förhandlat förfarande

Förhandlat förfarande med föregående annonsering är ett upphandlingsförfarande som ger den upphandlande myndigheten möjlighet att förhandla med leverantörer om innehållet i deras anbud. Till skillnad från ett öppet förfarande, där anbuden utvärderas som de lämnats in, ger detta förfarande utrymme for dialog och stegvis förbättring av anbuden genom förhandlingsrundor.

Hur fungerar förhandlat förfarande?

Förfarandet genomförs i två steg. Först publiceras en annonsering och alla intresserade leverantörer kan begära att få delta. Myndigheten genomför en prekvalificering där leverantörernas kvalificeringskrav prövas. Bara kvalificerade leverantörer bjuds in att lämna anbud, och minst tre måste bjudas in for att säkerställa verklig konkurrens.

Efter att de inledande anbuden har tagits emot förhandlar myndigheten med leverantörerna for att förbättra anbuden. Det går att förhandla om pris, kvalitet, tekniska lösningar och avtalsvillkor. Förhandlingarna kan ske i flera rundor och antalet leverantörer kan minskas successivt. När förhandlingarna avslutas sätts en gemensam frist for slutliga anbud, som inte får förhandlas vidare.

När får förfarandet användas?

Enligt LOU (2016:1145), som bygger på EU-direktiv 2014/24/EU artikel 26.4, får myndigheten använda förhandlat förfarande när:

• Behovet inte kan tillgodoses utan anpassning av befintliga lösningar
• Upphandlingen innefattar design eller innovativa lösningar
• Kontraktets komplexitet eller risker gör förhandling nödvändig
• En kravspecifikation inte kan upprättas tillräckligt precist
• Ett tidigare öppet eller selektivt förfarande bara gav ogiltiga anbud

Obligatoriska krav och tilldelningskriterier får inte förhandlas, och alla leverantörer ska behandlas lika genom hela processen. Minsta tidsfrist for att begära deltagande är 30 dagar. Verktyg som Cobrief hjälper leverantörer att upptäcka förhandlade förfaranden tidigt, så att de hinner förbereda sig grundligt.

Förhandlat förfarande ger myndigheten flexibilitet att optimera anbuden genom dialog och lämpar sig särskilt for komplexa upphandlingar där behovet inte kan beskrivas fullt ut på förhand. Förfarandet balanserar förhandlingsutrymmet med strikta krav på likabehandling och transparens.