Vad är en
upphandlingsstrategi
Kallas aven: inköpsstrategi
En upphandlingsstrategi är ett övergripande dokument som anger riktningen för hur en upphandlande myndighet ska genomföra sina upphandlingar. Strategin kopplar organisationens mål och värderingar till det dagliga inköpet av varor och tjänster. I Sverige har strategisk upphandling fått ökad betydelse i takt med att den nationella upphandlingsstrategin från 2016 betonar att offentliga inköp ska användas som ett verktyg för att uppnå samhällsmål.
Hur fungerar en upphandlingsstrategi?
Att ta fram en upphandlingsstrategi följer normalt fyra steg. Först förankras arbetet hos ledningen och omfattningen definieras. Därefter analyseras nuläget för att identifiera gapet mellan befintlig praxis och önskat tillstånd. Med utgångspunkt i analysen formuleras strategin med fokusområden, delmål och konkreta åtgärder. Slutligen implementeras strategin genom handlingsplaner och rutiner för uppföljning.
Upphandlingsmyndigheten, Sveriges expertmyndighet inom offentlig upphandling, tillhandahåller vägledning och stöd för organisationer som utvecklar sin upphandlingsstrategi. EU-direktivet 2014/24/EU stödjer också strategisk upphandling genom att ge myndigheter möjlighet att beakta miljö, socialt ansvar och innovation.
Viktiga delar i en upphandlingsstrategi
En effektiv upphandlingsstrategi innehåller typiskt:
- Mål som stödjer organisationens övergripande uppdrag
- Tydlig prioritering av fokusområden och delmål
- Konkreta åtgärder med ansvar och tidsramar
- Mätbara nyckeltal för uppföljning
- Hänsyn till hållbarhet, innovation och socialt värde
Strategin bör också ta ställning till hur marknadsdialog ska användas, vilka tilldelningskriterier som prioriteras och om ramavtal ska användas för återkommande behov. Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att förstå hur myndigheternas strategiska prioriteringar påverkar kommande upphandlingsmöjligheter.
En upphandlingsstrategi är mer än ett dokument. Det är ett ledningsverktyg som säkerställer att offentliga inköp ger maximalt värde för samhället. Med tydliga mål och systematisk uppföljning kan organisationer uppnå bättre resultat, minska risker och använda sin inköpskraft mer strategiskt.