tarjousten arviointi

Tarjousten arviointi on prosessi, jossa hankintayksikkö arvioi ja asettaa paremmuusjärjestykseen jätetyt tarjoukset parhaan toimittajan löytämiseksi julkisessa hankinnassa. Prosessi alkaa tarjousten jättämisen määräajan umpeuduttua ja päättyy hankintapäätökseen.

Miten tarjousten arviointi toimii?

Arviointi noudattaa rakenteellista järjestystä. Ensin hankintayksikkö tarkistaa, että toimittajat täyttävät soveltuvuusvaatimukset. Ne, jotka eivät täytä vaatimuksia, suljetaan pois. Jäljelle jääneet tarjoukset arvioidaan kahdessa vaiheessa:

1. Vaatimustenmukaisuustarkistus: jokainen tarjous tarkistetaan hankinta-asiakirjojen pakollisia vaatimuksia vasten. Olennaisesti poikkeavat tarjoukset on hylättävä.
2. Pisteytys vertailuperusteiden mukaan: vaatimustenmukaiset tarjoukset asetetaan paremmuusjärjestykseen julkaistujen vertailuperusteiden ja niiden painotusten mukaisesti. Hankintayksikkö valitsee kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen.

EU:n hankintadirektiivin 2014/24/EU (67 artikla) mukaan sopimukset on tehtävä kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella. Direktiivi ei määrää tiettyä arviointimallia, vaan hankintayksiköt valitsevat menetelmänsä vapaasti, kunhan se on ilmoitettu tarjouspyynnössä ja sitä sovelletaan johdonmukaisesti.

Arviointimallit käytännössä

Kaksi yleisintä lähestymistapaa ovat:

• Pisteytys: hinta- ja laatukriteerit muunnetaan pisteiksi. Korkeimman kokonaispistemäärän saanut tarjous voittaa. Mallit voivat olla absoluuttisia (kiinteät vertailuarvot) tai suhteellisia (paras tarjous määrittää asteikon).
• Laadun hinnoittelu: laatuerot muunnetaan rahalliseksi arvoksi, joka oikaisee tarjoushintaa tuottaen "arvioidun hinnan", jossa alhaisin voittaa.

Yleinen virhe on, etteivät arvioijat käytä koko pisteytysasteikkoa laatua arvioidessaan. Tämä painaa laatupisteet kasaan ja antaa hinnalle suhteetonta vaikutusvaltaa. Cobrief auttaa toimittajia ymmärtämään kilpailun arviointirakenteen ja kohdentamaan tarjouksen paremmin.

Tarjousten arviointi on jokaisen tarjouskilpailun ydin. Se määrittää, kuka voittaa sopimuksen. Läpinäkyvä arviointiprosessi varmistaa, että paras tarjous menestyy ja kaikkia tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti.