Anbud er toppidrett: Slik jobber Christian Martinsen med offentlige anbud

Christian Martinsen driver rådgivningsselskapet Bonka Commercial Management og har jobbet med offentlige anbud fra leverandørsiden siden 1990. Vi satte oss ned med ham for en helt praktisk gjennomgang: fra det første varselet tikker inn om morgenen, til et komplett tilbudsutkast ligger klart. Se hele gjennomgangen her:

Tre regler for godt anbudsarbeid

Før vi dykker ned i verktøyene, er det verdt å ta med seg Christians tre grunnregler. De er enkle, men de fleste som taper anbud, bryter minst én av dem.

1. Svar på det kunden ber om. Det høres opplagt ut, men det er førstebudet i offentlige anskaffelser. Tilbudet skal besvare konkurransegrunnlaget, ikke fortelle din egen historie.

2. Anbud er toppidrett. Tren på det. Å vinne anbud er en ferdighet du bygger over tid, ikke noe du improviserer deg gjennom når fristen nærmer seg.

3. Begynn tidlig. «Jeg er selv æresmedlem i Slutspurtens Venner», innrømmer Christian med et glis. Han vet hvordan det er å starte en uke før fristen: forferdelig stressende, og du mister oversikten. Det er nettopp her KI-støtten kommer inn. Du får opp et første utkast med en gang, og bruker resten av tiden på det som faktisk avgjør konkurransen, nemlig kvalitetssikring.

Anbudsdagen starter klokka syv

For Christian begynner dagen på mobilen. Hver morgen klokka syv tikker det inn en anbudsvarsling fra Cobrief. Han skummer raskt gjennom for å se om noe brenner, og setter seg deretter ned med scoringslista.

Konkurransene som passer best, ligger øverst. Treffsikkerheten styres av CPV-kodene og nøkkelordene han har lagt inn, og en hit-rate i hjørnet forteller hvor godt hver enkelt konkurranse matcher profilen hans. Finner han noe interessant, legger han det rett i vurderingsmappa.

Fra varsel til vurdering på minutter

Dagens eksempel er en rammeavtale som Kriminalomsorgsdirektoratet lyste ut 18. mai, med en ramme på 620 millioner kroner. «Her er det penger å tjene», konstaterer Christian.

Dokumentene hentes rett fra konkurransegjennomføringsverktøyet og lastes opp på sekunder. Cobrief gir umiddelbart en utvidet vurdering på toppen: hvilken avtale det er, hvilken kunde, hvilken verdi, og hvilke tildelingskriterier som gjelder. Lenger ned ligger kvalifikasjonskravene og de viktigste kontraktsvilkårene oppsummert, kort og konsist.

Egendefinerte vurderingskriterier

Her stopper ikke Christian ved standardanalysen. Han har bygget sine egne vurderingskriterier i Cobrief, basert på spørsmålene han trenger svar på hver eneste gang.

Øverst ligger en enkel strategianalyse: Hvor stor andel av rammeavtalen er egentlig IT-anskaffelser? Avtalen har seks parallelle delområder, og KI-en regner ut fordelingen basert på instruksjonene han har lagt inn. «Å få dette opp, pang, der og da, er kjempestort», sier han.

Et annet spørsmål gjelder rangeringsmekanismen. Dette er en parallell rammeavtale med mellom to og seks leverandører, og den som rangeres som nummer én, kan få en rekke direktetildelinger uten ny konkurranse. Med andre ord: det er lønnsomt å bli nummer én. Det står i dokumentet, men Christians instruksjoner løfter det frem i klartekst, med henvisninger som tar deg rett inn i riktig avsnitt.

Til slutt kjører han en go/no-go-analyse. KI-en konkluderer med en betinget go: avtalen er attraktiv, men på noen vilkår. De må ha tilstrekkelig CV-kapasitet, de må klare å prise tilbudet riktig og bærekraftig opp mot vinnersjansene, og de må håndtere noen personvernelementer. Anbefalt neste steg er å mobilisere et bid-team, starte CV-innsamling og prioritere hvilke delområder de skal gå for.

Fra beslutning til tilbudsutkast

Når beslutningen er tatt, er det å begynne på selve tilbudet, og som Christian sa innledningsvis: få opp en første versjon tidlig.

Cobrief setter opp en bid-plan automatisk. Som bid-ansvarlig fordeler Christian oppgavene på teamet og setter frister. Deretter går han inn i tilbudsrommet, der en KI-instruks øverst tar i bruk alt han allerede har matet inn: CV-er (som også kan hentes automatisk fra Flowcase), referanser, prosessbeskrivelser, skatteattest, ISO-sertifikater og andre formaliadokumenter, samlet i en kunnskapsbase.

Resultatet er at han kan ha et førsteutkast oppe få minutter etter at utlysningen kom. Cobrief har plukket ut CV-ene som passer best til oppgavene fra bid-planen, og KI-en har besvart oppgavene. Derfra jobber han videre i en full editor: redigerer, legger til seksjoner og formaterer. Kommer kunden med sin egen mal, laster han den opp og får den ferdig utfylt, med priser per delområde og konsulentoversikt. Når alt er klart, eksporterer han hele prosjektet til ferdige filer.

Et siste sjekkpunkt med KI-agenten

Til slutt har Cobrief et lite easter egg: en KI-agent du kan stille spørsmål. Christian spør rett ut: «Er alle oppgaver besvart?»

Svaret er nyttig. Selve besvarelsene og utfyllingsmalene er ferdige, men noen formaliadokumenter mangler fortsatt, blant annet en fersk skatteattest og en oppdatert kredittvurdering. Akkurat den typen detaljer som er lett å glemme, og dyrt å glemme.

Håndverket avgjør fortsatt

Det Christian demonstrerer, er ikke at KI gjør jobben for deg. Det er at KI fjerner tidstyvene, slik at du kan begynne tidlig og bruke tiden på det som faktisk vinner konkurranser. Som han har sagt før: KI kan hjelpe deg skrive et tilbud, men den kan ikke vinne konkurransen for deg.

Christian Martinsen er CEO i Bonka Commercial Management (BCM) og rådgiver for bedrifter som vil inn i det offentlige anbudsmarkedet.