for å lykkes med innkjøpet og unngå kostbare feil.