7 Dinge, die Sie in Doffin-Bekanntmachungen prüfen sollten

Eine neue Bekanntmachung taucht im Posteingang auf, und Sie haben eigentlich keine Zeit, die gesamten Vergabeunterlagen sofort zu lesen. Woher wissen Sie, ob es sich lohnt, weiterzugehen, oder ob sie zur Seite gelegt werden sollte? Was wir bei den Lieferanten sehen, mit denen wir sprechen, ist, dass es wenige Punkte sind, die darüber entscheiden, ob ein Verfahren etwas ist, worauf man setzen sollte. Wenn Sie früh einen Überblick darüber bekommen, sparen Sie sich später im Prozess viel Arbeit.

Hier sind sieben Dinge, die es wert sind, beachtet zu werden, wenn Sie eine neue Bekanntmachung von Doffin durchgehen. In Deutschland gelten dieselben Prüfpunkte sinngemäß für Bekanntmachungen auf service.bund.de oder Landesvergabeportalen.

1. Welche Eignungskriterien gelten

Die Eignungskriterien sind das, was entscheidet, ob Sie überhaupt teilnehmen können. Hier kommen das EEE-Formular, Bescheinigungen, Umsatzzahlen, Referenzen und etwaige Zertifizierungen ins Spiel. Das Erste, was Sie herausfinden sollten, ist, ob Sie überhaupt qualifiziert sind. Wenn nicht, ist das meiste andere unwesentlich.

Was wir oft empfehlen, ist, die Liste durchzugehen, bevor Sie irgendetwas anderes tun. Wenn Ihnen eine obligatorische Zertifizierung oder ein bestimmter Referenztyp fehlt, ist es am besten, das sofort zu wissen. Dann können Sie entweder vom Verfahren absehen oder die Zeit darauf verwenden, das Fehlende zu beschaffen. Es ist viel schlimmer, das Fehlen festzustellen, nachdem Sie die Hälfte der Bearbeitung erledigt haben.

Eine dritte Möglichkeit ist der Dialog mit dem Einkäufer. Wenn Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gut zum Bedarf passt, Sie aber nicht alle Eignungskriterien erfüllen, kann es sich lohnen, direkt zu fragen. Viele Einkäufer bekommen wenige oder gar keine Antworten auf ihre Verfahren und sind offen für ein Gespräch darüber, ob die Anforderungen wirklich das widerspiegeln, was sie suchen.

2. Was der Auftraggeber tatsächlich beschaffen will

Wenn Sie bestätigt haben, dass Sie qualifiziert sind, ist der nächste Schritt, zu verstehen, was der Auftraggeber eigentlich erreichen will. Was ist der eigentliche Bedarf hinter dem Verfahren? CPV-Codes und Kategorien geben eine grobe Richtung, aber die eigentliche Auftragsbeschreibung und die Hintergrundinformationen sagen mehr darüber aus, was der Auftraggeber sucht.

Was wir oft sehen, ist, dass Lieferanten direkt zur Leistungsbeschreibung gehen, ohne die einleitenden Absätze zu lesen, die erklären, warum die Beschaffung erfolgt. Das ist eine Schwäche. Was der Auftraggeber eigentlich erreichen will, beeinflusst sowohl, wie die Zuschlagskriterien auszulegen sind, als auch, wie das Angebot aufgebaut werden sollte. Verwenden Sie ein paar Minuten darauf zu verstehen, wer das, was Sie liefern sollen, tatsächlich nutzen wird, und welche Art Problem Sie lösen sollen.

Für die, die etwas tiefer gehen wollen, gibt es ein paar zusätzliche Fragen, die oft einen Vorteil verschaffen:

• Wer hält den Vertrag heute, und warum ist er gerade jetzt am Markt?
• Wer von der Auftraggeberseite ist am Prozess beteiligt, und welche Rollen haben diese Personen?
• Was hat dieser Auftraggeber historisch in vergleichbaren Verfahren gewichtet?
• Haben wir Beziehungen zu Schlüsselpersonen, die Kontext oder fachlichen Input geben können?

Es ist selten, dass Sie alle Antworten in den Vergabeunterlagen finden. Viel von dieser Einsicht muss parallel hereingeholt werden, über Marktbeobachtung, frühere Zuschlagserteilungen und Dialog mit Leuten, die Sie aus der Branche kennen.

3. Was die Zuschlagskriterien tatsächlich gewichten

Die Zuschlagskriterien sagen nicht nur, was der Auftraggeber bewerten wird, sondern auch, wie viel jedes Kriterium zählt. Der Unterschied zwischen 60/40 Qualität/Preis und 40/60 ist oft der Unterschied dazwischen, ob Sie gewinnen können oder nicht.

