Slik bygger du et godt anbudsteam

De fleste leverandører som jobber med offentlige anbud har et eller annet anbudsteam, formelt eller uformelt. Det vi ser hos kundene våre er at forskjellen mellom et team som vinner konsekvent og et som leverer middels tilbud, handler om hvordan teamet er organisert.

Roller, rutiner, ansvar og kunnskap er byggesteinene. Når de mangler, blir hvert tilbud en slags brannslukning. I denne artikkelen går vi gjennom det vi ser fungerer hos leverandørene vi snakker med.

Hva et anbudsteam egentlig er

Et anbudsteam er ikke nødvendigvis en formell avdeling. I mange leverandørbedrifter er det heller et nettverk av folk som bidrar til hvert tilbud: en bid manager som koordinerer, fagspesialister som leverer innhold, en daglig leder som tar beslutningen om man skal delta, og en kvalitetssikrer som leser gjennom før det leveres.

Det viktige er ikke at det finnes en formell avdeling. Det viktige er at det finnes en klar struktur: hvem som har ansvar for hva, hvem som tar beslutningene, og hvordan informasjonen flyter mellom dem.

Det vi opplever er at de beste anbudsteamene er små og fokuserte. Det er sjelden et stort apparat. Det er ofte en bid manager med klart mandat, et knippe fagspesialister som vet hva som forventes av dem, og en beslutningstaker som er tilgjengelig når det trengs.

Rollene som må være på plass

De fleste anbudsteam trenger noen kjerneroller, uavhengig av hvor mange personer som dekker dem.

Bid manager. Den som styrer hele prosessen. Vurderer konkurransegrunnlag, koordinerer arbeidet, holder fristene og kvalitetssikrer det ferdige tilbudet. I små selskaper kan det være daglig leder; i større selskaper er det en dedikert rolle.

Fagspesialister. De som har mye kunnskap om det man skal levere. De skriver de tekniske seksjonene, leverer eksempler, og kan stå inne for det som skrives. Uten dem blir tilbudene generiske.

KAM (kundeansvarlig). Hos profesjonelle leverandører er det ofte en kundeansvarlig, eller KAM, som har en relasjon til oppdragsgiver over tid. KAM kan bidra med kontekst om innkjøperen, historikk på tidligere konkurranser, og uformell dialog som kan informere strategien. Det er sjelden KAM som skriver tilbudet, men de er en viktig kilde til innsikt.

Tilbudsforfatter. Ikke alle har en dedikert person her, men noen bør ha hovedansvaret for selve tekstarbeidet, altså struktur, redigering og rød tråd. Det kan være bid manageren selv, eller en egen rolle i større team.

Kvalitetssikrer. Noen som leser tilbudet med ferske øyne før det leveres. Helst ikke samme person som skrev det. Kan være en kollega, en ekstern, eller en kombinasjon av flere.

Beslutningstaker. Den som har mandat til å si ja eller nei til å delta, godkjenne pris, og signere tilbudet. Det er viktig at denne personen er tilgjengelig når avgjørelser må tas raskt.

Det er ikke uvanlig at samme person dekker flere roller, spesielt i mindre bedrifter. Men det er viktig at det er klart hvem som har hvilket ansvar i hver konkurranse.

Oversikt over alle aktive konkurranser

Et anbudsteam som vinner over tid, har alltid oversikt over hva som er på gang og hva som kommer. De gode bid managerne er ikke bare reaktive på konkurranser som allerede er kunngjort. De har også kontroll på hva som er på vei: hvilke kontrakter som er i ferd med å gå ut hos eksisterende leverandører, hvilke oppdragsgivere som vurderer å gå i markedet, og hvilke segmenter det er grunn til å forberede seg på. Reaktive og proaktive anbudsprosesser går side om side.

Hver enkelt konkurranse er i en eller annen fase: under vurdering, under skriving, levert, i forhandling, vunnet eller tapt.

Det vi ser hos leverandørene som lykkes, er at de har en felles oversikt over hvor hver konkurranse står. Det kan være et regneark, en tavle på veggen, eller et dedikert verktøy. Det viktige er ikke teknologien, men at det finnes ett sted å se hva som er aktivt og hvor det står.

Uten denne oversikten kan konkurranser glemmes, frister oversees, eller to personer jobbe med samme tilbud uten å vite om hverandre. Det vi opplever er at selv små team får mye verdi ut av en enkel oversikt, så lenge den oppdateres jevnlig.

Tydelig oppgavefordeling

Innenfor hver enkelt konkurranse er det mange oppgaver som må gjøres: lese konkurransegrunnlaget, vurdere kvalifikasjoner, skrive ulike deler av besvarelsen, hente referanser, sjekke pris, kvalitetssikre, levere.

Det vi ser fungerer best, er at hver oppgave har én ansvarlig og en frist. Ikke "vi må jobbe med dette", men "Per skriver seksjonen om miljø, ferdig innen onsdag". Når ansvaret er uklart, blir oppgavene gjort i siste øyeblikk eller ikke i det hele tatt.

