egenrapportering

Egenrapportering är ett verktyg för avtalsuppföljning där leverantören själv rapporterar om hur den efterlever kontraktsvillkoren i ett offentligt kontrakt. Medan en egenförsäkran används som preliminärt bevis under själva upphandlingsfasen, används egenrapportering efter att kontraktet är undertecknat, som en del av den löpande uppföljningen.

Hur fungerar egenrapportering?

Den upphandlande myndigheten skickar ett egenrapporteringsformulär till leverantören, som ska besvara frågor om efterlevnad av kraven i kontraktet. Egenrapportering täcker vanligtvis två huvudområden:

• Löne- och arbetsvillkor: Leverantören rapporterar om anställningsvillkor som lön, arbetstid och arbetsmiljö. I Sverige ställer upphandlande myndigheter ofta arbetsrättsliga villkor med stöd av LOU:s bestämmelser om fullgörandevillkor.
• Mänskliga rättigheter i leveranskedjan: För högriskprodukter innehåller formuläret frågor om leverantörens aktsamhetsbedömningar i enlighet med OECD:s riktlinjer för ansvarigt företagande, uppdelat i sex steg.

God praxis är att skicka formuläret i samband med kontraktsstart och begära svar inom sex veckor. Nytt formulär bör inhämtas årligen under hela avtalsperioden. Svaren utgör grunden för riskbedömning. Om röda flaggor identifieras kan myndigheten gå vidare med dokumentationsgranskning och kontroll.

När bör egenrapportering användas?

• Vid tjänste- och byggentreprenadkontrakt där krav på arbetsvillkor gäller
• Vid ramavtal med stora leverantörer för högriskprodukter
• När arbetsrättsliga villkor kräver systematisk uppföljning av anställningsförhållanden

Att redan i annonseringen informera om krav på egenrapportering kan i sig ha en förebyggande effekt mot överträdelser under avtalsperioden. Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att hålla översikt över rapporteringskrav och tidsfrister i pågående kontrakt.

Egenrapportering är ett centralt verktyg för att säkerställa att offentliga kontrakt efterlevs som avtalat. I kombination med dialog och oberoende kontroll bidrar det till en seriös och ansvarsfull leverantörsmarknad. I Sverige har frågan om arbetsrättsliga villkor i offentliga kontrakt fått ökad uppmärksamhet, och egenrapportering utgör en viktig del av den systematiska uppföljningen som säkerställer att skattemedel används ansvarsfullt.