Vad är
öppet förfarande
Kallas aven: öppen upphandling
Öppet förfarande är ett upphandlingsförfarande där alla intresserade leverantörer kan lämna anbud direkt, utan föregående prekvalificering. Processen genomförs i ett enda steg och är den absolut vanligaste metoden for offentlig upphandling i Sverige. Enligt Upphandlingsmyndigheten genomförs uppskattningsvis fyra av fem upphandlingar som öppet förfarande.
Hur fungerar ett öppet förfarande?
Den upphandlande myndigheten tar fram upphandlingsdokument som beskriver vad som ska köpas, vilka kvalificeringskrav leverantörerna måste uppfylla och vilka tilldelningskriterier som avgör vem som vinner. Annonseringen publiceras i en registrerad annonsdatabas och, for upphandlingar över EU:s tröskelvärden, även i TED.
Alla leverantörer som önskar kan lämna anbud inom tidsfristen. Myndigheten utvärderar anbuden mot tilldelningskriterierna och väljer det bästa anbudet. Efter tilldelningsbeslutet inträder en avtalsspärr innan kontraktet kan tecknas.
Viktiga regler
- Förhandlingsförbud: Det är inte tillåtet att förhandla med leverantörer om deras anbud. Det inlämnade anbudet är i princip slutgiltigt.
- Möjlighet till förtydligande: Myndigheten får begära att leverantörer förtydligar, kompletterar eller rättar uppgifter som innehåller fel eller oklarheter.
- Minsta tidsfrist: Tidsfristen for att lämna anbud ska vara minst 35 dagar från annonseringsdatum, med möjlighet att förkorta till 30 dagar vid elektronisk inlämning.
- Fri tillgång: Upphandlingsdokumenten ska göras kostnadsfritt och elektroniskt tillgängliga från och med annonseringsdagen.
När passar öppet förfarande bäst?
Förfarandet lämpar sig for upphandlingar där det inte är alltför resurskrävande att ta fram och utvärdera anbud, till exempel standardiserade varor eller tjänster som avgörs på pris eller lägsta kostnad. For mer komplexa behov där det är ändamålsenligt att begränsa antalet anbudsgivare kan ett selektivt förfarande vara mer lämpligt.
Verktyg som Cobrief hjälper leverantörer att upptäcka relevanta öppna förfaranden snabbt, så att de kan fokusera på de bästa möjligheterna.
Öppet förfarande är grundstenen i svensk offentlig upphandling enligt LOU (2016:1145). Det säkerställer bred konkurrens och likabehandling, men ställer samtidigt krav på att upphandlingsdokumenten är tydliga, eftersom förhandling inte är tillåten och myndigheten måste beskriva sitt behov klart från start.