Mikä on
optio
Tunnetaan myös nimellä: optioehto, optiolauseke
Optio julkisissa hankinnoissa on sopimusoikeus, mutta ei velvollisuus, jolla hankintayksikkö voi jatkaa sopimusta tai tilata lisätoimituksia ennalta sovituilla ehdoilla. Optiot tarjoavat joustavuutta sopeuttaa sopimusta tarpeiden muuttuessa ilman kokonaan uuden hankintamenettelyn järjestämistä.
Miten optio toimii?
Optio sisällytetään tarjouspyyntöön ja sopimukseen ennen kilpailun käynnistämistä. Esimerkiksi julkinen taho voi allekirjoittaa kolmen vuoden siivouspalvelusopimuksen, johon sisältyy optio jatkaa yhdellä ja yhdellä lisävuodella. Jos hankintayksikkö on tyytyväinen suoritukseen, se voi käyttää option, mutta siihen ei ole velvollisuutta.
Toimittaja puolestaan on sidottu optioehtoihin. EU-direktiivin 2014/24/EU artiklan 72(1)(a) mukaan optiot katsotaan sallituiksi sopimusmuutoksiksi, kunhan ne on määritelty alkuperäisissä hankinta-asiakirjoissa selkeästi, täsmällisesti ja yksiselitteisesti eivätkä ne muuta sopimuksen kokonaisluonnetta.
Optiota koskevat keskeiset säännöt
- Optiot on ilmoitettava hankinta-asiakirjoissa, niitä ei voi lisätä jälkikäteen
- Optioiden arvo on sisällytettävä sopimuksen kokonaisarvoon kynnysarvoja laskettaessa hankintadirektiivien vaatimalla tavalla
- Optioaika lasketaan mukaan sopimuksen kokonaiskestoon: 2 vuoden sopimus ja 2 vuoden optio on 4 vuoden sopimus
- Puitesopimukset eivät yleensä saa kestää yli neljää vuotta optiot mukaan lukien
- Käyttämätön optio ei anna oikeutta jatkaa ostamista, sillä tämä voi olla laiton suorahankinta
Työkalut kuten Cobrief voivat auttaa toimittajia seuraamaan sopimusaikatauluja ja tulevia hankintamahdollisuuksia optioiden lähestyessä käyttöajankohtaansa.
Optio on keskeinen osa sopimusstrategiaa, joka hyödyttää molempia osapuolia. Hankintayksikölle se tarkoittaa mahdollisuutta jatkaa hyvin toimivaa järjestelyä, kun taas toimittaja saa näkymän pidempään liikesuhteeseen, vaikka option käyttämisestä ei ole takuuta.