Das richtige KI-Tool für die Ausschreibungsarbeit wählen

Der Markt für KI-Tools in der Ausschreibungsarbeit ist in den letzten Jahren schnell gewachsen. Für Sie als Entscheidungsträger im Einkauf eines Lieferantenunternehmens ist die Wahl des Tools eine strategische Entscheidung, die sowohl Ihre Daten betrifft als auch, wie das Team arbeitet und wie Sie Anforderungen aus dem Vergaberecht und von Auftraggebern erfüllen.

Was wir bei den Lieferanten sehen, mit denen wir sprechen, ist, dass diejenigen, die das richtige Tool gewählt haben, vorher einige konkrete Fragen gestellt haben. Und diejenigen, die das falsche gewählt haben, haben sie oft nicht gestellt. Hier ist die Checkliste, die wir gewöhnlich empfehlen.

Was bei der Wahl eines KI-Tools auf dem Spiel steht

Ihre Vergabe- und Angebotsdokumente enthalten oft sensitive Informationen: technische Lösungen, Preisstrategien, Referenzen, Sicherheitsmaßnahmen. Was Sie in ein KI-Tool eingeben, wird auf die eine oder andere Weise von einem externen Akteur verarbeitet. Wenn die Verarbeitung nicht durchdacht ist, können Sie am Ende Geschäftsgeheimnisse teilen oder gegen Regeln verstoßen, denen Sie selbst unterworfen sind, etwa GDPR.

Zudem ist die Wahl langfristig. Ein KI-Tool wird schnell zu einem zentralen Bestandteil des Arbeitsablaufs, und es kann sowohl kostspielig als auch umständlich sein, es nach ein oder zwei Jahren auszutauschen. Deshalb lohnt es sich, vor der Bewertung Zeit zu investieren.

Datenhaltung: Was passiert mit den Dokumenten, die Sie hochladen?

Das Erste, was Sie herausfinden sollten, ist, was mit den Daten passiert, die Sie in das Tool eingeben. Konkrete Fragen an den Anbieter:

• Wo werden die Daten geografisch gespeichert? Innerhalb des EWR oder anderswo?
• Wer hat Zugriff? Nur Sie oder auch der Anbieter des KI-Tools? Eventuelle Dritte?
• Werden die Daten zum Trainieren von KI-Modellen verwendet, und können Sie dem widersprechen?
• Wie lange werden Daten gespeichert, und was passiert, wenn Sie den Vertrag beenden?
• Wem gehören die Bearbeitungen und Dokumente, die produziert werden?

Es ist ein Unterschied, ob ein Anbieter alles in Europa speichert und garantiert, dass die Daten nicht zum Training verwendet werden, oder ob die Daten an US-amerikanische Sprachmodell-Anbieter weitergegeben werden, ohne klare Grenzen. Dieser Unterschied kann entscheidend dafür sein, wozu Sie das Tool rechtmäßig nutzen können.

Sicherheit und Zertifizierungen

Zertifizierungen sind nicht alles, aber sie sind ein guter Indikator für Seriosität. Prüfen Sie, ob der Anbieter ISO 27001 (Informationssicherheits-Managementsystem) oder Vergleichbares hat und wie er GDPR-Konformität handhabt. Bitten Sie um eine Trust-Center-Seite oder andere Sicherheitsdokumentation und lesen Sie sie.

Fragen, die über die Zertifizierungen hinaus Einblick geben:

• Wie ist das Vorgehen bei einer eventuellen Sicherheitsverletzung?
• Wie wird die interne Zugriffsverwaltung beim Anbieter gehandhabt?
• Werden die Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt?

Für ein Beispiel, wie ein KI-Anbieter dies dokumentieren kann, schauen Sie sich das Trust Center bei Cobrief an. Es ist eine gute Illustration dafür, welche Art Transparenz Sie von den Anbietern erwarten sollten, die Sie in Betracht ziehen.

Fachliche Verankerung: Ist das Tool für Ausschreibungen gebaut?

Ein allgemeiner Chatbot (zum Beispiel ChatGPT) kann auf vieles antworten, aber das bedeutet nicht, dass er tief im Ausschreibungsfach verankert ist. Es gibt einen großen Unterschied zwischen einem Tool, das für öffentliche Beschaffung gebaut ist, und einem, das ein Chatbot mit einem Ausschreibungsfilter obendrauf ist.

Fragen Sie konkret:

• Wie viele Lieferantenunternehmen nutzen das Tool für öffentliche Ausschreibungen?
• Wie lange arbeitet der Anbieter des KI-Tools spezifisch mit Ausschreibungen?
• Versteht das Tool das deutsche und europäische Vergaberecht, einschließlich GWB, VgV und der entsprechenden Verordnungen?
• Können Sie eine Demo mit echten Vergabeunterlagen aus Ihrer eigenen Branche sehen?

