Mitä on
toimittajien valinta
Tunnetaan myös nimellä: ehdokkaiden valinta, karsinta
Toimittajien valinta on prosessi, jossa hankintayksikkö rajaa soveltuvien ehdokkaiden joukon rajoitettuun määrään, jotka kutsutaan jättämään tarjouksia. Se on keskeinen vaihe rajoitetuissa hankintamenettelyissä, joissa kaikki kiinnostuneet talouden toimijat eivät osallistu tarjousvaiheeseen.
Miten toimittajien valinta toimii?
Prosessi etenee kahdessa vaiheessa. Ensin hankintayksikkö arvioi, täyttävätkö ehdokkaat soveltuvuusvaatimukset, kuten taloudellisen tilanteen, teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen kokemuksen. Soveltuvien joukosta hankintayksikkö valitsee ennalta määriteltyjen valintakriteerien perusteella rajatun joukon.
Valintakriteerien on oltava objektiivisia, syrjimättömiä ja todennettavissa. Hankintayksikkö voi valita ehdokkaat, joilla on parhaat kokonaispätevyydet kyseiseen hankintaan, tai pyrkiä yhdistelmään, joka varmistaa vahvan kilpailudynamiikan, esimerkiksi valitsemalla eri kokoisia yrityksiä.
Milloin toimittajien valintaa käytetään?
Toimittajien valintaa sovelletaan seuraavissa EU:n ja ETA:n julkisten hankintojen menettelyissä:
- Rajoitettu menettely - vähintään 5 ehdokasta
- Neuvottelumenettely - vähintään 3 ehdokasta
- Innovaatiokumppanuus - vähintään 3 ehdokasta
- Kilpailullinen neuvottelumenettely - vähintään 3 ehdokasta
Nämä vähimmäismäärät on asetettu EU:n hankintadirektiivin 2014/24/EU 65-66 artikloissa. Hankintayksikkö voi määritellä vaihteluvälin, esimerkiksi 5-7 ehdokasta, eikä sen tarvitse valita enimmäismäärää, kunhan päätös on objektiivisesti perusteltu.
Hankintayksikön on ilmoitettava viipymättä ehdokkaille, joita ei valittu, ja annettava lyhyt perustelu. Cobrief auttaa toimittajia seuraamaan rajoitettuja menettelyjä ja valmistelemaan dokumentaation, joka vahvistaa mahdollisuuksia tulla valituksi tarjouskilpailuun.
Toimittajien valinta tasapainottaa tehokkuuden ja kilpailun. Rajaamalla tarjoajien määrää hankintayksiköt vähentävät tarjousten arvioinnin kuormitusta, kun taas toimittajat hyötyvät paremmista mahdollisuuksista, kun kilpailijoita on vähemmän.