7 cosas que conviene revisar en un anuncio de licitación

Aparece un nuevo anuncio de licitación en la bandeja de entrada, y la verdad es que no tenéis tiempo de leer todos los pliegos de contratación de golpe. ¿Cómo sabéis si vale la pena seguir adelante, o si conviene dejarlo a un lado? Lo que vemos en los proveedores con los que hablamos es que hay pocos puntos que deciden si un procedimiento es apuesta o no. Si tenéis claridad sobre ellos pronto, os ahorráis mucho trabajo después en el proceso.

Aquí van siete cosas que conviene buscar al revisar un nuevo anuncio en plataformas como PLACSP o, en mercados nórdicos, Doffin.

1. Qué requisitos de solvencia aplican

Los requisitos de solvencia son lo que decide si podéis siquiera participar. Es donde entran el DEUC/ESPD, los certificados, los datos de facturación, las referencias y las eventuales certificaciones. Lo primero que conviene averiguar es si estáis cualificados en absoluto. Si no, casi todo lo demás es irrelevante.

Lo que solemos recomendar es repasar la lista antes de hacer cualquier otra cosa. Si os falta una certificación obligatoria o un tipo concreto de referencia, mejor saberlo cuanto antes. Así podéis renunciar al procedimiento, o usar el tiempo para conseguir lo que falta. Es mucho peor descubrir que falta algo cuando ya tenéis media oferta hecha.

Una tercera opción es el diálogo con el comprador. Si vuestro producto o servicio encaja bien con la necesidad, pero no cumplís todos los requisitos de solvencia, puede compensar preguntar directamente. Muchos compradores reciben pocas o ninguna oferta en sus procedimientos, y pueden estar abiertos a una conversación sobre si los requisitos reflejan realmente lo que buscan.

2. Qué quiere comprar el órgano de contratación realmente

Una vez confirmada vuestra cualificación, el siguiente paso es entender qué quiere conseguir el comprador. ¿Cuál es la necesidad real detrás del procedimiento? Los códigos CPV y las categorías dan una dirección general, pero la propia descripción del objeto y la información de contexto dicen más sobre lo que el comprador busca.

Lo que vemos a menudo es que los proveedores van directos al pliego de prescripciones técnicas sin leer las secciones introductorias que explican por qué se hace la contratación. Es una debilidad. Lo que el comprador quiere conseguir afecta tanto a cómo interpretar los criterios de adjudicación como a cómo debe estructurarse la oferta. Dedicad unos minutos a entender quién va a usar realmente lo que entreguéis, y qué tipo de problema vais a resolver.

Para quienes quieran ir más profundo, hay preguntas extra que suelen dar ventaja:

• ¿Quién es el adjudicatario actual y por qué sale al mercado ahora?
• ¿Quién por parte del comprador está implicado en el proceso, y cuáles son sus roles?
• ¿Qué ha valorado históricamente este comprador en procedimientos similares?
• ¿Tenemos alguna relación con personas clave que pueda dar contexto o aportar criterio técnico?

Rara vez encontraréis todas las respuestas en los pliegos. Mucha de esta información hay que recogerla en paralelo, a través de inteligencia de mercado, adjudicaciones anteriores y diálogo con gente conocida del sector.

3. Qué ponderan realmente los criterios de adjudicación

Los criterios de adjudicación no solo dicen qué va a valorar el comprador, sino también cuánto pesa cada criterio. La diferencia entre 60/40 calidad/precio y 40/60 a menudo es la diferencia entre poder ganar o no.

Se trata de ser honesto con vosotros mismos sobre vuestras posibilidades. Si sois fuertes en calidad pero el precio pesa más, el procedimiento puede seguir mereciendo la pena. Preguntaos: ¿la ponderación nos favorece? Si la respuesta es no, puede compensar usar el tiempo en otro procedimiento.

4. El plazo de presentación y el tiempo que tenéis

El plazo de presentación no solo dice cuándo tenéis que entregar, sino también cuánto tiempo realista tenéis para escribir una buena oferta. Un plazo corto convierte la competición en una carrera por tiempo y personas tanto como por capacidad técnica.

Comprobad también cuándo son las sesiones informativas o los plazos para preguntas. A menudo son antes de lo que se piensa, y si tenéis preguntas para el comprador, deben entrar antes del plazo de preguntas. Lo que vemos que funciona es poner un plazo interno con suficiente tiempo antes del formal, para tener margen frente a sorpresas técnicas de última hora.

5. Qué anexos y documentos son obligatorios

Los pliegos enumeran qué debe acompañar a la oferta. Puede ser más de lo que parece: DEUC, certificados, listas de referencias, CV, planos, formularios de precios y, a veces, formularios bastante específicos que el comprador quiere cumplimentados.

Lo que oímos a menudo es que los proveedores descubren anexos que faltan justo antes del plazo de entrega. Es un estrés innecesario. Haced una breve lista de comprobación con todos los anexos obligatorios en cuanto decidáis participar. Así sabéis qué hay que reunir y quién es responsable de cada documento.

6. Duración del contrato, opciones y volumen

No basta con ganar la licitación. Tenéis que ganar un contrato que merezca el trabajo. El anuncio suele indicar la duración del contrato (por ejemplo, dos años con opción a dos más), el volumen esperado o el valor estimado, y si se trata de un acuerdo marco o un contrato fijo.

Lo que vemos es que muchos proveedores se centran tanto en la competición que olvidan evaluar si el contrato es realmente atractivo. Un pequeño acuerdo marco sin volumen garantizado puede ser menos rentable que un contrato fijo de tamaño medio con entrega clara. Evaluad el contrato como si ya lo hubierais ganado, antes de empezar a escribir la oferta.

7. Requisitos especiales y restricciones que pueden decidir si participáis

Muchos anuncios tienen detalles fáciles de pasar por alto pero que pueden ser determinantes. Ejemplos: requisitos de habilitación de seguridad, obligación de presencia en el lugar de entrega, limitaciones al uso de subcontratistas, cláusulas de exclusividad o medidas específicas de protección de datos.

Lo que vemos es que son estos pequeños detalles los que a menudo deciden si podéis participar siquiera. Revisad los puntos del pliego y fijaos en cualquier cosa que parezca inusual o restrictiva. Si tenéis dudas sobre algo, mandad una pregunta al comprador antes del plazo. Mejor aclarar pronto que descubrir un freno a mitad de redacción.

Para cerrar

Estos siete puntos no cubren todo lo que aparece en un anuncio, pero son los pilares de una buena primera valoración. Lo que vemos es que los proveedores con una lista de comprobación simple dedican menos tiempo al Go/No-go que los que leen todo de principio a fin.

Para quienes quieran una mano echando, nuestra función para evaluar licitaciones con IA hace gran parte del trabajo manual de extraer estos puntos de los pliegos. Más sobre qué distingue las ofertas que ganan del resto podéis leerlo en nuestro artículo sobre ofertas que ganan licitaciones públicas.

En Cobrief nos gusta hablar sobre cómo evaluar anuncios de forma más eficiente. Contactad si tenéis dudas.