Velg riktig KI-verktøy til anbudsarbeidet

Markedet for KI-verktøy til anbudsarbeid har vokst raskt de siste årene. For dere som er beslutningstakere for innkjøp hos en leverandørbedrift, er valget av verktøy en strategisk beslutning som påvirker både dataene dere håndterer, hvordan teamet jobber, og hvordan dere møter krav fra oppdragsgivere og regelverk.

Det vi ser hos leverandørene vi snakker med, er at de som har valgt riktig verktøy, har stilt noen konkrete spørsmål før de valgte. Og de som har valgt feil, har ofte ikke stilt dem. Her er sjekklisten vi pleier å anbefale.

Hva som er på spill når dere velger et KI-verktøy

Bedriftens anbuds- og tilbudsdokumenter inneholder ofte sensitiv informasjon: tekniske løsninger, prisstrategier, referanser, sikkerhetstiltak. Det dere mater inn i et KI-verktøy, blir håndtert av en ekstern aktør på en eller annen måte. Hvis håndteringen ikke er gjennomtenkt, kan dere ende opp med å dele forretningshemmeligheter eller bryte med regelverk dere selv er forpliktet til.

I tillegg er valget langsiktig. Et KI-verktøy blir raskt en sentral del av arbeidsflyten, og det kan være både kostbart og tungvint å bytte ut etter ett eller to år. Derfor er det verdt å bruke tid på vurderingen i forkant.

Datahåndtering: hva skjer med dokumentene dere laster opp?

Det første dere bør finne ut av, er hva som skjer med dataene dere mater inn i verktøyet. Konkrete spørsmål å stille leverandøren:

• Hvor lagres dataene, geografisk? Innenfor EØS, eller andre steder?
• Hvem har tilgang? Bare dere, eller også leverandøren av KI-verktøyet? Eventuelle tredjeparter?
• Brukes dataene til å trene KI-modeller, og kan dere reservere dere mot det?
• Hvor lenge lagres data, og hva skjer hvis dere avslutter avtalen?
• Hvem eier de besvarelsene og dokumentene som produseres?

Det er forskjell på en leverandør som lagrer alt i Europa og garanterer at dataene ikke brukes til trening, og en som sender dataene videre til amerikanske språkmodell-leverandører uten klare grenser. Den forskjellen kan være avgjørende for hva dere lovlig kan bruke verktøyet til.

Sikkerhet og sertifiseringer

Sertifiseringer er ikke alt, men de er en god indikator på seriøsitet. Sjekk om leverandøren har ISO 27001 (informasjonssikkerhetsstyring) eller tilsvarende, og hvordan de håndterer GDPR-samsvar. Be om en Trust Center-side eller annen sikkerhetsdokumentasjon, og les den.

Spørsmål som gir innsikt utover sertifiseringene:

• Hva er prosedyren ved et eventuelt sikkerhetsbrudd?
• Hvordan håndteres tilgangsstyring internt hos leverandøren?
• Krypteres dataene både under overføring og ved lagring?

For et eksempel på hvordan en KI-leverandør kan dokumentere dette, kan dere se Trust Center hos Cobrief. Det er en god illustrasjon av hva slags transparens dere bør forvente fra leverandørene dere vurderer.

Faglig forankring: er verktøyet bygget for anbud?

En generell chatbot (for eksempel ChatGPT) kan svare på mye, men det betyr ikke at den er dypt forankret i anbudsfaget. Det er stor forskjell på et verktøy som er bygget for offentlige anskaffelser, og ett som er en chatbot med et anbudsfilter på toppen.

Spør konkret:

• Hvor mange leverandørbedrifter bruker verktøyet til offentlige anbud?
• Hvor lenge har leverandøren av KI-verktøyet arbeidet med anbud spesifikt?
• Forstår verktøyet det norske og europeiske anskaffelsesregelverket, inkludert anskaffelsesloven og forskriftene?
• Kan dere se en demo med et reelt konkurransegrunnlag fra deres egen bransje?

Et verktøy som er bygget for anbud, kjenner språket, kravstrukturen og dokumentmønstrene. Et generelt verktøy må læres opp av dere selv hver gang.

Hallusinasjoner og kvalitetskontroll

Alle KI-modeller kan finne på ting som ikke stemmer. Spørsmålet er hva leverandøren har gjort for å redusere risikoen. Det er det dere bør be om å få vist konkret.

• Jobber verktøyet alltid mot en kunnskapsbase, eller kan det generere fritt?
• Refererer det til kilder, slik at dere kan etterprøve det som står?
• Har det innebygde kvalitetssikrings-steg som sjekker ting som krav-dekning, fakta og struktur?

En dedikert KI-bid manager med en kunnskapsbase forankrer KI-en i selskapets egne dokumenter, instrukser og tidligere besvarelser. Det reduserer hallusinasjoner fordi systemet jobber mot reelle kilder i stedet for å gjette. Den samme typen system kan også gjøre kvalitetssikring i flere lag, blant annet ved å sjekke at alle krav er dekket og at innholdet henger sammen. Det er den typen funksjonalitet dere bør se etter når dere sammenligner verktøy.

Leverandørens tilnærming og verdier

Et godt KI-verktøy er ikke nok hvis leverandøren bak ikke er til å stole på. Sjekk hvordan leverandøren snakker om sin egen tilnærming til KI.

• Er de transparente på hvilke modeller de bruker, og hvor de kjører?
• Tar de personvern på alvor, eller er det noe som "ordner seg"?
• Hvordan håndterer de risikoen for hallusinasjoner og feil?
• Bygger de produktet sitt for å løse et reelt problem, eller for å kunne kalle seg et KI-selskap?

Et eksempel på hvordan en KI-leverandør kan beskrive sin egen tilnærming, finner dere i artikkelen Vår tilnærming til KI. Den dekker datalagring i Europa, eierskap til data, kildereferanser og hvordan KI er integrert i produktet. Det kan være en god mal for hvilke spørsmål dere bør stille leverandørene dere vurderer.

Hvordan teste verktøyet før dere bestemmer dere

Demo og prøveperiode er undervurdert. Det er enklere å oppdage svakheter i et verktøy ved å bruke det på en reell konkurranse enn å lese en produktbrosjyre.

Praktiske grep dere kan gjøre:

• Be om å få teste verktøyet på et faktisk konkurransegrunnlag fra et tidligere eller eksisterende tilbud
• Sammenlign hvor mye tid dere bruker på hvert steg sammenlignet med hva dere bruker til vanlig
• Sjekk hvor mye dere må korrigere etter at KI-en har levert et utkast
• Spør om referansekunder i samme bransje, og snakk med dem direkte
• Test også støtte og oppfølging: hvor raskt får dere svar når dere har spørsmål?

Det dere ser etter, er ikke et perfekt verktøy. Det er et verktøy som passer hvordan dere faktisk jobber, med en leverandør dere kan stole på over tid.

Avslutningsvis

Valg av KI-verktøy til anbudsarbeidet er en strategisk beslutning som påvirker mer enn én enkelt konkurranse. Det handler om hvordan teamet jobber, hvordan dataene håndteres, og hvor mye dere kan stole på det som leveres ut. Bruk tid på vurderingen, still gjerne flere spørsmål enn dere tror dere trenger, og snakk med referansekunder før dere skriver under.

Vi i Cobrief tar gjerne en prat om hva som er viktig å vurdere, også om dere ikke skal velge oss. Det er bedre å hjelpe dere med å stille de riktige spørsmålene enn å selge inn et verktøy dere ikke trenger.