Avec Cobrief, Inventura peut expérimenter davantage : – Cela nous donne un avantage stratégique

Thomas Tinnesand est assis dans le bureau d'Oslo d'Inventura, sur Fridtjof Nansens Plass, avec une vue plongeante sur la place de l'hôtel de ville. Il est associé et responsable des ventes et du marketing, et il pointe en direction de l'hôtel de ville.

Thomas Tinnesand, associé et responsable des ventes et du marketing chez Inventura.

– C'est presque symbolique de pouvoir regarder directement l'un des bâtiments publics les plus emblématiques du pays. Une grande partie de notre travail consiste justement à comprendre comment fonctionne le secteur public, et comment naviguer dans les appels d'offres publiés, dit-il.

Au bureau de Stavanger se trouve son collègue Karl Sletbakk, juriste et bid manager pour le secteur public.

C'est lui qui voit en premier les appels d'offres arriver. Chaque jour, il est responsable d'identifier les nouvelles consultations, de les évaluer et de les transmettre dans l'organisation.

Karl Sletbakk, juriste et bid manager pour le secteur public chez Inventura.

– Nous soumettons bien plus d'une centaine d'offres par an et évaluons peut-être trois fois plus de consultations. Il est alors absolument essentiel d'avoir des processus et des outils qui rendent le travail plus efficace, dit-il.

Accompagner les autres dans leurs appels d'offres

Inventura est aujourd'hui l'un des cabinets de conseil les plus expérimentés de Norvège dans le domaine des achats et des marchés publics.

L'entreprise accompagne notamment les acheteurs publics dans l'analyse des besoins, les stratégies de mise en concurrence et les documents contractuels, et pilote les processus d'appel d'offres de bout en bout.

Elle aide en parallèle les fournisseurs privés à naviguer sur le marché des appels d'offres publics, un univers que beaucoup perçoivent comme à la fois exigeant et opaque.

– Nous menons de grands appels d'offres pour le compte d'acheteurs, mais nous participons aussi nous-mêmes quand le secteur public sollicite une assistance en matière d'achats. Cela nous donne une compréhension unique des mécanismes du marché, et nous permet d'aider nos clients à mieux livrer, dit Tinnesand.

Cobrief a été un game changer

Pour Tinnesand comme pour Sletbakk, l'introduction de Cobrief marque un avant et un après clair dans leur façon de travailler les appels d'offres.

Auparavant, ils devaient se rendre par exemple sur Doffin, ouvrir des documents et lire plusieurs pages pour comprendre de quoi parlait réellement une consultation.

Aujourd'hui, ils reçoivent tout directement dans leur boîte de réception. Cobrief extrait les paramètres clés tels que le périmètre, les exigences, la durée, la valeur et les compétences requises, et facilite considérablement l'évaluation.

– Nous avons suivi le développement de près, et quand les fonctionnalités étaient en place, le moment était venu de changer. Aujourd'hui, Cobrief fait partie intégrante de notre façon de travailler, dit Sletbakk.

Tinnesand acquiesce et ajoute :

– Le résumé nous permet de prendre une décision go/no-go en quelques minutes. Nous évitons de perdre du temps sur de fausses pistes. Cela libère de la capacité et nous permet d'investir notre énergie sur les consultations qui comptent vraiment, dit Thomas Tinnesand chez Inventura.

– Cela nous donne un avantage stratégique

Les intitulés des appels d'offres peuvent souvent être trompeurs, mais avec Cobrief, Inventura obtient le contexte nécessaire pour distinguer ce qui est pertinent de ce qui ne l'est pas.

Un exemple classique est lorsqu'il est indiqué « acquisition d'une pelleteuse ». Avant, Karl Sletbakk devait ouvrir le document d'appel d'offres pour vérifier s'il s'agissait d'acheter la machine, ce qui n'est pas pertinent, ou d'une assistance pour son acquisition, ce qui est au cœur de leur métier.

– Maintenant, je le vois dans le résumé en quelques secondes, explique Sletbakk.

L'efficacité concerne autant la qualité que la rapidité. Selon Sletbakk, Inventura économise environ quinze minutes par consultation lors du premier filtrage.

Quand l'entreprise évalue environ 300 consultations par an, cela représente près de deux semaines de travail libérées.

Pour Tinnesand, la flexibilité est tout aussi importante.

– Quand le coût d'évaluation de nouveaux marchés diminue, il devient plus facile d'expérimenter. Nous pouvons tester des domaines hors de notre zone de confort sans y consacrer beaucoup de temps. Cela nous donne un avantage stratégique.

– Un bénéfice pour toute la société

En tant que cabinet de conseil, Inventura a accumulé une connaissance approfondie des appels d'offres privés comme publics. Tinnesand et Sletbakk partagent volontiers leurs expériences avec ceux qui souhaitent réussir sur un marché exigeant.

– Lisez attentivement les exigences formelles. Sur le marché privé, on peut parfois s'en sortir avec des écarts, mais dans les appels d'offres publics, vous risquez d'être écarté, dit Tinnesand.

Sletbakk acquiesce.

– Beaucoup sous-estiment le temps nécessaire pour produire une bonne offre. Il ne suffit pas d'utiliser une présentation standard que l'on enverrait à un client privé. Vous devez disposer de systèmes qualité, de documentation, et adapter chaque offre à la consultation concernée. Si vous ne prenez pas cela au sérieux, vous restez sur la touche.

Pour les deux, il est clair que des outils comme Cobrief facilitent l'entrée sur ce marché.

– Les acheteurs publics veulent de la concurrence. Quand les fournisseurs détectent et comprennent plus facilement les appels d'offres, ils reçoivent davantage de bonnes offres. C'est sans aucun doute un bénéfice pour la société, dit Tinnesand.