Vad är
styrparameter
Kallas aven: KPI, nyckeltal, resultatindikator
En styrparameter är ett mätbart nyckeltal som visar i vilken utsträckning en organisation uppnår sina mål inom offentlig upphandling. Begreppet är i praktiken synonymt med KPI (Key Performance Indicator). Genom att mäta och rapportera styrparametrar kan upphandlingsorganisationer dokumentera värdet av ett välskött upphandlingsarbete gentemot ledningen och politiska beslutsfattare.
Hur fungerar styrparametrar?
Styrparametrar fungerar som en länk mellan organisationens övergripande mål och det dagliga upphandlingsarbetet. Processen börjar med att identifiera vilka mål verksamheten har, exempelvis ökad avtalstrohet, lägre inköpskostnader eller förbättrade miljöresultat. Därefter väljs konkreta parametrar som kan mätas med en formel, till exempel "antal upphandlingar med miljökrav delat med totalt antal upphandlingar".
OECD har identifierat fyra kärnområden för mätning av upphandlingsresultat: processeffektivitet, öppenhet och transparens, professionalism hos personalen samt kontraktsuppföljning. I Sverige har Upphandlingsmyndigheten utvecklat vägledningar som hjälper upphandlande myndigheter att välja relevanta styrparametrar anpassade till verksamhetens behov.
Vanliga styrparametrar för upphandling
- Avtalstrohet: Andelen inköp som sker inom befintliga ramavtal
- Kostnadsbesparingar: Dokumenterad kostnadsreduktion jämfört med tidigare avtalsperioder
- Miljö: Andelen upphandlingar med miljöhänsyn i kraven
- Cykeltid: Genomsnittlig tid från behovsidentifiering till kontraktstecknande
- Leverantörsprestanda: Leveransprecision, kvalitetsavvikelser och servicerespons
Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att förstå vilka styrparametrar upphandlande myndigheter typiskt mäter, så att anbud kan anpassas efter det som faktiskt viktas.
Organisationer som inför systematisk mätning har ofta en upphandlingsstrategi som är bättre förankrad i hela verksamheten. Styrparametrar är därför inte bara ett rapporteringsverktyg utan en förutsättning för att lyfta upphandling från en administrativ till en strategisk funktion.