Vælg det rigtige AI-værktøj til udbudsarbejdet

Markedet for AI-værktøjer til udbudsarbejde er vokset hurtigt de seneste år. For jer, der er beslutningstagere for indkøb i en leverandørvirksomhed, er valget af værktøj en strategisk beslutning, der påvirker både de data, I håndterer, hvordan teamet arbejder, og hvordan I møder krav fra ordregivere og regelværk.

Det vi ser hos de leverandører, vi taler med, er at de, der har valgt det rigtige værktøj, har stillet nogle konkrete spørgsmål, før de valgte. Og de, der har valgt forkert, har ofte ikke stillet dem. Her er den tjekliste, vi plejer at anbefale.

Hvad der er på spil, når I vælger et AI-værktøj

Virksomhedens udbuds- og tilbudsdokumenter indeholder ofte følsom information: tekniske løsninger, prisstrategier, referencer, sikkerhedstiltag. Det, I fodrer ind i et AI-værktøj, bliver håndteret af en ekstern aktør på en eller anden måde. Hvis håndteringen ikke er gennemtænkt, kan I ende med at dele forretningshemmeligheder eller bryde det regelværk, I selv er forpligtet til.

Derudover er valget langsigtet. Et AI-værktøj bliver hurtigt en central del af arbejdsflowet, og det kan være både dyrt og besværligt at skifte ud efter et eller to år. Derfor er det værd at bruge tid på vurderingen i forvejen.

Datahåndtering: hvad sker der med de dokumenter, I uploader?

Det første, I bør finde ud af, er, hvad der sker med de data, I fodrer ind i værktøjet. Konkrete spørgsmål at stille leverandøren:

• Hvor lagres dataene geografisk? Inden for EU/EØS, eller andre steder?
• Hvem har adgang? Kun jer, eller også leverandøren af AI-værktøjet? Eventuelle tredjeparter?
• Bruges dataene til at træne AI-modeller, og kan I reservere jer mod det?
• Hvor længe lagres data, og hvad sker der, hvis I afslutter aftalen?
• Hvem ejer de besvarelser og dokumenter, der produceres?

Der er forskel på en leverandør, der lagrer alt i Europa og garanterer, at dataene ikke bruges til træning, og en, der sender dataene videre til amerikanske sprogmodel-leverandører uden klare grænser. Den forskel kan være afgørende for, hvad I lovligt kan bruge værktøjet til.

Sikkerhed og certificeringer

Certificeringer er ikke alt, men de er en god indikator på seriøsitet. Tjek om leverandøren har ISO 27001 (informationssikkerhedsstyring) eller tilsvarende, og hvordan de håndterer GDPR-overholdelse. Bed om en Trust Center-side eller anden sikkerhedsdokumentation, og læs den.

Spørgsmål, der giver indsigt ud over certificeringerne:

• Hvad er proceduren ved et eventuelt sikkerhedsbrud?
• Hvordan håndteres adgangsstyring internt hos leverandøren?
• Krypteres dataene både under overførsel og ved lagring?

For et eksempel på, hvordan en AI-leverandør kan dokumentere dette, kan I se Trust Center hos Cobrief. Det er en god illustration af, hvilken slags transparens I bør forvente fra de leverandører, I overvejer.

Faglig forankring: er værktøjet bygget til udbud?

En generel chatbot (for eksempel ChatGPT) kan svare på meget, men det betyder ikke, at den er dybt forankret i udbudsfaget. Der er stor forskel på et værktøj, der er bygget til offentlige indkøb, og et, der er en chatbot med et udbudsfilter på toppen.

Spørg konkret:

• Hvor mange leverandørvirksomheder bruger værktøjet til offentlige udbud?
• Hvor længe har leverandøren af AI-værktøjet arbejdet med udbud specifikt?
• Forstår værktøjet det danske og europæiske udbudsregelværk, herunder udbudsloven og direktiverne?
• Kan I se en demo med et reelt udbudsmateriale fra jeres egen branche?

Et værktøj, der er bygget til udbud, kender sproget, kravstrukturen og dokumentmønstrene. Et generelt værktøj skal læres op af jer selv hver gang.

Hallucinationer og kvalitetskontrol

Alle AI-modeller kan finde på ting, der ikke passer. Spørgsmålet er, hvad leverandøren har gjort for at reducere risikoen. Det er det, I bør bede om at få vist konkret.

• Arbejder værktøjet altid mod en vidensbase, eller kan det generere frit?
• Refererer det til kilder, så I kan efterprøve det, der står?
• Har det indbyggede kvalitetssikringstrin, der tjekker ting som kravdækning, fakta og struktur?

En dedikeret AI-bid manager med en vidensbase forankrer AI'en i virksomhedens egne dokumenter, instruktioner og tidligere besvarelser. Det reducerer hallucinationer, fordi systemet arbejder mod reelle kilder i stedet for at gætte. Samme type system kan også lave kvalitetssikring i flere lag, blandt andet ved at tjekke at alle krav er dækket, og at indholdet hænger sammen. Det er den slags funktionalitet, I bør se efter, når I sammenligner værktøjer.

Leverandørens tilgang og værdier

Et godt AI-værktøj er ikke nok, hvis leverandøren bag ikke er til at stole på. Tjek hvordan leverandøren taler om sin egen tilgang til AI.

• Er de transparente om, hvilke modeller de bruger, og hvor de kører?
• Tager de databeskyttelse alvorligt, eller er det noget, der "ordner sig"?
• Hvordan håndterer de risikoen for hallucinationer og fejl?
• Bygger de deres produkt for at løse et reelt problem, eller for at kunne kalde sig en AI-virksomhed?

Et eksempel på, hvordan en AI-leverandør kan beskrive sin egen tilgang, finder I i artiklen Vores tilgang til AI. Den dækker datalagring i Europa, ejerskab af data, kildereferencer og hvordan AI er integreret i produktet. Det kan være en god skabelon for, hvilke spørgsmål I bør stille de leverandører, I overvejer.

Sådan tester I værktøjet, før I beslutter jer

Demo og prøveperiode er undervurderet. Det er nemmere at opdage svagheder i et værktøj ved at bruge det på en reel konkurrence end at læse en produktbrochure.

Praktiske greb, I kan tage:

• Bed om at teste værktøjet på et faktisk udbudsmateriale fra et tidligere eller eksisterende tilbud
• Sammenlign hvor meget tid I bruger på hvert trin sammenlignet med, hvad I bruger til daglig
• Tjek hvor meget I skal korrigere, efter at AI'en har leveret et udkast
• Spørg om referencekunder i samme branche, og tal med dem direkte
• Test også support og opfølgning: hvor hurtigt får I svar, når I har spørgsmål?

Det I leder efter, er ikke et perfekt værktøj. Det er et værktøj, der passer til, hvordan I faktisk arbejder, med en leverandør, I kan stole på over tid.

Afslutningsvis

Valg af AI-værktøj til udbudsarbejdet er en strategisk beslutning, der påvirker mere end én enkelt konkurrence. Det handler om, hvordan teamet arbejder, hvordan dataene håndteres, og hvor meget I kan stole på det, der leveres ud. Brug tid på vurderingen, stil gerne flere spørgsmål, end I tror I har brug for, og tal med referencekunder, før I skriver under.

Vi i Cobrief tager gerne en snak om, hvad der er vigtigt at vurdere, også selv om I ikke skal vælge os. Det er bedre at hjælpe jer med at stille de rigtige spørgsmål end at sælge et værktøj ind, I ikke har brug for.