Cómo construir alertas de licitaciones que acierten con lo relevante

Unas buenas alertas de licitaciones deben simplificar el trabajo con las plataformas públicas como PLACSP o Doffin, no hacerlo más pesado. Aun así, vemos que muchos proveedores abandonan sus alertas a las pocas semanas, no porque no funcionen, sino porque avisan de demasiado. Las notificaciones llenan la bandeja de entrada y las oportunidades relevantes se ahogan en el ruido.

Hemos visto muchas configuraciones a lo largo de los años, tanto las que funcionan bien como las que se desbordan. En este artículo compartimos lo que vemos que funciona en los proveedores que han construido alertas que de verdad son útiles.

Qué deberían hacer realmente unas buenas alertas

A diferencia de la búsqueda de licitaciones, en la que entráis vosotros mismos a buscar anuncios cuando tenéis tiempo, las alertas son una herramienta pasiva que entrega lo que habéis pedido. Conviene tener claro qué queréis obtener antes de empezar a configurar nada.

Unas buenas alertas combinan por lo general tres o cuatro filtros: códigos CPV y palabras clave que capturan los anuncios relevantes, geografía cuando sea relevante, y una puntuación de relevancia basada en el perfil de empresa. Aquí conviene entender cómo se combinan los filtros: los códigos CPV y las palabras clave amplían la captura, porque una licitación se avisa si coincide con alguno de vuestros códigos o con alguna de vuestras palabras clave. La geografía y la puntuación de relevancia hacen lo contrario y estrechan. Es el juego entre lo que amplía y lo que estrecha lo que da precisión, no un único filtro por sí solo.

Empezad por los códigos CPV, pero no os quedéis ahí

Los códigos CPV son la base de la mayoría de configuraciones de alertas, y hay una razón. Son estandarizados, y los compradores los usan en todos los anuncios de licitación. Pero también son más "gruesos" de lo que parece.

Lo que vemos en los proveedores con los que hablamos es que empiezan con uno o dos códigos que "creen" que encajan, y luego se sorprenden por lo que queda fuera. Hay cerca de diez mil códigos CPV donde elegir, y el mismo servicio puede colgar de varias ramas bastante distintas. Un proveedor de seguridad TI puede encontrar resultados tanto bajo servicios de consultoría (códigos 72) como bajo servicios empresariales (códigos 79).

Suele compensar dedicar un rato a explorar el árbol CPV. Mirad qué hay al lado de los códigos que pensasteis primero, y probad si alguno de esos también devuelve resultados relevantes.

Las palabras clave y el texto libre son buenas herramientas de precisión

Si los códigos CPV os dan la amplitud, las palabras clave son las que dan precisión. Es donde podéis captar los proyectos concretos que no necesariamente tienen un código obvio.

Por ejemplo: si trabajáis en "edificación inteligente" o "automatización de edificios", podéis capturar anuncios etiquetados con CPV como contratos de obras puros, pero cuyo contenido trata en realidad de automatización. No es que el comprador haya codificado mal; es que la palabra clave a menudo acierta con más precisión que el código por sí solo.

Conviene saber cómo funcionan realmente las palabras clave, porque sorprende a mucha gente. Cada palabra clave se evalúa por separado, y un anuncio salta si el texto contiene al menos una de vuestras palabras. Por tanto, no podéis exigir que "automatización" e "inteligente" aparezcan en el mismo anuncio metiéndolas como dos palabras clave: al contrario, recibiréis avisos de todo lo que mencione una u otra. Eso también significa que más palabras clave amplían la alerta, no la estrechan. Si queréis ser más precisos, el truco es usar palabras o expresiones más específicas, por ejemplo "automatización de edificios" como una sola palabra clave en lugar de "inteligente" y "automatización" por separado (una palabra clave formada por varias palabras coincide cuando esas palabras van seguidas). El estrechamiento en sí viene de la geografía y de la puntuación de relevancia, que vemos más abajo.

Geografía: cuánto filtrar por ubicación

Para muchos proveedores la región importa. Si tenéis que entregar físicamente sobre el terreno, tiene poco sentido recibir alertas de regiones donde no operáis. En ese caso conviene poner un filtro geográfico desde el principio.

