Sådan holder Compass Group fuld kontrol over 300 udbud om året

Hvert år besvarer Compass Group og rengøringsdivisionen Eir Renhold over 300 udbud. Fra kantiner på militære baser til rengøringstjenester i nogle af landets største erhvervsbygninger, og fra offshore-forplejning til fuld facility management. Med omkring 10.000 ansatte fordelt på over 630 lokationer og en samlet omsætning på næsten 10 milliarder NOK er dette en af Norges mest komplette FM-koncerner.

Bag den imponerende udbudsportefølje sidder blandt andre Henriette Haugsnes, planlægnings- og udbudschef i Eir Renhold, og Marcelle Mauritzson, bid manager for food-divisionen i Compass Group. Eir Renhold besvarer alene over 120 rengøringsudbud om året, og på koncernniveau er totalen 300 til 350 besvarelser.

Det betyder, at teamene afgiver tilbud næsten hver eneste dag.

Højere risiko for at misse noget i en manuel proces

Teamene havde et velfungerende system: alle udbud, der blev vurderet, blev registreret i et Excel-ark med overblik over status, ansvar og frister. Varsler kom ind via e-mail fra forskellige portaler og skulle manuelt flyttes over i listen. Problemet lå ét skridt tidligere, i selve varslingssystemet.

– Varslingssystemet vi brugte sendte ind imellem den samme besked flere gange over et par dage, siger Haugsnes. – Man blev usikker på, om nogen allerede havde fanget det op, eller om man var ved at starte en parallel proces ved siden af en kollega. Glemte vi at registrere udbuddet i listen, var det i praksis væk. For at sikre, at vi ikke mistede noget, opbyggede vi mange ekstra rutiner, der egentlig ikke burde have været nødvendige.

Som børsnoteret selskab, tæt knyttet til en global koncern i Storbritannien, opererer Compass Group inden for strenge rammer for, hvilke kontrakter det er rentabelt at byde på. Ubegrænsede erstatningsrammer, ugunstige opsigelsesvilkår og utilstrækkelig prisregulering er alle røde flag, der kan gøre et udbud uaktuelt, uanset kontraktens størrelse.

– Disse vilkår kunne ligge spredt over hundredvis af sider, og at grave dem frem tog tid, vi hellere burde have brugt på selve tilbuddet, siger Haugsnes. – Vi har siddet næsten klar til at aflevere, og så måtte vi opgive udbuddet, fordi ordregiveren havde urimelige kontraktvilkår. Det er en sårbar position at befinde sig i.

Fuld kontrol og hurtigere kvalitetsvurdering

Med Cobrief er hverdagen en anden. Alle udbudsbeskeder samles nu i én og samme platform, uanset om de kommer fra offentlige udbudsportaler eller private aktører med egne systemer. Hver besked vises én gang med tydeligt ejerskab og status.

Et af Norges mest erfarne udbudsteam inden for facility management: Marcelle Mauritzson og Henriette Haugsnes i Compass Group.

– Nu sorterer vi hurtigt det fra, der ikke er relevant, og det, der er relevant, får en ejer med det samme. Vi har fuldt overblik over, hvad der er i pipelinen, og hvem der har ansvar for hvad, siger Haugsnes.

Cobriefs AI-funktioner analyserer udbudsdokumentationen automatisk og samler tildelingskriterier, kontraktvilkår, dokumentationskrav og potentielle røde flag på ét sted. Det giver teamet fuldt overblik tidligt i processen og gør det langt nemmere at vurdere, om et udbud er det rette at deltage i, uden at bruge timer på at grave i dokumenter.

– Vi får et komplet overblik med det samme. Det gør, at vi kan tage velovervejede beslutninger om, vi skal deltage, og vi undgår at opdage kritiske forhindringer halvvejs inde i besvarelsen, siger Haugsnes.

For Marcelle Mauritzson, der kom til Compass Group med baggrund som tekstforfatter, er det den frigjorte skrivetid, der betyder mest.

– Det mest tidskrævende ved udbudsarbejdet er den interne dokumentation: skatteattest, finansiel kapacitet, referencer. Det, jeg virkelig synes er sjovt, er at skrive selve tilbuddet. Vi skal skabe en fortælling, der rammer kunden, og det er det, der vinder kontrakten, siger Mauritzson.

– Nu henter Cobrief den information frem, jeg har brug for, så jeg kan bruge energien på at skrive et godt, personligt tilbud. Det gør en stor forskel i hverdagen, tilføjer hun.

Vinder mere, mister færre

Volumenet af udbud er omtrent det samme som før. Men kvaliteten er højere, og risikoen for at miste muligheder er markant reduceret.

– Det er sværere at miste udbud nu. Vi har fuldt overblik i Cobrief, og ingenting falder mellem stolene, som det kunne gøre før, siger Haugsnes.

Tid, der spares på manuelt arbejde, reinvesteres i bedre besvarelser.

– Den tid, du frigør, ser du igen i kvaliteten af det, du leverer, siger Mauritzson.

Henriette Haugsnes og Marcelle Mauritzson fra Compass Group med Tellef Tveit, kommerciel direktør i Cobrief.

Compass Group fremhæver også samarbejdet med Cobrief som en succesfaktor.

– I lytter faktisk til vores forslag. Der er meget kort vej fra tilbagemelding til reelle forbedringer i produktet. Og jeg kan godt lide, at I er så proaktive og opsøger os direkte. Det betyder meget for samarbejdet, siger Haugsnes.