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Das EEE-Formular: so vermeiden Sie die typischen Stolperfallen
Die EEE ist die Eigenerklärung, die fast jeder Bieter zu Beginn eines Vergabeverfahrens oberhalb des EU-Schwellenwerts ausfüllen muss. Hier sind das Formular und die Fehler, die sonst starke Angebote kippen.
Zu Beginn der meisten Vergabeverfahren ab einer bestimmten Größe begegnet Ihnen ein Formular mit einem etwas kryptischen Namen: die EEE. Fast jeder Bieter muss es ausfüllen, und ein nicht kleiner Teil sonst überzeugender Angebote scheitert daran, dass es nachlässig gemacht wurde. Hier klären wir, was das Formular eigentlich ist, wann es Sie erwartet und welche Fehler immer wieder auftreten.
Was die Eigenerklärung wirklich ist
EEE steht für Einheitliche Europäische Eigenerklärung, im EU-Kontext ESPD (European Single Procurement Document) genannt. Sie ist eine vorläufige Erklärung, dass Sie die Eignungskriterien im Verfahren erfüllen und keine Ausschlussgründe vorliegen.
Eignungskriterien sind die Anforderungen, die der öffentliche Auftraggeber an Sie als Bieter stellt, damit Sie überhaupt am Verfahren teilnehmen können, etwa zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, zur Erfahrung und zur fachlichen Eignung. Mit der EEE erklären Sie zunächst nur, dass die Anforderungen erfüllt sind. Die eigentlichen Nachweise folgen später.
Das Formular ist EU-weit standardisiert. Es basiert auf einer gemeinsamen EU-Vorlage, sodass ein Bieter in Deutschland, Frankreich und Norwegen dasselbe Formular mit denselben Feldern ausfüllt. Es ist also keine deutsche Erfindung, sondern eine europäische Regelung, was gut zu wissen ist, wenn Sie Aufträge in anderen Ländern erwägen.
Warum es sie gibt
Der Sinn ist, allen Beteiligten Papierkram zu ersparen. Statt dass jeder Bieter bereits bei der Bewerbung Stapel von Bescheinigungen einreicht, erklären Sie zunächst nur, dass die Anforderungen erfüllt sind.
Erst der Bieter, der den Zuschlag tatsächlich erhalten soll, muss in der Regel die vollständige Dokumentation vorlegen, bevor der Vertrag unterschrieben wird. Das senkt die Hürde für eine Teilnahme, besonders für kleinere Unternehmen, die sonst viel Zeit in Dokumentation für ein Verfahren stecken würden, das sie vielleicht gar nicht gewinnen.
Wann Sie der EEE tatsächlich begegnen
Die EEE ist in Verfahren oberhalb des EU-Schwellenwerts verpflichtend, also den größeren Ausschreibungen, die EU-weit über TED bekannt gemacht werden müssen. In Deutschland gilt für diese Verfahren die VgV, für Bauleistungen die VOB/A-EU, für Sektoren die SektVO. Der Schwellenwert wird regelmäßig angepasst.
Für 2026–2027 liegen die EU-Schwellenwerte für Liefer- und Dienstleistungen bei 140.000 Euro für oberste Bundesbehörden und 216.000 Euro für sonstige öffentliche Auftraggeber (Länder, Kommunen). Bei Bauaufträgen liegt die Schwelle bei 5.404.000 Euro. Liegt der Auftragswert darüber, sind Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit im EEE-Bereich.
Unterhalb dieser Grenzen wird die EEE in der Regel nicht verlangt, der öffentliche Auftraggeber kann aber auch bei kleineren Verfahren eine einfachere Eigenerklärung einfordern. Prüfen Sie immer die Vergabeunterlagen dahingehend, was in Ihrem konkreten Verfahren gefordert wird.
Wo viele stolpern
Das sind die Fehler, die wir immer wieder sehen:
- Unvollständiges Ausfüllen. Felder bleiben leer, Fragen werden übersprungen. Ein halb ausgefülltes Formular kann für sich genommen zum Ausschluss führen.
- Vergessen der Dritten, auf die Sie sich stützen. Nutzen Sie einen Nachunternehmer oder eine Konzernmutter, um Anforderungen etwa an Wirtschaftlichkeit oder Erfahrung zu erfüllen, müssen auch diese eine eigene EEE einreichen. Das wird häufig vergessen, und dann passt das Angebot in sich nicht mehr zusammen.
- Veraltete Angaben. Zahlen, Rollen und Bescheinigungen, die nicht mehr aktuell sind. Die Erklärung muss die Lage so wiedergeben, wie sie heute ist.
- Erst in letzter Minute. Das Formular dauert beim ersten Mal länger, als viele denken, besonders wenn Sie noch Erklärungen von Dritten einholen müssen.
So machen Sie es sicher
Lesen Sie die Eignungskriterien, bevor Sie mit dem Ausfüllen beginnen, damit Sie wissen, was Sie tatsächlich erklären. Entscheidend sind die Anforderungen hinter dem Formular, nicht das Formular selbst.
Halten Sie die Nachweise im Hintergrund bereit, auch wenn Sie sie noch nicht einreichen. Falls Sie den Zuschlag erhalten, müssen Sie aktuelle Bescheinigungen schnell vorlegen können, und es hilft enorm, wenn diese schon gesammelt sind.
Stützen Sie sich auf andere Unternehmen, sorgen Sie dafür, dass diese ihre eigene EEE rechtzeitig ausfüllen und unterschreiben. Und planen Sie beim ersten Mal deutlich mehr Zeit ein, als Sie erwarten. Beim nächsten Mal geht es schneller.
Zum Abschluss
Die Eigenerklärung ist nicht schwer, aber sie wird leicht unterschätzt. Es ist ein europäisches Formular mit einfacher Logik: Sie erklären zuerst, belegen später. Nehmen Sie sich etwas Zeit dafür, dann verhindern Sie, dass ein sonst gutes Angebot an einer Formalie scheitert.
Wir von Cobrief sprechen gerne mit Ihnen darüber, wie Sie die Vergabearbeit vom ersten Formular an einfacher gestalten.