Hva er en
deklarasjon
Også kjent som: erklæring
En deklarasjon er en formell erklæring rettet mot myndigheter, der en virksomhet dokumenterer at bestemte krav er oppfylt eller gir påkrevde opplysninger. I offentlige anskaffelser dukker begrepet opp i flere sammenhenger — fra tollbehandling av importerte varer til miljødokumentasjon av produkter. Til forskjell fra en egenerklæring, som handler om å bekrefte kvalifikasjoner overfor oppdragsgiver, er en deklarasjon typisk rettet mot offentlige tilsynsmyndigheter.
Hvordan fungerer en deklarasjon?
Hvilken type deklarasjon som er relevant, avhenger av hva som anskaffes. Ved import av varer må leverandøren levere en tolldeklarasjon til Tolletaten, som dokumenterer varens opprinnelse, verdi og avgiftsforhold. Dette er særlig aktuelt i varekontrakter der produkter kjøpes fra utlandet. Tolldeklarasjonen fylles ut via enhetsdokumentet (SAD) i Tolletatens elektroniske system TVINN.
I grønne anskaffelser er miljødeklarasjonen (EPD — Environmental Product Declaration) blitt et stadig viktigere verktøy. En EPD er en tredjepartsverifisert deklarasjon i henhold til ISO 14025 som beskriver et produkts miljøpåvirkning gjennom hele livssyklusen. Oppdragsgivere kan kreve EPD som dokumentasjon i kravspesifikasjonen eller som grunnlag for tildelingskriterier knyttet til miljø.
Viktige deklarasjonstyper i anskaffelser
- Tolldeklarasjon: Påkrevd ved import av varer til Norge. Dokumenterer varens verdi, opprinnelse og avgiftsforhold overfor Tolletaten.
- Miljødeklarasjon (EPD): Tredjepartsverifisert dokumentasjon av et produkts miljøprofil. Brukes i anskaffelser for å dokumentere klimafotavtrykk og miljøprestasjon.
- Avfallsdeklarasjon: Kreves ved håndtering av farlig avfall under avfallsforskriften. Relevant i tjenestekontrakter som involverer avfallshåndtering.
Med kravet om minimum 30 prosent miljøvekting i offentlige anskaffelser har spesielt EPD fått økt betydning. Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å identifisere hvilke deklarasjoner og dokumentasjonskrav som gjelder i en konkret konkurranse.
En deklarasjon er altså ikke ett enkelt dokument, men en samlebetegnelse for formelle erklæringer som sikrer at leverandører dokumenterer etterlevelse av regelverk — enten det gjelder toll, miljø eller avfall.