upphandlingsprotokoll

Ett upphandlingsprotokoll är ett dokument som beskriver alla väsentliga förhållanden och viktiga beslut genom en offentlig upphandling. Det fungerar som en loggbok där den upphandlande myndigheten löpande dokumenterar vad som gjordes, varför, och vilka överväganden som låg till grund för varje beslut.

Hur fungerar ett upphandlingsprotokoll?

Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU 2016:1145) 12 kap. 15 § ska upphandlande myndigheter dokumentera genomförandet av varje upphandling som överstiger EU:s tröskelvärden. Dokumentationen ska vara tillräckligt detaljerad för att kunna motivera beslut som fattats under hela förfarandet. Även för upphandlingar under tröskelvärdena gäller en skyldighet att dokumentera enligt god upphandlingssed.

Detaljeringsgraden ökar med upphandlingens värde och komplexitet. Protokollet ska upprättas senast 30 dagar efter tilldelningsbeslutet och bevaras under minst fyra år. För upphandlingar under tröskelvärdena gäller enklare dokumentationskrav, men principen om transparens kvarstår.

Vad ska protokollet innehålla?

• Myndighetens namn och kontaktuppgifter
• Beskrivning av föremålet för upphandlingen och uppskattat värde
• Motivering av valt upphandlingsförfarande
• Namn på leverantörer som lämnat anbud
• Namn på uteslutna leverantörer med skäl för uteslutningen
• Utvärderingen av anbuden och motivering för val av vinnande leverantör utifrån tilldelningskriterierna
• Övriga väsentliga beslut som fattats under processen

Upphandlingsprotokollet spelar också en central roll för insyn. Enligt offentlighetsprincipen har allmänheten rätt att ta del av handlingar, men tillgången kan begränsas till dess att tilldelningsbeslutet meddelats. Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att följa offentliga upphandlingar och förstå processerna bakom dem.

Ett välskött upphandlingsprotokoll säkerställer transparens och spårbarhet i offentliga inköp. Det skyddar både myndigheten och leverantörerna genom att dokumentera att processen genomförts i enlighet med regelverket, och utgör en viktig referens vid eventuella tvister eller överprövningar.