Lyreco beantwortet jetzt mehr Ausschreibungen als je zuvor: – Ein Werkzeug, das uns einen soliden Vorteil verschafft

– Für uns ist der Ausschreibungsmarkt extrem wichtig. Deshalb sind wir auf Werkzeuge angewiesen, die uns noch besser in Ausschreibungsprozessen arbeiten lassen, sagt Patricia Patoka, Bid Manager bei Lyreco Norge.

Mit Cobrief im Team kann Lyreco jetzt mehr Ausschreibungen beantworten als zuvor. Mit Cobrief haben sie ausserdem bis zu 50 Prozent der Produktzuordnung automatisiert.

– Wir können mehr Zeit für qualitative Bewertungen aufwenden und mehr Ausschreibungen beantworten. Wir haben regelmässige Meetings, in denen wir den Status unserer Arbeit durchgehen, und es kommen ständig neue Ausschreibungsanfragen herein. Jetzt können wir mit noch mehr gleichzeitig arbeiten, mehr liefern, mehr daran arbeiten, die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen, und mehr gewinnen, sagt Patricia Patoka.

Patoka ist Teil des Teams bei Lyreco, das sich mit Ausschreibungsprozessen beschäftigt. Zusammen mit ihrem Kollegen Bjørn Ove Asprem erzählt sie, dass es nicht ungewöhnlich ist, dass das Team parallel an einer zweistelligen Anzahl von Ausschreibungen arbeitet, wobei der öffentliche Markt einen grossen Teil ausmacht.

– Öffentliche Auftraggeber sind stabile Kunden, und wenn wir einen Vertrag gewinnen, kann er vier Jahre laufen. Das gibt uns Planungssicherheit und Langfristigkeit, sagt Bjørn Ove Asprem.

Das Bid-Team von Lyreco will beim Einsatz von KI in der Ausschreibungsarbeit ganz vorne dabei sein. Cobrief ist dafür ein zentrales Werkzeug, berichten die Bid-Manager Patricia Patoka und Bjørn Ove Asprem.

Milliardenkonzern

Lyreco ist einer der weltweit führenden Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für den Arbeitsplatz. In Norwegen erzielte Lyreco 2024 einen Umsatz von fast 2 Milliarden NOK.

Mit 21 Filialen im ganzen Land verbinden viele Lyreco mit traditionellen Geschäften für Bürobedarf. Doch der grosse Motor des norwegischen Geschäfts ist der Unternehmensmarkt und Lieferungen an die öffentliche Hand.

In der norwegischen Zentrale des französischen Familienkonzerns sitzt ein eigenes Team, das ausschliesslich mit Ausschreibungsprozessen arbeitet. Öffentliche Ausschreibungen machen den Grossteil davon aus.

Das sind Spezialisten, die sowohl die Vorschriften als auch die Kunden kennen und ein klares Ziel haben: so viele Verträge wie möglich zu gewinnen.

– Wir liefern an Unternehmen, Kommunen und Bezirke im ganzen Land. Das kann alles sein, von Schreibheften und Stiften bis hin zu Reinigungsprodukten, Büromöbeln oder Kaffeelösungen. Alles, was nötig ist, damit ein Arbeitsplatz oder Betrieb funktioniert, sagt Patricia Patoka.

Mehr Zeit für gründliche Risikoanalysen gewünscht

Der Weg bis zu einem unterschriebenen Vertrag ist lang. Ausschreibungen zu gewinnen, geht weit über den Preis hinaus.

Für jeden Wettbewerb muss Lyreco umfassende Angebote zusammenstellen, in denen sie nicht nur Produkte und Preise präsentieren, sondern auch Umweltmassnahmen, Lieferkapazität, Qualität und Serviceniveau dokumentieren.

Der Vorteil dieser Verträge ist, dass sie stabil und langfristig sind, oft vier Jahre. Gleichzeitig macht dies die Komplexität grösser. Man muss gründliche Risikoanalysen durchführen. In einer Vertragslaufzeit von mehreren Jahren kann viel passieren, was Lieferanten, Preisentwicklungen und anderes betrifft.

Gleichzeitig ist es nicht immer einfach, in einem hektischen Alltag Zeit freizusetzen, um diese Arbeit so gründlich zu erledigen, wie man es sich wünscht. Mit Cobrief wurde jedoch Zeit freigesetzt.

– Spart uns enorm viel Zeit

Jede Ausschreibung enthält oft zwischen 150 und 1.000 Produktlinien, die mit Lyrecos Produkten und Preisen abgeglichen werden müssen.

– Es ist eine enorme Arbeit, die richtigen Waren auszuwählen und sie in den Formaten einzutragen, die der Auftraggeber verlangt, sagt Asprem.

Dieser Prozess war früher manuell und zeitaufwändig. Alles musste per Hand zugeordnet und dokumentiert werden, und das kostete wertvolle Zeit für strategischere Bewertungen. Um den Ausschreibungsprozess effizienter zu gestalten und höhere Qualität sicherzustellen, nahm Lyreco im Sommer 2024 Cobrief in Betrieb.

Cobrief hilft uns, automatisch die richtigen Produkte auszuwählen, basierend auf früheren Ausschreibungen und unseren eigenen Produktdaten. Es kann auch Textantworten auf die Fragen in den Ausschreibungsunterlagen vorschlagen, basierend auf unseren eigenen Texten, sagt Patricia Patoka.

– Wir müssen keine Stunden mehr damit verbringen, bereits geleistete Arbeit nachzubauen. Das spart uns enorm viel Zeit und ermöglicht es uns, unsere Energie auf das zu verwenden, was wirklich zählt: die Strategie und wie wir die Ausschreibung gewinnen können, fügt Asprem hinzu.

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– Ein Werkzeug, das uns einen soliden Vorteil verschafft

Mit Cobrief im Team kann Lyreco jetzt mehr Ausschreibungen beantworten als zuvor. Früher musste das Team harte Prioritäten setzen und oft Wettbewerbe auslassen. Möglicherweise gab es Ausschreibungen, die sie hätten gewinnen können, aber die Gesamtarbeitslast führte dazu, dass sie darauf verzichten mussten.

Mit Cobrief haben Patricia Patoka, Bjørn Ove Asprem und der Rest des Ausschreibungsteams bis zu 50 Prozent der Produktzuordnung automatisiert.

– Jetzt können wir schneller eine erste Bewertung vornehmen und sehen, ob eine Ausschreibung relevant ist oder nicht. Wir erhalten auch früh im Prozess eine genauere Preisindikation, sagt Patoka.

Für Lyreco sind Technologie und innovative Lösungen, wofür Cobrief ein Beispiel ist, Teil einer grösseren Strategie zur Weiterentwicklung des Unternehmens.

– Ausschreibungsverträge sind stabil und relativ langfristig. Darüber hinaus sehen wir einen immer stärkeren Umweltfokus in den Ausschreibungen, was gut zu uns passt, da wir aktiv an Nachhaltigkeit arbeiten. Mit Cobrief bekommen wir sowohl mehr Zeit als auch höhere Qualität bei unseren Antworten. Das stärkt uns im Wettbewerb, sagt Asprem.

Sowohl er als auch Patoka sind überzeugt, dass der kluge Einsatz von KI in Zukunft entscheidend sein wird.

– Wir müssen die vorhandenen Werkzeuge nutzen. Wenn wir das nicht tun, liegen wir plötzlich zwei Schritte hinter unseren Wettbewerbern. Jetzt haben wir ein Werkzeug, das uns einen soliden Vorteil verschafft, sagt Patoka.