Mikä on
RFI
Tunnetaan myös nimellä: Request for Information, tietopyyntö
RFI (Request for Information) on kirjallinen asiakirja, jonka hankintayksikkö julkaisee kerätäkseen tietoa potentiaalisilta toimittajilta ennen muodollisen hankintamenettelyn käynnistämistä. RFI ei ole tarjouskilpailu, vaan markkinatutkimustyökalu parempien hankintapäätösten valmistelemiseksi.
Miten RFI toimii?
RFI lähetetään tyypillisesti laajalle joukolle toimittajia standardoiduilla kysymyksillä kyvykkyyksistä, ratkaisuista ja kokemuksesta. Ajattele sitä rakenteellisena markkinakartoituksena: ostaja kuvaa tarpeensa yleisellä tasolla ja pyytää toimittajia vastaamaan kirjallisesti. Vastauksia käytetään parempien vaatimusmäärittelyjen ja tarjouspyyntöjen kehittämiseen, ei voittajan valitsemiseen.
EU-lainsäädännössä RFI kuuluu direktiivin 2014/24/EU artiklan 40 piiriin, joka koskee alustavaa markkinakartoitusta. Säännös sallii nimenomaisesti hankintayksiköiden konsultoida markkinoita ennen hankinnan käynnistämistä edellyttäen, ettei prosessi vääristä kilpailua eikä riko syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteita. RFI voidaan julkaista TED-tietokannassa tai kansallisilla hankintaportaaleilla, kuten Suomen HILMA-portaalissa, laajan markkinaosallistumisen varmistamiseksi.
RFI, RFP ja RFQ: mikä on ero?
RFI on yksi useista pyyntötyypeistä hankintasyklissä:
- RFI (Request for Information): kerää yleistä tietoa ja markkinanäkemystä, käytetään prosessin alkuvaiheessa
- RFP (Request for Proposal): pyytää yksityiskohtaisia ratkaisuehdotuksia hinnoitteluineen, käytetään kun tarpeet on määritelty
- RFQ (Request for Quotation): pyytää hintatarjouksia määritellyille tavaroille tai palveluille, käytetään kun vaatimukset ovat selkeät
RFI edeltää siis RFP- ja RFQ-vaiheita ja auttaa ostajaa määrittelemään, mitä itse asiassa tulisi hankkia.
Miksi toimittajien kannattaa vastata RFI:hin?
RFI:hin vastaaminen antaa toimittajille mahdollisuuden esitellä osaamistaan ja vaikuttaa tuleviin vaatimuksiin. Hankintayksiköt muistavat usein, ketkä antoivat harkittuja vastauksia, mikä voi antaa etulyöntiaseman varsinaisen tarjouskilpailun käynnistyessä. Työkalut kuten Cobrief voivat hälyttää toimittajia uusista RFI:istä, jotta varhaisen osallistumisen mahdollisuudet eivät jää käyttämättä.
RFI on keskeinen osa tehokasta markkinavuoropuhelua: se antaa ostajille arvokasta tietoa ja toimittajille mahdollisuuden asemoitua ajoissa hankintasyklissä.