Mikä on
sopimusstrategia
Tunnetaan myös nimellä: hankintastrategia
Sopimusstrategia on suunnitelma, joka määrittelee, miten hankinta rakennetaan ja hallitaan sopimuksellisesti. Sopimusstrategia keskittyy konkreettiseen sopimussuunnitteluun tiettyä hankintaa varten, mukaan lukien sopimustyyppi, osiin jakaminen, riskienjako ja hinnoittelumalli.
Miten sopimusstrategia toimii?
Sopimusstrategia laaditaan suunnitteluvaiheen alkuvaiheessa, tyypillisesti markkinavuoropuhelun rinnalla. Strategian tulisi olla valmis ennen tarjouspyynnön laatimista. Prosessi alkaa hankinnan tarpeiden, monimutkaisuuden ja riskiprofiilin analysoinnilla ja johtaa konkreettisiin päätöksiin sopimusten rakenteesta.
Käytännössä tämä tarkoittaa keskeisiin kysymyksiin vastaamista: Tulisiko toimitus jakaa useisiin osiin vai koota yhteen sopimukseen? Tulisiko toimittajan vastata sekä suunnittelusta että toteutuksesta? Tulisiko hinnan olla kiinteä vai kustannusperusteinen? Miten riskit jaetaan hankintayksikön ja toimittajan välillä? EU:n hankintadirektiivin 2014/24/EU mukaan hankintayksiköitä kannustetaan harkitsemaan sopimusten jakamista osiin pk-yritysten osallistumisen helpottamiseksi.
Sopimusstrategian keskeiset elementit
Tehokas sopimusstrategia käsittelee seuraavat osa-alueet:
- Sopimustyyppi: Kiinteähintainen, yksikköhintainen, kustannusperusteinen tai hybridimalli
- Osiin jakaminen: Toimituksen jakaminen useisiin osiin tai yhdistäminen yhdeksi sopimukseksi
- Riskienjako: Mitkä riskit kuuluvat hankintayksikölle ja mitkä toimittajalle
- Kannustinmekanismit: Bonukset, sanktiot tai muut mekanismit, jotka kannustavat haluttuun suoritukseen
- Sopimusehdot: Yleisten sopimusehtojen tai räätälöityjen ehtojen valinta
Sopimusstrategian on oltava linjassa sovellettavien hankintasäännösten ja valitun hankintamenettelyn kanssa. Cobrief auttaa toimittajia ymmärtämään, miten hankintayksiköt rakentelevat sopimuksiaan, ja valmistelemaan vahvempia tarjouksia.
Huolellisesti laadittu sopimusstrategia luo perustan koko hankintaprosessille. Oikeat päätökset varhaisessa vaiheessa johtavat parempaan kilpailuun, selkeämpään vastuunjakoon ja tehokkaampaan sopimusseurantaan koko sopimuskauden ajan.