Fagartikel
ESPD-formularen: sådan undgår du de mest typiske fejl
ESPD er egenerklæringen leverandører ofte udfylder tidligt i et udbud over EU-tærskelværdien. Her kan du læse, hvad formularen er, og fejlene, der vælter ellers gode tilbud.
Tidligt i de fleste udbud over en vis størrelse møder du en formular med et lidt kryptisk navn: ESPD. Den bruges som foreløbig dokumentation, og en del ellers gode tilbud falder igennem, hvis den udfyldes sjusket. Her rydder vi op i, hvad formularen egentlig er, hvornår du møder den, og fejlene, der går igen.
Hvad egenerklæringen egentlig er
ESPD står for European Single Procurement Document, på dansk "det fælles europæiske udbudsdokument". Det er en foreløbig erklæring om, at du opfylder egnethedskravene i udbuddet, og at der ikke er grunde til at udelukke dig.
Egnethedskrav er de krav, ordregiver stiller til dig som leverandør for, at du overhovedet kan deltage i udbuddet, for eksempel til økonomi, erfaring og faglig kapacitet. Med ESPD siger du først kun, at kravene er opfyldt. Selve papirerne kommer senere.
Formularen er standardiseret i hele EU. Den bygger på en fælles EU-skabelon, så en leverandør i Danmark, Tyskland og Frankrig udfylder den samme formular med de samme felter. Det er altså ikke en dansk opfindelse, men en europæisk ordning, hvilket er godt at vide, hvis du overvejer udbud i andre lande.
Hvorfor den findes
Pointen er at spare alle for papirarbejde. I stedet for at samtlige leverandører afleverer bunker af attester allerede ved tilmelding, erklærer du først, at kravene er opfyldt.
Herefter er det som regel kun den, der faktisk skal tildeles kontrakten, som skal fremlægge den fulde dokumentation, før kontrakten underskrives. Det sænker tærsklen for at deltage, især for mindre virksomheder, der ellers ville bruge meget tid på dokumentation for et udbud, de måske ikke vinder.
Når du faktisk møder ESPD
I udbud over EU's tærskelværdi efter udbudsloven skal ordregiver acceptere ESPD som foreløbig dokumentation. Leverandøren kan som udgangspunkt vælge at aflevere ESPD eller de efterspurgte dokumenter direkte, medmindre udbudsmaterialet udtrykkeligt kræver ESPD. Tærskelværdien er beløbsgrænsen, der afgør, hvilke regler der gælder, og den justeres jævnligt.
For 2026–2027 ligger EU-tærskelværdierne for varer og tjenesteydelser på 140.000 euro for statslige ordregivere og 216.000 euro for regionale og kommunale ordregivere. For bygge- og anlægskontrakter er grænsen 5.404.000 euro. Er kontrakten mere værd end det, er du med stor sandsynlighed i ESPD-land.
Under de grænser bruges ESPD normalt ikke, men ordregiver kan godt bede om en enklere egenerklæring også i mindre udbud. Tjek altid udbudsmaterialet for, hvad der faktisk kræves i lige præcis dit udbud.
Hvor mange snubler
Det er fejlene, vi ser gå igen:
- Ufuldstændig udfyldelse. Felter står tomme, eller spørgsmål bliver sprunget over. En halvfærdig formular kan i sig selv være nok til afvisning.
- Glemmer dem, du støtter dig på. Bruger du en underleverandør eller et moderselskab til at opfylde krav om for eksempel økonomi eller erfaring, skal de også indlevere deres eget ESPD. Det bliver ofte glemt, og så hænger tilbuddet ikke sammen.
- Forældet information. Tal, roller og attester, der ikke længere passer. Erklæringen skal beskrive situationen, som den er nu.
- Venter til sidste øjeblik. Formularen tager længere tid end folk tror den første gang, især hvis du skal indhente erklæringer fra andre.
Sådan gør du det trygt
Læs egnethedskravene, før du begynder at udfylde, så du ved, hvad du faktisk erklærer. Det er kravene bag formularen, der betyder noget, ikke formularen i sig selv.
Hav dokumentationen klar i baghånden, selv om du ikke afleverer den endnu. Vinder du, skal du kunne fremlægge opdaterede attester hurtigt, og der er det en fordel at have samlet dem på forhånd.
Støtter du dig på andre virksomheder, så sørg for, at de udfylder og underskriver deres eget skema i god tid. Og sæt mere tid af end du tror til den allerførste gang. Næste gang går det hurtigere.
Til sidst
Egenerklæringen er ikke svær, men den er nem at undervurdere. Det er en europæisk formular med enkel logik: du erklærer først, dokumenterer bagefter. Brug lidt tid på den, så undgår du, at et ellers godt tilbud falder på en formalitet.
Vi hos Cobrief tager gerne en snak om, hvordan du kan gøre udbudsarbejdet enklere fra første formular.