Des semaines aux heures : – Le travail d'appel d'offres n'est plus un gouffre de temps

– Nous sommes partout, sans que personne ne le sache vraiment. C'est le client qui doit briller, pas nous, dit le directeur général d'Eurosign, Marius Barhaugen.

Il présente fièrement le showroom du siège situé près d'Oslo. Des enseignes de toutes tailles, couleurs et formes pour Telenor, Synsam, Apotek 1 et Narvesen, et bien d'autres.

L'iconique enseigne Freia sur Karl Johan. Des enseignes dans les parcs et autres lieux similaires, par et pour la municipalité d'Oslo. Tout est produit, distribué et installé par Eurosign.

Eurosign est à la pointe et adopte de nouvelles solutions technologiques pour travailler mieux et plus intelligemment, mais en ce qui concerne les enseignes, beaucoup de choses restent les mêmes.

– Nous utilisons la technologie pour gagner en efficacité et libérer du temps, mais pas au détriment des enseignes elles-mêmes. Elles sont et restent un travail manuel artisanal. Ce n'est pas là que nous devons faire des économies, bien au contraire.

– Nous voulons utiliser le temps libéré pour mettre encore plus de soin et de qualité dans chaque enseigne. Les enseignes sont notre produit phare, et elles doivent répondre aux plus hauts standards, dit Barhaugen. Photo : Eurosign

Les marchés publics n'ont pas suivi leur époque

Eurosign est le plus grand acteur scandinave dans le domaine de la signalétique. Le groupe, qui réalise un chiffre d'affaires annuel d'environ 200 millions de couronnes en Norvège et en Suède, compte plus de 50 collaborateurs.

Lorsque Barhaugen a pris ses fonctions de directeur général en janvier 2025, il avait derrière lui une vaste expérience de direction dans l'industrie, le private equity et les entreprises familiales.

Les appels d'offres lui sont familiers : ils ont été un fil conducteur tout au long de sa carrière.

– Même si beaucoup de choses ont changé, les marchés publics restent ce qu'ils ont toujours été. Mêmes exigences, mêmes documents et souvent une bonne dose de subjectivité dans les critères d'attribution. Le secteur public a tout simplement un grand potentiel d'amélioration, dit Barhaugen.

Il pointe en particulier la manière dont les exigences de « prix unitaires » sur des produits complexes obligent les fournisseurs à intégrer le risque dans leurs prix, ce qui en pratique fait grimper la facture finale pour les communes.

– Si l'on utilisait davantage des appels d'offres spécifiques et ciblés, on pourrait obtenir à la fois une meilleure qualité et un meilleur prix. Beaucoup d'acteurs du secteur public auraient intérêt à mieux comprendre comment cela fonctionne réellement chez les fournisseurs, dit-il.

Eurosign livre beaucoup de signalétique au secteur public. L'État comme les communes ont besoin d'enseignes dans les espaces publics, y compris parcs, crèches, écoles, piscines, pour n'en citer que quelques-uns.

De plusieurs semaines de travail aux heures

Mais une chose a changé : le temps nécessaire pour soumettre une offre. Là où Eurosign mettait auparavant des semaines pour une seule candidature, cela peut prendre aujourd'hui des jours, ou seulement quelques heures. La raison ? Cobrief.

Barhaugen utilise l'outil depuis le début de l'année 2025.

– Les marchés publics restent très semblables, mais on peut maintenant les traiter de manière rapide et efficace, dit Barhaugen.

Au lieu d'embaucher un bid manager dédié, lui et son équipe gèrent le travail eux-mêmes. Il estime que c'est tout à fait possible.

– Je suis sur Cobrief plusieurs fois par semaine, et je fais beaucoup du travail moi-même avec d'autres. C'est tellement efficace que nous économisons à la fois du temps et un poste à temps plein. Cela représente à lui seul une économie de bien plus d'un million de couronnes par an, tous coûts compris, dit-il.

– J'ai été rapidement convaincu. Cobrief vous donne une vue d'ensemble des nouveaux appels d'offres, analyse les documents et en extrait l'essentiel, dit Barhaugen.

– Le travail d'appel d'offres ne doit pas être un gouffre de temps

Barhaugen met particulièrement en avant la fonction brief, qui extrait l'essentiel de dossiers de consultation volumineux, ce qui évite de devoir lire plusieurs centaines de pages.

– On voit rapidement ce qui compte et comment il faut répondre. Cela rend le processus plus ciblé et bien moins chronophage. Cela améliore aussi le flux et la qualité de nos livraisons. Quand la qualité est élevée, nos chances de gagner augmentent.

Cobrief est aujourd'hui utilisé pour gérer aussi bien les appels d'offres publics que privés, et fait partie intégrante de la stratégie d'Eurosign pour travailler plus intelligemment.

– L'outil facilite la compréhension des exigences et l'évaluation de notre participation. Il nous donne aussi de la flexibilité, et la liberté de prioriser plus intelligemment nos ressources, dit Barhaugen.

Il est clair sur un point : la technologie ne doit pas être un gadget, elle doit être orientée solutions et apporter des avantages. Eurosign s'est donné pour objectif d'être parmi les meilleurs du secteur en matière d'efficacité et de technologie.

– Le travail d'appel d'offres n'est plus un gouffre de temps. Il doit être un avantage concurrentiel. Et il le devient, si vous avez les bons outils, dit Marius Barhaugen.