Hva er
BAFO
Også kjent som: Best and Final Offer, endelig tilbud
BAFO (Best and Final Offer) er det endelige tilbudet en leverandør leverer etter gjennomførte forhandlingsrunder i en offentlig anskaffelse. Begrepet brukes internasjonalt og tilsvarer det norske regelverkets «endelig tilbud», det avsluttende steget i en konkurranse med forhandling der leverandørene inviteres til å gi sitt beste og siste bud.
Hvordan fungerer BAFO?
Etter en eller flere forhandlingsrunder setter oppdragsgiver en felles tilbudsfrist for alle gjenværende leverandørene til å levere sitt endelige tilbud. I denne fasen har leverandørene allerede mottatt tilbakemeldinger fra oppdragsgiver og fått mulighet til å forbedre løsningsforslag, priser og vilkår gjennom forhandlingene.
Det sentrale prinsippet er at det ikke er tillatt å forhandle videre etter at BAFO er levert. FOA § 23-7 fjerde ledd slår fast at endelige tilbud ikke kan forhandles om. Oppdragsgiver evaluerer dem direkte mot tildelingskriteriene og fatter tildelingen basert på det tilbudet som gir best verdi.
Viktige regler og prinsipper
- Felles frist: Alle leverandører må få samme frist for innlevering, og fristen må gi tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbudet
- Likebehandling: Alle leverandører skal ha fått tilnærmet lik mulighet til å forbedre tilbudene sine gjennom forhandlingsrundene
- Ingen videre forhandling: Etter innlevering av BAFO er forhandlingsrommet stengt, og oppdragsgiver kan kun be om avklaringer
- Bindende tilbud: BAFO er juridisk bindende og danner grunnlaget for kontraktsinngåelse
BAFO brukes ikke bare i konkurranse med forhandling, men også i konkurransepreget dialog der leverandører utvikler løsninger i dialog med oppdragsgiver før det endelige tilbudet. Verktøy som Cobrief hjelper leverandører med å oppdage relevante anbud tidlig, slik at de kan forberede seg grundig til den avgjørende tilbudsrunden.
BAFO markerer det avgjørende øyeblikket i en forhandlet anskaffelse. Et godt forberedt endelig tilbud som bygger på innsikt og tilbakemeldinger fra forhandlingene, kan være forskjellen mellom å vinne og tape kontrakten.