Mikä on
toiminnallinen määrittely
Tunnetaan myös nimellä: suorituskykymäärittely, tulosperusteinen määrittely
Toiminnallinen määrittely on vaatimusmäärittely, jossa hankintayksikkö kuvaa mitä toimituksen on saavutettava, halutut tulokset ja vaikutukset, sen sijaan että määrättäisiin miten toimittajan tulisi toteuttaa ratkaisu. Tämä lähestymistapa eroaa yksityiskohtaisesta eritelmästä, joka eksplisiittisesti määrittelee tekniset ratkaisut, materiaalit ja menetelmät. EU:n hankintadirektiivin 2014/24/EU (42 artikla) mukaan toiminnalliset eritelmät ovat suositeltu tapa muotoilla vaatimukset julkisissa hankinnoissa.
Miten toiminnallinen määrittely toimii?
Hankintayksikkö muotoilee tarpeensa mitattavina tuloksina yksityiskohtaisten kuvausten sijaan. Sen sijaan, että vaadittaisiin "ilmanvaihtojärjestelmä kolmella 50 kW:n yksiköllä", tarjouspyynnössä voidaan määritellä "sisäilmasto, jossa lämpötila 20-22 celsiusastetta ja CO2-pitoisuus alle 800 ppm". Toimittajat ehdottavat sitten teknistä ratkaisua, joka täyttää nämä kriteerit.
Milloin toiminnallista määrittelyä tulisi käyttää?
- Monimutkaiset hankinnat joissa tarve voidaan täyttää useilla eri ratkaisuilla
- Innovatiiviset hankinnat joissa hankintayksikkö hakee uusia ratkaisuja markkinoilta
- Vihreät hankinnat joissa ympäristökriteerit kuten "nollapäästöt" tai "matala energiankulutus" ovat keskeisiä
- Palvelusopimukset joissa tulos merkitsee enemmän kuin menetelmä
Yksityiskohtainen eritelmä voi olla tarkoituksenmukaisempi standardoiduille valmiille tuotteille, joissa ratkaisu on jo tunnettu.
Riskin jakautuminen
Keskeinen ero yksityiskohtaisiin eritelmiin on riskin siirtymisessä: kun hankintayksikkö kuvaa tarpeen ja tarkoituksen, toimittaja kantaa riskin siitä, että ratkaisu todella täyttää vaatimuksen. Yksityiskohtaisissa eritelmissä hankintayksikkö kantaa riskin siitä, että määritelty ratkaisu saavuttaa halutun tuloksen. Cobrief auttaa toimittajia analysoimaan toiminnallisia määrittelyjä nopeasti ja ymmärtämään, mitä tuloksia hankintayksikkö odottaa.
Toiminnallinen määrittely antaa toimittajille vapauden hyödyntää asiantuntemustaan ja luovuuttaan, mikä johtaa usein parempiin ratkaisuihin ja matalampiin elinkaarikustannuksiin. Hankintayksiköille se on avain varmistamaan, että hankinta ratkaisee todellisen tarpeen pelkkien teknisten vaatimusten täyttämisen sijaan.