Vad är en
leverantörskonferens
Kallas aven: leverantörsträff, marknadsträff
En leverantörskonferens är ett öppet evenemang där upphandlande myndigheter möter leverantörsmarknaden inför en kommande upphandling. Inom EU:s upphandlingsrätt faller sådana evenemang under inledande marknadsundersökningar enligt artikel 40 i direktiv 2014/24/EU. Begreppet leverantörskonferens syftar på det praktiska formatet: ett strukturerat möte där köpare och leverantörer utbyter kunskap innan en formell konkurrensutsättning inleds.
Hur fungerar en leverantörskonferens?
En typisk leverantörskonferens kombinerar flera moment. Den upphandlande myndigheten inleder med att presentera sina behov, strategier och kommande projekt. Därefter får leverantörerna möjlighet att visa upp sina lösningar, antingen genom korta presentationer eller vid utställningsbord. Dagen avslutas ofta med enskilda möten där leverantörer kan diskutera specifika lösningar konfidentiellt med köparen.
Konferensen kan hållas fysiskt eller digitalt. Digitala leverantörskonferenser lockar ofta fler deltagare eftersom resekostnader bortfaller. I Sverige arrangeras liknande evenemang av bland annat Upphandlingsmyndigheten och branschorganisationer, ofta i samverkan med kommuner, regioner och statliga myndigheter.
Tips för leverantörer som ska delta
- Skicka sakkunniga: Köpare vill tala med personer som förstår lösningarna, inte bara säljare
- Förbered en kort presentation: Ha en tydlig beskrivning av vad ni erbjuder och hur det möter köparens behov
- Bevaka upphandlingsannonser: Leverantörskonferanser annonseras ofta genom förhandsannonser
- Anmäl er i tid: Deltagande är vanligtvis kostnadsfritt, men anmälan krävs
- Utnyttja de enskilda mötena: Det är tillfället att gå på djupet och bygga relationer
Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att fånga upp inbjudningar till leverantörskonferenser, så att värdefulla dialogmöjligheter inte missas.
Vad händer efter konferensen?
Synpunkterna från leverantörskonferensen används av den upphandlande myndigheten för att utforma bättre upphandlingsdokument. Information som delas i plenum är öppen för alla, medan konfidentiell input från enskilda möten skyddas. Att delta i en leverantörskonferens ger varken fördel eller nackdel i den efterföljande upphandlingen. Principen om likabehandling gäller fullt ut.