e-Certis

e-Certis er Europakommisjonens gratis oppslagsdatabase over hvilke attester, sertifikater og andre bevis hvert EU- og EØS-land bruker i offentlige anskaffelser. Den viser hva som dokumenterer at en leverandør oppfyller kvalifikasjonskravene og ikke har en avvisningsgrunn, for eksempel betalt skatt og avgift, ingen straffedommer, ingen konkurs og gyldig forsikring. Norge er med, og databasen er særlig nyttig når du vil levere tilbud i et annet land.

Hvordan fungerer e-Certis?

Mange blander sammen tre ting som henger tett sammen:

• ESPD er egenerklæringen du leverer med tilbudet. Den er et foreløpig bevis: du bekrefter at du oppfyller kravene.
• e-Certis er katalogen. Den forteller hvilke dokumenter som brukes som endelig bevis i hvert land, og hvem som utsteder dem.
• eBevis er en norsk tjeneste der oppdragsgiver henter skatteattest, firmaattest og andre opplysninger direkte fra registrene.

Hjemmelen for e-Certis er artikkel 61 i anskaffelsesdirektivet. Medlemsstatene skal sørge for at informasjonen om bevis holdes oppdatert, og oppdragsgivere skal primært kreve de typene bevis som finnes i e-Certis. Europakommisjonen drifter databasen, mens hvert land legger inn og vedlikeholder sin egen informasjon.

Søket er gratis og åpent. Du velger land og hva du trenger bevis for, og får opp dokumentets navn, hvem som utsteder det og hvordan det tilsvarer bevis i andre land.

Et eksempel: En norsk entreprenør vil levere tilbud på en vegkontrakt for en svensk kommune. Hjemme legger hun ved skatteattest fra Skatteetaten og firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Som norsk selskap dokumenterer hun normalt med norske bevis også i Sverige, men den svenske oppdragsgiveren kjenner dem ikke. I e-Certis ser hun hva svenske leverandører vanligvis leverer, som opplysninger fra Skatteverket og registreringsbevis fra Bolagsverket, og hvilke norske dokumenter som svarer til dem. Da kan hun skaffe riktige papirer i tide og forklare oppdragsgiver hva de viser.

Hvorfor er e-Certis viktig for deg som leverandør?

Det tar tid å skaffe attester, og i en konkurranse i et annet land vet du ofte ikke hva oppdragsgiver forventer. e-Certis gir deg svaret før du leverer tilbud, ikke etter at du har vunnet og fått en kort frist til å dokumentere. Skal du i gang med konkurranser etter LOU i Sverige, udbudsloven i Danmark eller hankintalaki i Finland, er det et godt første oppslag.

Databasen hjelper deg også i dialog med oppdragsgiver. Ber de om et dokument som ikke finnes i Norge, kan du vise hva som er det norske tilsvaret. Verktøy som Cobrief hjelper deg å se hvilke krav og hvilken dokumentasjon en konkurranse ber om, slik at du vet hva du skal slå opp.

Vanlige spørsmål

Må jeg bruke e-Certis for å levere tilbud?

Nei. e-Certis er et oppslagsverk. Du leverer ikke noe der, og oppdragsgiver ber ikke om bekreftelse fra databasen.

Finnes norske dokumenter i e-Certis?

Ja. Norge er med som EØS-land, så du finner norske bevis som skatteattest og firmaattest, med informasjon om hvem som utsteder dem.

Er e-Certis det samme som ESPD?

Nei. ESPD er skjemaet du fyller ut og leverer med tilbudet. e-Certis forteller hvilke dokumenter som brukes til å bekrefte det du har svart i ESPD.

Kort sagt: e-Certis er Europas oversikt over attester og bevis. Slå opp der før du leverer tilbud i et annet land, så slipper du overraskelser når oppdragsgiver ber om dokumentasjon.