Ein Tool, das für Ausschreibungen gebaut ist, kennt die Sprache, die Anforderungsstruktur und die Dokumentmuster. Ein allgemeines Tool muss von Ihnen selbst jedes Mal eingelernt werden.

Halluzinationen und Qualitätskontrolle

Alle KI-Modelle können sich Dinge ausdenken, die nicht stimmen. Die Frage ist, was der Anbieter unternommen hat, um das Risiko zu reduzieren. Das ist das, was Sie sich konkret zeigen lassen sollten.

• Arbeitet das Tool immer gegen eine Wissensdatenbank, oder kann es frei generieren?
• Verweist es auf Quellen, sodass Sie das Geschriebene überprüfen können?
• Hat es eingebaute Qualitätssicherungsschritte, die Dinge wie Anforderungsabdeckung, Fakten und Struktur prüfen?

Ein dedizierter KI-Bid-Manager mit einer Wissensdatenbank verankert die KI in den eigenen Dokumenten, Anweisungen und früheren Bearbeitungen des Unternehmens. Das reduziert Halluzinationen, weil das System gegen reale Quellen arbeitet, statt zu raten. Dieselbe Art System kann auch Qualitätssicherung in mehreren Ebenen leisten, unter anderem indem es prüft, ob alle Anforderungen abgedeckt sind und ob der Inhalt zusammenhängt. Das ist die Art Funktionalität, nach der Sie suchen sollten, wenn Sie Tools vergleichen.

Der Ansatz und die Werte des Anbieters

Ein gutes KI-Tool reicht nicht, wenn der Anbieter dahinter nicht vertrauenswürdig ist. Prüfen Sie, wie der Anbieter über seinen eigenen Ansatz zu KI spricht.

• Sind sie transparent darin, welche Modelle sie nutzen und wo diese laufen?
• Nehmen sie Datenschutz ernst, oder ist das etwas, das "sich schon regelt"?
• Wie gehen sie mit dem Risiko von Halluzinationen und Fehlern um?
• Bauen sie ihr Produkt, um ein echtes Problem zu lösen, oder um sich KI-Unternehmen nennen zu können?

Ein Beispiel dafür, wie ein KI-Anbieter seinen eigenen Ansatz beschreiben kann, finden Sie in dem Artikel Unser Ansatz für KI. Er deckt Datenspeicherung in Europa, Datenbesitz, Quellenverweise und wie KI in das Produkt integriert ist ab. Er kann eine gute Vorlage dafür sein, welche Fragen Sie den Anbietern stellen sollten, die Sie in Erwägung ziehen.

Wie Sie das Tool testen, bevor Sie sich entscheiden

Demo und Probezeit werden unterschätzt. Es ist einfacher, Schwächen eines Tools zu entdecken, indem Sie es in einem echten Verfahren benutzen, als eine Produktbroschüre zu lesen.

Praktische Schritte, die Sie unternehmen können:

• Bitten Sie darum, das Tool an echten Vergabeunterlagen aus einem früheren oder laufenden Angebot zu testen
• Vergleichen Sie, wie viel Zeit Sie auf jeden Schritt verwenden, mit dem, was Sie normalerweise brauchen
• Prüfen Sie, wie viel Sie korrigieren müssen, nachdem die KI einen Entwurf abgeliefert hat
• Fragen Sie nach Referenzkunden in derselben Branche und sprechen Sie direkt mit ihnen
• Testen Sie auch Support und Nachverfolgung: Wie schnell bekommen Sie Antwort, wenn Sie Fragen haben?

Wonach Sie suchen, ist kein perfektes Tool. Es ist ein Tool, das zu Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise passt, von einem Anbieter, dem Sie über die Zeit vertrauen können.

Abschließend

Die Wahl des KI-Tools für die Ausschreibungsarbeit ist eine strategische Entscheidung, die mehr betrifft als ein einzelnes Verfahren. Es geht darum, wie das Team arbeitet, wie die Daten gehandhabt werden und wie sehr Sie dem trauen können, was geliefert wird. Verwenden Sie Zeit auf die Bewertung, stellen Sie ruhig mehr Fragen als Sie zu brauchen meinen, und sprechen Sie vor Vertragsabschluss mit Referenzkunden.

Wir bei Cobrief nehmen uns gerne Zeit für ein Gespräch darüber, was wichtig zu bewerten ist, auch wenn Sie sich nicht für uns entscheiden. Es ist besser, Ihnen dabei zu helfen, die richtigen Fragen zu stellen, als Ihnen ein Tool zu verkaufen, das Sie nicht brauchen.