Mitä tarkoittaa
sopimuksen tekeminen
Tunnetaan myös nimellä: sopimuksen solmiminen, hankintasopimuksen allekirjoittaminen
Sopimuksen tekeminen on muodollinen vaihe, joka päättää tarjouskilpailun ja jossa hankintayksikkö ja valittu toimittaja allekirjoittavat sitovan sopimuksen. Tämä on merkittävä hetki, joka käynnistää osapuolten välisen yhteistyön.
Miten sopimuksen tekeminen etenee?
Ennen varsinaista allekirjoitusta useita tärkeitä vaiheita on suoritettava:
- Hankintayksikkö lähettää kaikille osallistuneille tarjoajille hankintapäätöksen siitä, kuka on voittanut kilpailun.
- Odotusajan (vähintään 14 päivää EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa) on kuluttava ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tämä antaa muille tarjoajille mahdollisuuden valittaa päätöksestä, jos he katsovat sen virheelliseksi.
- Odotusajan jälkeen sopimus voidaan allekirjoittaa. Sopimus katsotaan syntyneeksi vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
Keskeiset huomiot sopimuksen tekemisessä
Osapuolten on otettava huomioon useita seikkoja:
- Hankintailmoitus: EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa sopimuksen tekemisestä on julkaistava jälki-ilmoitus TED-tietokannassa.
- Dokumentointi: Kaikki sopimuksen olennaiset näkökohdat on dokumentoitava kirjallisesti.
- Sopimusehdot: Ne eivät saa poiketa olennaisesti siitä, mitä tarjouspyynnössä on ilmoitettu.
Cobrief auttaa toimittajia pitämään kirjaa tärkeistä määräajoista ja vaatimuksista sopimuksen tekemiseen liittyen, jotta muodolliset vaatimukset eivät jää huomioimatta.
Kun sopimus on allekirjoitettu, osapuolet ovat sidottuja sopimukseen ja työ voi alkaa. Hyvä dokumentaatio ja selkeät sopimukset ovat tärkeitä väärinkäsitysten välttämiseksi. On myös viisasta luoda vakiintuneet menettelyt sopimusseurantaa varten koko sopimuskauden ajaksi.