EHF

EHF (Elektronisk Handelsformat) är Norges nationella standard för elektroniskt utbyte av handelsdokument mellan företag och offentliga upphandlande myndigheter. Formatet gör det möjligt att skicka dokument som fakturor, ordrar och kataloger maskinellt mellan olika IT-system, utan manuell inmatning eller kostsamma systemintegrationer. I Sverige motsvaras funktionen av Peppol BIS-standarden, som är den vanligaste standarden för e-faktura till offentlig sektor.

Hur fungerar EHF?

EHF-dokument är strukturerade XML-filer som skickas via Peppol eDelivery-nätverket. Tänk på det som ett gemensamt språk för handelsdokument: oavsett vilket affärssystem avsändare och mottagare använder kan dokumenten tolkas automatiskt.

I Norge måste verksamheter registrera sig i ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister) för att ta emot EHF-dokument. EHF-specifikationerna bygger på det internationella ramverket UBL 2.1 och är harmoniserade med Peppol BIS-standarden, vilket innebär att svenska och norska aktörer i praktiken talar samma digitala språk.

Krav vid offentlig upphandling

Alla norska offentliga myndigheter är skyldiga att kräva elektronisk faktura i EHF-format. EU-direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling har implementerats i både norsk och svensk rätt. Viktiga milstolpar:

• 2012: Norska statliga myndigheter började kräva EHF-faktura från leverantörer
• 2019: Föreskriften trädde formellt i kraft för upphandlingar över 100 000 NOK exklusive moms
• EU-standarden EN 16931: Godkänd för kontrakt över EU:s tröskelvärden i alla EU/EES-länder

Mer än bara faktura

Även om EHF är mest känt för elektronisk fakturering täcker formatet hela beställning-till-betalning-kedjan:

• Faktura och kreditnota i praktiken identiskt med Peppol BIS Billing 3.0
• Order och orderbekräftelse som automatiserar beställningsprocessen
• Katalog för elektroniska produktkataloger vid ramavtal
• Följesedel som bekräftar leverans av varor

Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att bevaka annonseringar där krav på elektronisk dokumentutbyte specificeras i upphandlingsdokumenten.

EHF är ryggraden i elektronisk handel med den norska offentliga sektorn. För svenska leverantörer som vill delta i norska upphandlingar är det viktigt att säkerställa att systemen stödjer formatet, även om Peppol-kompatibilitet ofta redan täcker grundkraven.