Cobrief als Wettbewerbsvorteil: – Im hektischen Arbeitsalltag unglaublich effizient

NoA Ignite war einer der Ersten, die Cobrief eingeführt haben. Fast zwei Jahre später ist das Werkzeug ein selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags und der Schlüssel, um sowohl an mehr Ausschreibungen teilzunehmen als auch mehr zu gewinnen.

– Allein die Möglichkeit, schnell zu sehen, wer zuvor auf eine Ausschreibung geliefert hat, gibt ein gutes Bild des Wettbewerbs. Das spart uns enorm viel Zeit, sagt Øyvind Aak, Senior Bid Manager und Partner Manager bei NoA Ignite.

Er erzählt, dass es früher Stunden dauern konnte herauszufinden, wer zuvor geliefert hat. Jetzt ist es in Minuten, wenn nicht Sekunden, in Cobrief erledigt.

Da NoA Ignite einen schlanken Vertriebsapparat hat, ist es wichtig, die Ressourcen richtig zu priorisieren. Jede Ausschreibungsrunde muss sorgfältig bewertet werden: Lohnt es sich, hier zu liefern? Wie gross ist die Chance zu gewinnen? – Cobrief hilft uns, das erfolgreich umzusetzen.

Wir sparen viel Zeit in den Anfangsphasen, Zeit, die wir für das verwenden können, was wirklich zählt: Ein gewinnendes Angebot auszuarbeiten und einzureichen, sagt Aak.

An der Entwicklung beteiligt gewesen

NoA Ignite war eines der ersten Unternehmen, die mit Cobrief starteten. Das Unternehmen hat seit Anfang 2024 regelmässig Feedback zu Funktionalität und Verbesserungsmöglichkeiten gegeben. Das Cobrief-Team hat die Anregungen mit offenen Armen aufgenommen.

– Es hat Spass gemacht, die Entwicklung zu verfolgen und zu sehen, wie viel besser es in kurzer Zeit geworden ist, sagt Henriette Vien, Client Operations Manager bei NoA Ignite.

Øyvind Aak nickt und fügt hinzu: – Es ist unheimlich viel passiert, und es ging schnell. Das Werkzeug hat sich schneller entwickelt, als wir alle Funktionen in Gebrauch nehmen konnten, sagt er mit einem Schmunzeln.

NoA Ignite ist von schwerfälligen, manuellen Prozessen dazu übergegangen, Ausschreibungen in einem Bruchteil der Zeit zu qualifizieren und zu disqualifizieren. – Es ist schwer vorstellbar, wie wir vorher gearbeitet haben, sagt Øyvind Aak. Hier zusammen mit Henriette Vien.

Baut digitale Lösungen für ganz Norwegen

NoA Ignite ist ein nordisches Beratungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Oslo, Stockholm, Kopenhagen, Helsinki und Wroclaw. Das Unternehmen ist Teil von The North Alliance (NoA). NoA Ignite sind Spezialisten für nutzerorientierte digitale Produkte und Dienstleistungen.

Zu den Lösungen, die NoA Ignite geliefert hat, gehören die Ruter-App, neue Webseiten, eine neue Wohnungsplattform und eine digitale Dienstleistungsplattform für die Studentenvereinigung in Oslo (SiO) sowie das AMK-Projekt für Vestre Viken Gesundheitsunternehmen, das es 113-Disponenten ermöglicht, Notfallsituationen in Echtzeit über die Mobilkamera zu sehen.

NoA Ignite hat auch grosse Projekte für Webseiten wie Regjeringen.no und BaneNor.no geliefert, mit fortschrittlichen CMS-Lösungen, Inhaltsmodellen und komplexen Integrationen. – Regjeringen.no ist tatsächlich eines der grössten Informationsportale der Welt, und dort arbeiten wir sowohl mit Technologie als auch mit Inhaltsstruktur, sagt Vien.

Cobrief macht es einfacher für mehr Mitarbeitende bei NoA Ignite, Ausschreibungen zu bewerten und an Ausschreibungsprozessen mitzuwirken, und so Chancen zu erkennen, die sonst übersehen werden könnten.

– Können auf mehr relevante Ausschreibungen bieten

Bevor Cobrief Teil des Arbeitsalltags des Vertriebsteams bei NoA Ignite wurde, war die Ausschreibungsarbeit von zeitaufwändigen und manuellen Prozessen geprägt: Dokumente mussten heruntergeladen, weitergeleitet, hochgeladen und für mehrere Personen zugänglich gemacht werden.

Der Vertriebsapparat wurde zu einer Art „Gatekeeper" für alle Informationen rund um öffentliche Ausschreibungen. Sie verbrachten viel Zeit damit, diverse Dokumente und Dateien ständig abteilungsübergreifend zu teilen.

– Jetzt wird alles über die Cobrief-Integration in Slack geteilt, sodass alle, die möchten, auf dem Laufenden bleiben können, sagt Aak zufrieden. Dass jetzt mehr Personen Ausschreibungen schnell und unabhängig bewerten können, sorgt dafür, dass potenzielle Chancen immer erkannt werden.

– Es ist nicht immer das Vertriebsteam, das alles entdeckt. Jetzt kann ein Fachexperte schnell das Potenzial einer Ausschreibung erkennen, die wir vielleicht übersehen hätten. Das führt dazu, dass wir in der Praxis auf mehr relevante Ausschreibungen bieten können, sagt er.

– Unglaublich effizient

Es sind besonders zwei Funktionen, die das Duo bei NoA Ignite hervorhebt. – Die Landingpage für jede Ausschreibung ist zu einem Schlüsselwerkzeug geworden. Dort erhalten wir Bewertungskriterien, Schlüsselinformationen und Vertragswert schnell, ohne das gesamte Ausschreibungspaket öffnen und lesen zu müssen, sagt Vien.

Die KI-Funktionen bringen auch konkreten Gewinn in Form von Zeitersparnis. Der Chatbot wird verwendet, um Details zu finden, die früher lange Suchzeit erforderten, wie Anforderungen an lokale Präsenz, Vertragsart, Fristen und Termine oder besondere Bedingungen.

– Wir nutzen die KI, um konkrete Fragen zu stellen. Im hektischen Alltag ist das unglaublich effizient. Jetzt können wir eine Ausschreibung schnell bewerten. Es wird kaum Zeit damit verschwendet zu beurteilen, ob das etwas für uns ist oder nicht, sagt Vien.

– Angebote, die tatsächlich gewinnen

Obwohl NoA Ignite Cobrief heute hauptsächlich für die Qualifizierung und Informationsbeschaffung nutzt, sehen sie grössere Möglichkeiten am Horizont, besonders im Bereich KI und Wiederverwendung früherer Antworten.

– Wir testen gerade KI-basierte Textvorschläge, basierend auf früheren Ausschreibungen. Das ist ein spannender Weg nach vorne, aber die Qualität muss erstklassig sein. Man gewinnt nicht mit etwas, das „gut genug" ist, sagt Aak.

Für ihn geht es nicht darum, in der Schreibphase Zeit zu sparen, sondern die Zeit klüger einzusetzen. Es geht darum, alles Unnötige am Anfang zu eliminieren und die Energie stattdessen dort einzusetzen, wo es zählt: Ein Angebot zu schreiben, das ins Schwarze trifft.

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