riskienhallinta

Riskienhallinta julkisissa hankinnoissa on järjestelmällinen prosessi, jolla tunnistetaan, arvioidaan, lievennetään ja seurataan riskejä, jotka voivat vaikuttaa hankintaan kielteisesti. Ajattele sitä järjestelmällisenä katsauksena kaikkeen, mikä voi mennä vikaan, yhdistettynä konkreettiseen suunnitelmaan kunkin mahdollisen ongelman käsittelemiseksi. EU:ssa ja ETA-alueella riskienhallintaa pidetään olennaisena osana hankinnan suunnittelua, ja se jatkuu koko sopimuksen toteutuksen ajan.

Miten riskienhallinta toimii?

Hankintojen riskienhallinta noudattaa tyypillisesti neljää vaihetta. Ensin hankintayksikkö määrittelee hankinnan selkeät tavoitteet ja kriittiset menestystekijät, sillä ilman määriteltyjä tavoitteita on mahdotonta arvioida, mikä muodostaa todellisen riskin. Seuraavaksi tunnistetaan mahdolliset riskit, kuten viivästynyt toimitus, riittämätön markkinakapasiteetti tai menettelyvirheet tarjouspyynnössä.

Kolmannessa vaiheessa riskit luokitellaan todennäköisyyden ja vaikutuksen mukaan, usein riskimatriisin avulla. Korkean todennäköisyyden ja vakavan vaikutuksen riski vaatii välitöntä toimintaa, kun taas matalan todennäköisyyden riski voidaan hyväksyä tai seurata. Lopuksi kehitetään yksityiskohtaiset lieventämistoimet ja nimetään vastuuhenkilöt jatkuvaan seurantaan koko hankinnan elinkaaren ajan.

Yleisiä riskejä julkisissa hankinnoissa

Riskejä voi syntyä hankinnan jokaisessa vaiheessa:

• Epäselvät vaatimusmäärittelyt, jotka johtavat virheellisiin toimituksiin tai odottamattomiin kustannuksiin
• Toimittajan epäonnistuminen tai kapasiteettiongelmat alihankkijoiden keskuudessa
• Hintavaihtelut ja valuuttamuutokset, jotka vaikuttavat sopimuksen talouteen
• Menettelyvirheet, jotka voivat johtaa peruutukseen tai oikeudellisiin haasteisiin
• Vastuullisuusvaatimusten tai ihmisoikeusvelvoitteiden noudattamatta jättäminen toimitusketjussa

EU-direktiivi 2014/24/EU ei määrää tiettyä riskienhallintamenetelmää, mutta riskiarviointi on sisäänrakennettu koko direktiiviin suunnittelusta toimittajan valintaan ja sopimusvalvontaan. ISO 31000 ja COSO ERM ovat laajalti tunnustettuja kehyksiä, joita monet julkisen sektorin organisaatiot käyttävät. Työkalut kuten Cobrief voivat auttaa toimittajia ymmärtämään tulevien kilpailujen riskimaisemaa ja räätälöimään tarjouksiaan sen mukaisesti.

Riskienhallinta ei ole kertaluonteinen harjoitus, vaan jatkuva prosessi, jota tulisi päivittää aina merkittävien muutosten yhteydessä. Järjestelmällisellä riskienhallinnalla hankintayksiköt ovat huomattavasti paremmassa asemassa saavuttaakseen hankinnan tavoitteet ja välttääkseen kalliita virheitä.