gemensam upphandling

Gemensam upphandling innebär att flera upphandlande myndigheter går samman om att köpa varor eller tjänster genom en gemensam upphandling. En organisation genomför upphandlingsprocessen på de övrigas vägnar, och samtliga deltagare förbinder sig att använda avtalet när det täcker deras behov. Syftet är att samla köpkraften hos flera aktörer för att uppnå bättre priser, högre kvalitet och mer effektiva inköpsprocesser.

Hur fungerar gemensam upphandling?

Gemensam upphandling bygger på att flera offentliga organisationer enas om att göra gemensamma inköp inom ett visst område, exempelvis kontorsmaterial, städtjänster eller läkemedel. En organisation tar ansvar för att genomföra själva anbudsprocessen, medan övriga deltagare förbinder sig att använda avtalet genom en anslutningsförklaring.

I praktiken fungerar en gemensam upphandling som ett ramavtal som gäller för flera organisationer. Varje deltagare tecknar eget avtal med vald leverantör och ansvarar för avtalsuppföljning av sin del. Själva upphandlingsprocessen hanteras av den samordnande enheten.

Fördelar med gemensam upphandling

• Stordriftsfördelar: Större volymer ger bättre förhandlingsposition gentemot leverantörer och ofta lägre priser.
• Resursbesparing: Deltagarna slipper genomföra egna upphandlingsprocesser för varje behov.
• Högre professionalism: Den samordnande enheten har ofta specialiserad upphandlingskompetens.
• Förenkling för leverantörer: Färre parallella upphandlingar innebär att leverantörer kan koncentrera sina insatser på en process.

Enligt EU-direktiv 2014/24/EU (artiklarna 37-39) får upphandlande myndigheter genomföra gemensam upphandling och använda inköpscentraler för att samordna inköpsverksamheten. I Sverige samordnar bland annat Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet ramavtal som statliga myndigheter kan avropa. SKR (Sveriges Kommuner och Regioner) stödjer liknande samarbeten på kommunal nivå. Verktyg som Cobrief gör det enklare för leverantörer att upptäcka och bevaka gemensamma upphandlingar som annonseras.

Gemensam upphandling är ett viktigt verktyg för att effektivisera offentliga inköp. Genom att samla volymer och kompetens uppnår deltagarna bättre villkor, samtidigt som konkurrensen upprätthålls genom öppna annonseringar.