Aquí hay un punto que es fácil malinterpretar: el filtro geográfico en Cobrief se basa en el lugar de ejecución, es decir, dónde se va a entregar realmente el trabajo, y no en dónde tiene su domicilio el comprador. Un comprador situado en una región puede publicar un contrato que se ejecuta al otro lado del país, y viceversa. Elegís, por tanto, el lugar de la entrega, no la ubicación del comprador.

Para otros, la geografía es casi irrelevante. Los servicios digitales, la consultoría y los acuerdos marco de alcance nacional no deberían filtrarse. Esos anuncios a menudo no están ligados a un lugar concreto, así que debéis acordaros de incluir la opción "Sin ubicación" en el filtro geográfico, o de lo contrario desaparecen. Es uno de los errores más comunes que vemos: una empresa se limita a su propia región, se olvida de los anuncios sin ubicación y, meses después, descubre que perdió un acuerdo marco nacional.

Un buen punto de partida es ser generoso con la geografía al inicio, y estrechar después de ver qué tipo de resultados recibís realmente.

Errores frecuentes que vemos

Cuando revisamos configuraciones de alertas con proveedores, se repiten las mismas cosas.

Una es demasiados códigos CPV. Cuando la lista se hace muy larga, las alertas son tan amplias que pierden su propósito. Recibís avisos de cualquier cosa de la misma categoría general, y lo importante se ahoga.

Otra es lo contrario: solo uno o dos códigos. Se siente seguro, pero casi siempre significa que perdéis oportunidades reales codificadas de forma ligeramente distinta a lo que asumíais.

La tercera es que los filtros nunca se actualizan. Un proveedor que ha lanzado un nuevo servicio o ha ampliado a una nueva zona geográfica suele tener unas alertas que aún reflejan dónde estaba hace bastante tiempo.

Y la cuarta, quizá la más infravalorada: nunca prueban los filtros antes de empezar. Suele compensar mirar los anuncios recientes que habrían encajado antes de poner las alertas en marcha. Así veis rápido si los filtros son demasiado amplios, demasiado estrechos o solo ligeramente desviados.

Cómo mejorar las alertas con el tiempo

Nunca tendréis los filtros perfectos al primer intento, y no se trata de eso. Lo que vemos que funciona mejor es ver las alertas como algo que se afina con el tiempo.

Un truco sencillo es anotar brevemente qué resultados abrís y a cuáles dedicáis tiempo, y cuáles descartáis al momento. Tras un periodo de uso real, tendréis una pequeña base de datos que os dirá dónde aciertan los filtros y dónde fallan. Entonces los ajustes son concretos.

Para quienes quieran un camino más fácil, las alertas de licitaciones de Cobrief están construidas alrededor de un perfil de empresa. Asignan a cada licitación una puntuación de relevancia según lo bien que encaja con vuestro perfil, es decir, los códigos CPV, las palabras clave y los compradores que habéis priorizado. La puntuación se puede usar de dos maneras: para ordenar las licitaciones con las más relevantes arriba, y para fijar un umbral mínimo de modo que las licitaciones por debajo de cierta puntuación no se avisen en absoluto. Así podéis atenuar el ruido sin tener que cambiar los propios códigos y palabras.

De forma equivalente, nuestra búsqueda de licitaciones tiene los mismos filtros que las alertas, para que podáis probar configuraciones contra datos históricos antes de activar las alertas.

Para cerrar

Unas alertas bien construidas son una de las pocas inversiones en el trabajo de licitaciones que devuelve valor cada semana durante mucho tiempo. Solo requiere algo de trabajo para montarlas bien, y algo de ajuste sobre la marcha. Por cierto: en Cobrief las alertas de licitaciones son completamente gratis. Más sobre cómo Doffin encaja en el resto del panorama de la contratación pública podéis leerlo en nuestro artículo sobre Doffin.

En Cobrief nos gusta repasar configuraciones con quienes quieran hacerlo. Contactad si tenéis preguntas.