oma ilmoitus

Oma ilmoitus on asiakirja, jossa toimittaja vahvistaa täyttävänsä hankintamenettelyn soveltuvuusvaatimukset ilman, että täydellistä dokumentaatiota tarvitsee toimittaa etukäteen. Se toimii alustavana todistuksena: täydelliset asiakirjat vaaditaan vain sopimuksen voittavalta toimittajalta.

Miten oma ilmoitus toimii?

Kun hankintayksikkö julkaisee tarjouspyynnön, se asettaa vaatimuksia toimittajan taloudelliselle asemalle, kapasiteetille ja tekniselle pätevyydelle. Sen sijaan, että jokainen toimittaja joutuisi toimittamaan laajat asiakirjat etukäteen, hankintayksikkö hyväksyy oman ilmoituksen, jossa toimittaja vahvistaa täyttävänsä vaatimukset ja ettei poissulkuperusteita ole.

Vasta voittavan toimittajan valinnan jälkeen hankintayksikön on pyydettävä ajantasaiset asiakirjat ilmoitetun vahvistamiseksi. Jos toimittaja tukeutuu toisen tahon kapasiteettiin, myös kyseisen tahon on toimitettava oma ilmoitus.

Oma ilmoitus EU-kynnysarvon ylä- ja alapuolella

EU:n hankintasäännöt erottelevat kynnysarvon ylä- ja alapuolella olevat hankinnat:

• EU-kynnysarvon yläpuolella: ESPD (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja) on pakollinen direktiivin 2014/24/EU 59 artiklan nojalla. Tämä standardoitu ilmoituslomake kattaa valintakriteerit, poissulkuperusteet ja soveltuvuusvaatimukset kaikissa EU/ETA-jäsenvaltioissa.
• EU-kynnysarvon alapuolella: Kansalliset säännöt voivat sallia omat ilmoitukset alustavana todistuksena. Suomessa hankintalaki mahdollistaa oman ilmoituksen käytön kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa.

Miksi oma ilmoitus on tärkeä?

Oma ilmoitus -periaate oli 2014 EU:n hankintadirektiivien keskeinen uudistus. Se vähentää hallinnollista taakkaa sekä hankintayksiköille että toimittajille, kannustaa pk-yritysten osallistumista madaltamalla osallistumiskynnystä julkisissa hankinnoissa ja nopeuttaa hankintaa siirtämällä dokumentoinnin hankintapäätösvaiheeseen. Työkalut kuten Cobrief voivat auttaa toimittajia tunnistamaan hankinnan erityiset soveltuvuusvaatimukset, jotta oma ilmoitus on tarkka ja kattava.

Siirtämällä dokumentointitaakan hankintapäätösvaiheeseen oma ilmoitus varmistaa, että vain voittava toimittaja käyttää aikaa kattavan todistusaineiston keräämiseen, mikä tekee koko tarjouskilpailusta tehokkaamman.