Mit 7.500 Produktlinien spart Oda wochenlange Arbeit mit Cobriefs Produktzuordnung

Ausschreibungsbeantwortungen kosteten Norwegens führenden Online-Lebensmittelhändler, den Lieferdienst Oda, enorme Mengen an Zeit. Vor Cobrief war die Ausschreibungsarbeit bei Oda von stundenlanger manueller Arbeit, endlosen Preistabellen und Tabellenkalkulationen geprägt, die im Kreis herumgingen.

– Früher sassen ein bis zwei Personen in der kommerziellen Abteilung und arbeiteten mehrere Tage nur daran, das richtige Produkt zum richtigen Preis zu finden. Es konnten 350 bis 500 Produktlinien sein, und das meiste wurde manuell erledigt, erzählt Torkjel Eriksen, B2B Bid Manager bei Oda.

Als Cobrief zum ersten Mal getestet wurde, war es die Ausschreibungsbenachrichtigung, die das Interesse weckte. Doch es war die Produktzuordnungsfunktion, die sich als die grosse Veränderung herausstellte.

– Wir haben es mit einer gesunden Portion Skepsis getestet. Es stellte sich als unglaublich gutes Werkzeug heraus, das unsere gesamte Arbeitsweise verändert hat, sagt er.

Oda System kommissioniert Waren in einer KI-gesteuerten Produktionslinie. Foto: Oda

80 Prozent Trefferquote beim ersten Versuch

Cobriefs Produktzuordnungsfunktion ist der Schlüssel für Oda. Durch das Hochladen des gesamten Produktkatalogs lässt man die KI automatisch Preistabellen ausfüllen und das richtige Produkt mit der Anforderungsspezifikation abgleichen.

– Bei einer Ausschreibung mit 350 Produkten traf Cobrief beim ersten Versuch bei 80 Prozent der Produktlinien ins Schwarze. Ein Kollege und ich brauchten zwei Stunden, um zu kontrollieren und anzupassen. 90 Prozent waren das richtige Produkt, die letzten zehn tauschten wir aus strategischen Gründen aus. Nur etwa zehn Prozent waren echte Fehler. Das ist absolut sensationell, sagt Torkjel.

Mit über 7.500 aktiven Produktlinien im Sortiment ist die Zeitersparnis enorm.

– Früher brauchten wir zwei bis drei Wochen für diese Arbeit. Jetzt brauchen wir zwei bis drei Tage. Je mehr Daten wir eingeben, desto besser wird es, sagt er.

Der richtige Fischanteil in den Fischstäbchen?

Die Herausforderung in der Lebensmittelbranche ist die Komplexität: grosse Preistabellen mit Hunderten von Produkten, die exakt mit der Anforderungsspezifikation übereinstimmen müssen.

– Es geht nicht um fünf bis zehn Produkte. Hier müssen wir den Fischanteil in Fischstäbchen, den Fleischanteil in Hackfleisch und Bratwurstmasse, Herkunftsland, Frische und Haltbarkeit, Halal-Produkte, Allergikerprodukte und Kennzeichnungen mit Zertifizierungen wie Fairtrade und MSC treffen. Die Menge an Details ist enorm, sagt Torkjel.

Von Hunderten von Produktlinien zum fertigen Paket. Foto: Oda

Weiterhin Bedarf an Menschen

Oda nutzt Cobrief seit fast sieben Monaten aktiv und stellt fest, dass der Dienst immer besser wird, je mehr Daten eingegeben werden. Die Arbeit geht schneller, und die manuellen Kontrollen sind zu einfachen Prüfpunkten geworden.

Für Torkjel geht es auch darum, Ausschreibungen zugänglicher zu machen.

– Viele denken, es sei beängstigend, mit Ausschreibungen anzufangen. Das ist es nicht. Mit guten Werkzeugen wie Cobrief bekommt man die ganze Zeit über Unterstützung und vermeidet viele der klassischen Fehler.

Torkjel Eriksen, B2B Bid Manager bei Oda. Foto: Oda

Trotz Automatisierung und KI ist Torkjel der Meinung, dass hinter den Angeboten immer eine persönliche Note stehen sollte.

– Ich glaube nicht, dass KI Ausschreibungen ohne menschliche Beteiligung lösen kann. Cobrief liefert einen wirklich guten Ausgangspunkt, aber man sollte das Angebot trotzdem massschneidern. Man merkt es, wenn ein Angebot speziell für den jeweiligen Auftraggeber geschrieben wurde. Man braucht etwas Human Touch, sagt er.

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