Mikä on
tarjouspyyntö (RFP)
Tunnetaan myös nimellä: RFP, Request for Proposal
Tarjouspyyntö (RFP, Request for Proposal) on muodollinen asiakirja, jolla ostaja tai hankintayksikkö kutsuu toimittajia jättämään yksityiskohtaisia ehdotuksia tavaroista, palveluista tai ratkaisuista. Toisin kuin yksinkertainen tarjouspyyntö (RFQ), joka keskittyy lähinnä hintaan, RFP arvioi ehdotuksia useiden perusteiden mukaan, mukaan lukien ratkaisutapa, laatu ja kustannukset. Termiä käytetään laajasti sekä julkisissa että yksityisissä hankinnoissa maailmanlaajuisesti.
Miten RFP toimii?
Prosessi alkaa, kun ostaja laatii RFP-asiakirjan, jossa kuvataan tarve, laajuus, vaatimukset ja arviointiperusteet. Toimittajia kutsutaan jättämään ehdotuksensa asetettuun määräaikaan mennessä. Tyypillinen RFP sisältää:
- Tarpeen kuvaus: mitä ostaja pyrkii saavuttamaan
- Laajuus ja vaatimukset: tekniset ja toiminnalliset eritelmät
- Arviointiperusteet: miten ehdotukset pisteytetään ja painotetaan
- Aikataulu: keskeisten vaiheiden päivämäärät
- Sopimusehdot: sopimuksen puitteet
RFP:n keskeinen piirre on, että toimittajia kannustetaan ehdottamaan omia ratkaisujaan sen sijaan, että he vain hinnoittelisivat ennalta määritellyn eritelmän. Tämä antaa ostajalle pääsyn laajempaan valikoimaan lähestymistapoja ja innovaatioita.
RFP EU:n ja ETA:n julkisissa hankinnoissa
EU:n hankintalainsäädäntö direktiivin 2014/24/EU mukaisesti ei käytä termiä "RFP". Sen sijaan se määrittelee muodolliset menettelyt kuten avoimen menettelyn, rajoitetun menettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn. Tarjouspyyntöasiakirjat, jotka sisältävät vaatimusmäärittelyn, soveltuvuusvaatimukset ja vertailuperusteet, palvelevat samaa tarkoitusta kuin yksityisen sektorin RFP.
Kilpailullinen neuvottelumenettely on erityisen lähellä RFP-konseptia, sillä se kutsuu toimittajia ehdottamaan ratkaisuja jäykkiin eritelmiin vastaamisen sijaan. Työkalut kuten Cobrief voivat auttaa toimittajia löytämään olennaiset mahdollisuudet ja arvioimaan, mitä niistä kannattaa tavoitella.
RFP:ssä on pohjimmiltaan kyse parhaan ratkaisun löytämisestä, ei vain halvimman. Kutsumalla toimittajia ehdottamaan omia lähestymistapojaan ostaja saa pääsyn innovaatioon ja asiantuntemukseen, jota pelkkä jäykkä eritelmä ei tuottaisi.