For større tilbud kan det være verdt å bryte arbeidet ned i et oppgaveark fra start til slutt, som teamet kan jobbe seg gjennom. Det reduserer stresset i sluttfasen og gjør det enklere å se hvor det stopper opp.

Fristkalender med buffere

Alle anbudsteam jobber mot frister. Det er noe av det som skiller anbudsarbeid fra mye annet. Men det er stor forskjell på et team som har en oversiktlig fristkalender med innebygde buffere, og et team som driver med konstant brannslukning.

Det vi ser fungerer er en kalender som ikke bare viser leveringsfristen, men også interne milepæler: når førsteutkastet skal være klart, når kvalitetssikringen begynner, når den faktiske leveringen skjer. Helst med god margin før den formelle fristen.

Buffere er undervurdert. Når noe går galt, som en feil filtype, et manglende vedlegg eller en server som henger, er det forskjellen på et ferdig tilbud og et som ikke blir levert i tide.

Et strukturert datagrunnlag teamet kan bygge på

En av de største forskjellene mellom et anbudsteam som vokser i kvalitet og et som ikke utvikler seg, er hvordan kunnskap deles og gjenbrukes.

Hvert tilbud dere skriver inneholder verdifull informasjon: gode formuleringer av hva selskapet leverer, oppdaterte referanseprosjekter, ferdig kvalitetssikrede beskrivelser av hvordan dere håndterer sikkerhet, miljø eller leveranse. Hvis dette ligger spredt på filer på folks egne harddisker, må det skrives på nytt hver gang.

Det vi ser hos de beste teamene er at de har bygget et strukturert og kvalitetssikret datagrunnlag der ferdige tekster, dokumenter, referanser, caser og kundeinformasjon er samlet på ett sted. I praksis blir det ett pålitelig sted å hente fakta fra om hva selskapet kan, har gjort, og kan stå inne for. Et slikt grunnlag kalles ofte en kunnskapsbase.

Det betyr ikke at hver besvarelse blir lik. Det betyr at teamet starter hver konkurranse fra et solid grunnlag, og bruker tiden på å tilpasse i stedet for å skrive alt på nytt.

Det er også her funksjonen vår for å skrive tilbud med KI får mye av sin verdi: den jobber mot kunnskapsbasen og kan trekke ut relevant innhold for hver konkurranse, slik at teamet ikke begynner med blanke ark.

Rytme: ukentlige og månedlige rutiner

Et godt anbudsteam har en god rytme. Denne rytmen er ikke noe som settes opp én gang for så å glemmes; den krever jevnlig vedlikehold.

Det vi ser fungerer er noen faste rutiner: en kort ukentlig gjennomgang av aktive konkurranser, en månedlig vurdering av nye muligheter, og en grundigere markedsanalyse for ledelsen med faste mellomrom. Det kan høres ut som mye, men det er dette som gjør at ingenting faller mellom stolene.

I tillegg er det verdt å ha noen rutiner rundt selve anskaffelsesprosessen som teamet følger. Hvordan starter dere et nytt tilbud? Hvordan avgjøres Go/No-go? Hvem signerer på hva, og når? Rutinene gir forutsigbarhet og gjør at dere slipper å starte fra blanke ark hver gang.

KI som forsterker, ikke erstatter

Et velorganisert anbudsteam med solide rutiner får mye mer ut av KI enn et team uten struktur. Det er fordi KI forsterker eksisterende kompetanse. Den erstatter den ikke. KI fungerer best når den får bygge på en eksisterende prosess med klare roller, gode dokumenter og en disiplinert kvalitetssikring.

For et team som har kunnskapsbasen og rutinene på plass, kan KI håndtere mye av det tidkrevende arbeidet: trekke ut krav fra konkurransegrunnlag, lage førsteutkast, vurdere konkurranser i Go/No-go-fasen, og kvalitetssikre at alle krav er adressert.

Mer om hvordan KI passer inn i rollen til bid manageren kan du lese i artikkelen vår om KI-bid manageren. Vi har også skrevet om hva som skiller tilbud som vinner fra resten.

Men det er fortsatt teamet som vinner, ikke KI-en. Det er fortsatt menneskene som tar de strategiske beslutningene og eier forretningsforståelsen.

Avslutningsvis

Et godt anbudsteam blir bygget over tid. Roller, rutiner, kunnskap og rytme forsterker hverandre når de er på plass, og fra det grunnlaget blir hvert enkelt tilbud bedre.

Det vi ser er at de leverandørene som gjør det best i anbud, organiserer seg godt først. Deretter fokuserer de på verktøyene.

Vi i Cobrief tar gjerne en prat med deg om hvordan vår KI-bid manager kan bli en god løsning i deres anbuds- og tilbudsprosesser.