Mikä on
sopimushallintavastaava
Tunnetaan myös nimellä: sopimusvastaava, sopimuspäällikkö
Sopimushallintavastaava on henkilö, joka vastaa julkisen sopimuksen valvonnasta sen jälkeen, kun hankintayksikkö ja toimittaja ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Vaikka sopimuksen tekeminen käynnistää yhteistyön, juuri sopimushallintavastaava varmistaa, että sopimus tuottaa todellista arvoa koko kestonsa ajan.
Miten sopimushallintavastaavan rooli toimii?
Kun tarjouskilpailu on päättynyt ja sopimus allekirjoitettu, vastuu siirtyy hankinta-asiantuntijalta sopimushallintavastaavalle. Prosessi alkaa tyypillisesti aloituskokouksella, jossa toimittaja, ostaja ja keskeiset sidosryhmät käyvät läpi sopimuksen ja selventävät vastuut. Tämän jälkeen sopimushallintavastaava laatii riskiarvioinnin ja tunnistaa alueet, jotka vaativat erityistä seurantaa.
Päivittäin sopimushallintavastaava tarkistaa, että toimittaja toimittaa oikean laadun ajallaan, käsittelee poikkeamat ja reklamaatiot sekä varmistaa, että loppukäyttäjät organisaatiossa ovat saaneet asianmukaisen koulutuksen. Puitesopimuksissa tähän voi kuulua myös tilausten koordinointi ja sopimusehtojen noudattamisen valvonta.
Miksi sopimushallintavastaava on tärkeä?
Tehokas sopimushallinta on välttämätöntä minkä tahansa hankinnan arvon toteutumiseksi. Ilman asianmukaista seurantaa hankintayksiköt riskoivat saavansa toimituksia, jotka eivät vastaa sovittua, mikä EU:n hankintadirektiivin 2014/24/EU (artikla 72) mukaan voi merkitä laitonta sopimusmuutosta, jos muutokset ovat olennaisia.
Sopimushallintavastaavan keskeiset vastuut:
- Toimitusvaatimusten ja vaatimusmäärittelyn mukaisten ehtojen todentaminen
- Työ-, terveys- ja turvallisuusvelvoitteiden sekä oppisopimusvaatimusten seuranta
- Poikkeamien, reklamaatioiden ja eskalaation hallinta
- Opittujen asioiden dokumentointi tulevia hankintoja varten
- Sopimusmuutosten pysyminen lainsäädännön puitteissa
Cobrief auttaa toimittajia pysymään ajan tasalla sopimusten määräajoista ja toimitusvaatimuksista, mikä sujuvoittaa yhteistyötä hankintayksikön kanssa.
Euroopan komission ProcurCompEU-osaamiskehys tunnustaa sopimushallinnan yhdeksi julkisten hankintojen ammattilaisten ydinosaamisalueista. EU:n ja ETA:n jäsenvaltioissa korostetaan yhä enemmän tämän toiminnon ammattimaistamista erillisten sopimushallintavastaavien avulla.