Kannattaako pienyritysten osallistua julkisiin hankintoihin?

"Hankinnat ovat kai lähinnä suurten toimijoiden juttu." Se on yksi yleisimmistä syistä, joilla pienyritykset perustelevat sitä, etteivät ne osallistu julkisiin hankintakilpailuihin. Kuva pitää kuitenkin huonommin paikkansa kuin moni luulee. Käymme tässä läpi neljä yleisintä myyttiä ja katsomme, mitä oikeasti pätee.

Myytti 1: "Paperityötä on liikaa"

Paperityö on ollut todellinen kynnys, ja juuri siksi sääntelyä on muutettu. ESPD eli yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja tarkoittaa, ettei kaikkia todistuksia tarvitse toimittaa heti. Vakuutat ensin, että vaatimukset täyttyvät, ja pääsääntöisesti vain voittajan on lopuksi todistettava kaikki. Osallistumisen kynnys on matalampi kuin ennen.

Myytti 2: "Sopimukset ovat meille liian suuria"

Suuria sopimuksia on olemassa, mutta niitä ei tarvitse kilpailuttaa yhtenä isona pakettina. Kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintayksiköllä on velvollisuus harkita sopimuksen jakamista pienempiin osiin, muun muassa jotta pienemmät toimittajat pääsevät mukaan. Jos se päättää olla jakamatta, päätös on perusteltava. Sääntö tulee EU:n hankintadirektiivistä (2014/24/EU, 46 artikla) ja on Suomessa osa hankintalakia. Se tarkoittaa, että voit aiempaa useammin tarjota osaa, johon kapasiteettinne todella riittää.

Myytti 3: "Vakiintuneet voittavat kuitenkin"

On totta, että jotkin toimittajat voittavat usein. Mutta hankintayksikön on valittava tarjous asetettujen vertailuperusteiden mukaan, ei sen mukaan, kuka on suurin tai tunnetuin. Jos olette hyviä osatekijässä, joka painaa paljon, voitte päihittää suuremman toimijan. Paikallinen läsnäolo, joustavuus ja kapea erikoisosaaminen ovat usein pienyritysten etuja.

Myytti 4: "Yrityksemme on liian nuori täyttääkseen vaatimukset"

Monissa kilpailutuksissa asetetaan kokemusta koskevia soveltuvuusvaatimuksia, esimerkiksi että toimittajan on pitänyt toteuttaa tietty määrä vastaavia toimituksia tai toimia alalla tietty määrä vuosia. Vastaperustetulle yritykselle se voi näyttää suljetulta ovelta: yrityksellä ei ole historiaa, vaikka sen ihmiset olisivat tehneet alan töitä vuosia.

Yrityksen perustamispäivä ja yrityksessä oleva osaaminen ovat kuitenkin kaksi eri asiaa, ja sääntely on vähemmän ehdotonta kuin moni luulee. Hankintadirektiivi antaa hankintayksikölle mahdollisuuden pyytää näyttöä työn tosiasiallisesti tekevien henkilöiden koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä, ei vain yrityksestä oikeushenkilönä. Soveltuvuusvaatimusten on lisäksi oltava oikeasuhtaisia, eli ei tiukempia kuin sopimus edellyttää.

Norja tarjoaa hyödyllisen esimerkin. Norjan hankintaviranomainen DFØ kirjoittaa konsulttipalvelujen hankintaa koskevassa ohjeessaan, että vastaperustetut toimittajat voivat osoittaa tarvittavan kokemuksen viittaamalla kokemukseen, jonka tarjotut henkilöt tai resurssit ovat hankkineet muiden kuin toimittajan palveluksessa. DFØ suosittelee myös, että hankkijat antavat työntekijöiden kokemukselle yhtä suuren painon kuin yrityksen omalle, koska kokemusvaatimukset voivat muuten sulkea vastaperustetut yritykset ulos. Norjan julkisten hankintojen valituslautakunta KOFA on arvioinut juuri tätä. Asiassa 2023/1152 valittu toimittaja oli verrattain vastaperustettu yritys, ja lautakunta lähti siitä, ettei kokemusta koskeva soveltuvuusvaatimus sulje pois mahdollisuutta antaa painoa kokemukselle, jonka työntekijät ovat hankkineet muualla. Norjalaiset ratkaisut eivät sido suomalaisia hankintayksiköitä, mutta ne perustuvat saman direktiivin sääntöihin.

Tämä ei tarkoita, että kaikki olisi sallittua. Hankintayksikkö voi edelleen asettaa vaatimuksia yrityksen omalle kokemukselle, ja jokainen kilpailutus on luettava tapauskohtaisesti. Se tarkoittaa kuitenkin, että nuori yritys, jossa on kokeneita ihmisiä, on harvemmin mahdoton tapaus kuin vaatimuslista antaa ymmärtää. Neuvomme: dokumentoi avainhenkilöiden kokemus konkreettisesti (ansioluettelot ja referenssiprojektit aiemmilta työnantajilta), ja jos vaatimus on muotoiltu ehdottomaksi yrityskokemukseksi, esitä kysymys hankintayksikölle ennen kysymysten määräaikaa: voiko tarjottujen avainhenkilöiden kokemus täyttää vaatimuksen? Kysymys ei maksa mitään, ja vastauksesta tulee osa tarjouspyyntöaineistoa kaikille.

EU vetää samaan suuntaan

Tämä ei ole kansallinen erityispiirre. EU tekee aktiivisesti työtä pienten ja keskisuurten yritysten päästämiseksi mukaan, muun muassa juuri osiin jakamisen ja kevyemmän ensivaiheen dokumentaation kautta. Tämän artikkelin ajattelutapa pätee siksi yhtä hyvin toimittajaan, joka haluaa tarjota muissa Euroopan maissa.

Mitä kannattaa tehdä

Jos tunnistat yrityksesi jostain myytistä, ei ole syytä odottaa täydellistä tilaisuutta. Näin pääset alkuun:

• Katso, mitä alallasi oikeasti kilpailutetaan. Hae Cobriefista sitä, mitä te toimitatte. Moni yllättyy siitä, kuinka paljon kilpailutuksia omalla toimialalla ja alueella on. Ota käyttöön tarjoushälytys, niin sinun ei tarvitse tarkistaa manuaalisesti.
• Lue vaatimukset ennen kuin käytät aikaa tarjoukseen. Käy hankintailmoitus ja soveltuvuusvaatimukset läpi ajoissa. Täytättekö ne, vai voiko työntekijöiden kokemus laskea mukaan, kuten edellä kuvasimme? Jos jokin on epäselvää, kysy hankintayksiköltä ennen määräaikaa.
• Etsi osatarjousmahdollisuuksia. Teidän ei tarvitse ottaa koko toimitusta. Jos kilpailutus on jaettu osiin, voitte tarjota sitä osaa, johon kapasiteettinne riittää.
• Aloita pienestä. Valitse ensimmäiseksi yritykseksi mieluiten pienempi kilpailutus. Ensimmäisen tarkoitus on yhtä paljon oppia prosessi kuin voittaa.

Lopuksi

Julkiset hankinnat eivät ole vain suurten yritysten aluetta. Sääntely on päinvastoin rakennettu päästämään useampia mukaan: kevyempi dokumentaatio ensimmäisellä kierroksella, jakaminen osiin ja soveltuvuusvaatimukset, joiden on oltava oikeassa suhteessa sopimukseen. Suurin este on usein usko siihen, ettei tämä ole meitä varten.

Me Cobriefilla juttelemme mielellämme siitä, miten pienempi yritys pääsee alkuun julkisissa hankinnoissa.