Mikä on
yhteishankintasopimus
Tunnetaan myös nimellä: yhteishankintatoimi
Yhteishankintasopimus on sopimus, jossa yksi hankintayksikkö toteuttaa hankinnan useiden julkisten tahojen puolesta. Kaikki osallistujat sitoutuvat hankkimaan sopimuksesta, kun se kattaa heidän tarpeensa. Tavoitteena on yhdistää ostovoima parempien hintojen, korkeamman laadun ja tehokkaampien hankintaprosessien saavuttamiseksi.
Miten yhteishankintasopimus toimii?
Yhteishankintasopimus syntyy, kun useat julkiset tahot sopivat yhteishankinnoista tietyssä tuotekategoriassa, kuten toimistotarvikkeet, siivouspalvelut tai lääkkeet. Yksi taho vastaa hankintamenettelyn toteuttamisesta, kun taas muut sitoutuvat sopimuksen käyttöön allekirjoittamalla liittymisilmoituksen.
Käytännössä yhteishankintasopimus toimii kuten puitesopimus, joka kattaa useita organisaatioita. Jokainen osallistuja allekirjoittaa oman sopimuksensa valitun toimittajan kanssa ja vastaa omalta osaltaan sopimusvalvonnasta. Itse hankintaprosessia hallinnoi koordinoiva taho.
Yhteishankintasopimuksen edut
- Mittakaavaedut: suurempi volyymi antaa vahvemman neuvotteluaseman ja johtaa tyypillisesti alhaisempiin hintoihin
- Resurssisäästöt: osallistujien ei tarvitse toteuttaa omia hankintaprosessejaan jokaiselle tarpeelle
- Korkeampi ammattimaisuus: koordinoivalla taholla on yleensä erikoistunutta hankintaosaamista
- Yksinkertaistaminen toimittajille: vähemmän rinnakkaisia kilpailutuksia, joten toimittajat voivat keskittää resurssinsa yhteen prosessiin
EU-direktiivin 2014/24/EU (artiklat 37-39) mukaan hankintayksiköt voivat toteuttaa yhteishankintoja ja käyttää yhteishankintayksiköitä ostotoiminnan koordinointiin. Suomessa yhteishankinnoista vastaa erityisesti Hansel Oy valtion yhteishankintayksikkönä ja KL-Kuntahankinnat Oy kuntien puolesta. Työkalut kuten Cobrief auttavat toimittajia löytämään ja seuraamaan yhteishankintasopimuksia niiden julkaisemisen yhteydessä.
Yhteishankintasopimus on tärkeä väline julkisten hankintojen tehostamisessa. Yhdistämällä volyymia ja osaamista osallistujat saavuttavat paremmat ehdot samalla, kun avoimet hankintailmoitukset varmistavat reilun kilpailun säilymisen.