Es geht darum, ehrlich mit sich selbst über die Chancen zu sein. Wenn Sie bei Qualität stark sind, der Preis aber höher gewichtet wird, kann es trotzdem ein Verfahren sein, das die Teilnahme wert ist. Fragen Sie sich: Ist die Gewichtung zu unseren Gunsten? Wenn die Antwort nein ist, kann es klüger sein, die Zeit auf ein anderes Verfahren zu verwenden.

4. Die Angebotsfrist und die Zeit, die Sie haben

Die Angebotsfrist dreht sich nicht nur darum, wann Sie abgeben müssen, sondern auch darum, wie viel Zeit Sie realistisch haben, um ein gutes Angebot zu schreiben. Eine kurze Frist bedeutet einen Wettbewerb um Zeit und Personal ebenso wie um fachliche Stärke.

Prüfen Sie auch, wann Informationstermine oder etwaige Fragefristen sind. Sie sind oft früher als man denkt, und wenn Sie Fragen an den Auftraggeber haben, müssen diese vor Ablauf der Fragefrist eingegangen sein. Was wir gut funktionieren sehen, ist, eine interne Frist deutlich vor der formalen zu setzen, sodass Sie einen Puffer gegen technische Überraschungen in letzter Minute haben.

5. Welche Anlagen und Dokumente obligatorisch sind

Die Vergabeunterlagen listen auf, was dem Angebot beigefügt werden muss. Es kann mehr sein, als Sie zuerst denken: EEE, Bescheinigungen, Referenzlisten, Lebensläufe, Zeichnungen, Preisblätter und gelegentlich recht spezifische Formulare, die der Auftraggeber ausgefüllt haben will.

Was wir oft hören, ist, dass Lieferanten fehlende Anlagen kurz vor der Abgabefrist entdecken. Das ist eine unnötige Stresssituation. Erstellen Sie eine kurze Checkliste aller obligatorischen Anlagen, sobald Sie sich für die Teilnahme entschieden haben. Dann wissen Sie, was zusammengetragen werden muss und wer für welches Dokument zuständig ist.

6. Vertragslaufzeit, Optionen und Volumen

Es reicht nicht, den Zuschlag zu gewinnen. Sie müssen auch einen Vertrag gewinnen, der die Arbeit wert ist. Die Bekanntmachung gibt in der Regel die Vertragslaufzeit an (zum Beispiel zwei Jahre mit Option auf zwei weitere), das erwartete Volumen oder den geschätzten Vertragswert und ob es sich um eine Rahmenvereinbarung oder einen festen Vertrag handelt.

Was wir erleben, ist, dass viele Lieferanten so stark auf das Verfahren selbst fokussieren, dass sie vergessen, zu beurteilen, ob der Vertrag tatsächlich attraktiv ist. Eine kleine Rahmenvereinbarung ohne garantiertes Volumen kann weniger lohnend sein als ein mittelgroßer Festpreisvertrag mit klarer Leistung. Beurteilen Sie den Vertrag, als hätten Sie gewonnen, bevor Sie mit dem Schreiben des Angebots beginnen.

7. Besondere Anforderungen und Vorbehalte, die über die Teilnahme entscheiden

Viele Bekanntmachungen enthalten Details, die leicht übersehen werden, aber entscheidend sein können. Beispiele: Anforderungen an Sicherheitsüberprüfungen, Anwesenheitspflicht am Leistungsort, Einschränkungen bei der Nutzung von Unterauftragnehmern, Exklusivitätsbestimmungen oder spezifische Datenschutzmaßnahmen.

Was wir sehen, ist, dass es oft diese kleinen Details sind, die darüber entscheiden, ob Sie überhaupt teilnehmen können. Gehen Sie die Punkte in den Vergabeunterlagen durch und achten Sie auf alles, was ungewöhnlich oder restriktiv wirkt. Wenn Sie sich bei etwas unsicher sind, schicken Sie vor Ablauf der Fragefrist eine Frage an den Auftraggeber. Es ist besser, früh zu klären, als mitten in der Bearbeitung auf eine Sperre zu stoßen.

Abschließend

Diese sieben Punkte decken nicht alles ab, was in einer Bekanntmachung steht, aber sie sind die Eckpfeiler einer guten ersten Bewertung. Was wir erleben, ist, dass Lieferanten, die eine einfache Checkliste haben, weniger Zeit auf Go/No-go verwenden als jene, die alles von vorne bis hinten lesen.

Für diejenigen, die eine helfende Hand wollen, um diese Punkte aus den Vergabeunterlagen herauszuziehen, übernimmt unsere Funktion, Ausschreibungen mit KI zu bewerten, viel der manuellen Arbeit. Mehr darüber, was Angebote, die gewinnen, vom Rest unterscheidet, lesen Sie in unserem Artikel zu Angeboten, die öffentliche Ausschreibungen gewinnen.

Wir bei Cobrief sparren gerne darüber, wie Sie Bekanntmachungen effizienter bewerten können. Melden Sie sich einfach, wenn Sie sich etwas fragen.